Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.
Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:
- О назначении директора.
- Об образовании подразделения компании.
- О введении в действие разработанного штатного расписания.
- О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
- Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
- Об учреждении правил трудового распорядка.
- О сокращении 1 или нескольких работников.
- О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
- Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.
Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет ). В течение этого же времени хранится и журнал.
Образец записи в журнале: инструкция по заполнению
Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.
Титульный лист
На титульном листе ответственное лицо прописывает:
- Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
- Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
- Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
- Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
- В графе «срок хранения» указывают «постоянно».
Записи о приказах
Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:
- Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
- Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
- Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
- Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
- В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
- В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.
По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.
После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).
Способы ведения и ответственный
Журнал регистрации можно вести двумя способами:
- Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
- В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.
Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:
- секретарь;
- секретарь-референт;
- другие работники, назначенные по указанию директора.
Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.
Как выглядит журнал для регистрации
Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.
Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.
Оптимизированная система документооборота – один из важнейших факторов, необходимый для обеспечения качественного кадрового учета предприятия. В статье расскажем про учет приказов в организации: обязательно ли регистрировать приказы, в какой форме необходимо составлять Журнал учета, а также разберем основные ошибки и ответим на распространенные вопросы по теме.
Для чего нужен журнал приказов
Основная задача Журнала – оптимизировать информацию о приказах для максимального удобства работы с документами. Данная цель обеспечивается особым способом заполнения Журнала:
- информация в Журнал вносится в хронологическом порядке;
- Журнал ранжирует приказы по видам (информационные, распорядительные) и сферам деятельности компании (основная деятельность, личный состав).
Таким образом, при наличии Журнала, процесс поиска необходимого приказа займет совсем немного времени.
Обязательно ли вести Журнал
Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.
Еще одно преимущество ведения Журнала – дополнительное подтверждение факта издания документа датой регистрации. При возникновении спорных вопросов, когда дата вступления приказа в силу не соответствует дате подписания документа, дата регистрации приказа в Журнале является дополнительным подтверждением правомерности распоряжений, описанных в приказе.
Законодательная база для учета документации
Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.
| № п/п | Нормативный акт | Описание |
| 1 | Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10 | Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения. |
| 2 | Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000 | Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия. Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации. |
| 3 | ГОСТ Р 6.30-2003 | Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота. |
Организация учета приказов
Как нумеровать приказы в журнале
Прежде чем внести данные о приказе в Журнал, документу следует присвоить индивидуальный номер. Для удобства работы с документами и в соответствии с действующими инструкциями применяется следующая система нумерации и индексации приказов:
- Все приказы следует группировать по основным видам (основная деятельность, личный состав, административная и хозяйственная деятельность).
- Исходя из вида приказа, к номеру документа присваивается индекс (ОС – основная деятельность, ЛС – личных состав, АХД – административно-хозяйственная деятельность).
- Документы номеруются в цифровом выражении по правилам сквозной нумерации.
Предприятия с большим штатом и крупным массивом документов, как правило, разрабатывают дополнительные правила кодировки и индексации. К примеру, приказы по личному составу дополнительно разбиваются на приказы по приему на работу (ПрР), увольнение (Ув), переводу на другую должность (Пер) и пр.
Для дополнительной оптимизации документооборота некоторые предприятия нумерую приказы в соответствии с датой регистрации (дата приказа по основной деятельности – 14.07.17, приказ пронумерован 140717 – ОД).
Несмотря на то, что в данном случае нарушается принцип сквозной нумерации, данный механизм присвоения номеров не противоречит действующему законодательству и может быть использован в случае, если порядок закреплен во внутренних нормативных документах компании.
Пример №1. ООО «Бланк» имеет небольшой штат сотрудников и использует общую систему нумерации и индексации приказов:
- сквозная нумерация в соответствии с хронологией издания приказов;
- индексация по видам документов (ОД, ЛС, АХД).
Во 2-м полугодии 2017 «Бланком» изданы следующие приказы:
- 07.17 согласно приказу в штат ООО «Бланк» принят экономист. Приказ пронумерован 14-ЛС.
- 07.17 издан приказ об открытии новой торговой точки (№15-ОД).
- 07.17 по приказу №16-АХД назначены сотрудники, ответственные за подключение торговой точки к городской теплосети.
Пример №2. АО «ГлавСтрой» имеет большой штат сотрудников и использует специальную систему нумерации и индексации приказов:
- номер приказа присваивается в соответствии с датой подписания документа;
- приказы по личному составу индексируются специальным способом (приему на работу – ПрР, увольнение – Ув, переводу на другую должность – Пер).
В июле 2017 АО «ГлавСтрой» изданы следующие приказы:
- 07.17 принят на работу технолог производственного цеха (приказ №130717-ПрР);
- 07.17 уволен по собственному желанию главный экономист планового отдела (приказ №140717-Ув);
- 07.17 сотрудник отдела продаж переведен на должность начальника отдела (приказ №150717-Пер).
Как оформить Журнал учета приказов
В общем порядке Журнал учета приказов составляется сроком на один год, то есть в него вносится информация о приказах, подписанных и вступивших в силу в течение календарного года. В случае, если речь идет о крупной компании с объемным документооборотом, то таким организациям целесообразно начинать вести новый Журнал каждое полугодие или ежеквартально.
Новый Журнал следует оформить титульным листом, с указанием:
- наименования предприятия;
- названия документа;
- даты начала и окончания ведения Журнала;
- ФИО и должность лица, ответственного за ведение Журнала.
По окончанию срока, указанного на титульном листе, документ следует прошить в соответствии с общими требованиями, а именно указать количество листов, скрепить печатью.
Порядок внесения данных в Журнал приказов
Каждое предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать форму Журнала. Однако, как правило, документ заполняется в виде таблицы и содержит следующие данные:
- Порядковый номер. Так как Журнал предполагает хронологическое внесение информации и сквозную нумерацию, все приказы, отраженные в Журнале, должны иметь свой порядковый номер.
- Дата документа. В графу вносят дату подписания приказа руководителя и вступления документа в силу. Именно эта дата является критерием для ведения хронологической записи.
- Номер документа. Приказы нумеруются согласно порядку, утвержденному в организации. В Журнал вносится полный номер приказа (в том числе индекс).
- Описание документа. В графе приводится краткое содержание приказа (О создании службы финансового мониторинга, О направлении в командировку, О выдаче спецодежды).
- Ответственный за исполнение. В тексте приказа содержится информация о лице, на которого возложена обязанность по исполнению распоряжения. Данные об ответственном (ФИО, должность) следует перенести в Журнал.
- Ознакомленные лица. В графе необходимо отразить данные о лицах, которых нужно ознакомить с приказом (например, все сотрудники, сотрудники того или иного отдела, лица, занимающие определенные должности, конкретные сотрудники – по ФИО).
Образец журнала учета приказов
В августе 2017 ООО «Глобус» изданы следующие приказы:
- 08.17 – о создании новой линейки продукции;
- 08.17 – о внесении изменений в штатное расписание;
- 08.17 – об организационных работах, связанных с переездом в новый офис.
Приказы пронумерованы в соответствии с внутренним порядком. Журнал приказов оформлен следующим образом:
| № п/п | Дата документа | Номер документа | Содержание документа | Ответственные за исполнение | К ознакомлению |
| 48 | 03.08.17 | 84-ОД | О выпуске новой линейки продукции | Начальник производственного отдела Лубяной Н.С. | Сотрудники производственного отдела и департамента продаж |
| 49 | 12.08.17 | 85-ЛС | О внесении изменений в штатное расписание | Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д. | Все сотрудники |
| 50 | 22.08.17 | 86-АХД | Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис. | Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д. | Сотрудники хозяйственного отдела |
Ответственные лица за исполнение
В случае использования Журнала приказов, руководством организации назначается лицо, ответственное за его ведение, оформление, хранение и сшив. В общем порядке таким лицом выступает сотрудник отдела кадров. Если Журнал ведется на небольшой фирме, то ответственным сотрудником может выступать бухгалтер.
Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.
Распространенные ошибки при оформлении журнала приказов
Ниже мы рассмотрим ТОП-3 распространенных ошибок, допускаемых при ведении Журнала приказов.
Ошибка №1. Порядок ведения Журнала приказов не закреплен внутренними нормативными документами.
Ошибка №2. ИП ведет Журнал в обязательном порядке.
Обязательства по ведению Журнала приказов отсутствуют для всех компаний и предпринимателей, независимости от организационно-правовой структуры, сферы деятельности, количества сотрудников, т.п. Таким образом, необходимость ведения Журнала для ИП остается на усмотрение предпринимателя.
Ошибка №3. Отсутствует лицо, ответственное за ведение Журнала.
Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.
Рубрика “Вопрос – ответ”
Вопрос №1. Можно ли вести Журнал в электронном виде?
Форма ведения Журнала, как и порядок его заполнения, законодательством не закреплены. Поэтому на усмотрение организации журнал можно вести в электронном виде. Форма электронного файла и механизм внесения в него информации разрабатывается и утверждается компанией индивидуально. Как правило, электронная форма Журнала используется в крупных компаниях и тех организациях, в которых внедрен электронный документооборот. Данная форма значительно уменьшает затраты времени при заполнении Журнала и последующей работе с документами.
Вопрос №2. Можно ли в Порядке ведения кадрового учета указывать ФИО сотрудника, ответственного за ведение Журнала?
Указание ФИО конкретного сотрудника в качестве лица, ответственного за ведение Журнала, не противоречит действующему законодательству. При этом такой способ назначения ответственного является не самым рациональным. Ведь при увольнении работника или переводе его на иную должность организации потребуется вносить изменения в Порядок. В данном случае целесообразно указывать конкретную должность, за которой закрепляется ответственность (например, старший специалист отдела кадрового учета).
Вопрос №3. Можно ли регистрировать приказы не в хронологическом порядке подписания, а по дате вступления в силу?
Применение данного способа не запрещено. В таком случае в Журнал следует добавить графу «Дата вступления документа в силу» и по этой дате применять хронологический порядок. Однако практика показывает, что такой механизм регистрации является не самым удобным и в значительной степени затрудняет поиск и последующую работу с документам.
Звонок в один клик
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.
Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:
- Внесение записей в трудовые книжки;
- Оформление личных дел;
- Создание приказов по личному составу;
- Оформление графика отпусков и штатного расписания;
- Составление и преобразование должностных инструкций;
- Хранение и своевременная сдача документов в архив;
- Грамотное внесение изменений в документы;
Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:
По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:
- Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
- Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).
По основной деятельности :
- Общие приказы по всему предприятию;
- По отделам;
- По административно-хозяйственной деятельности;
На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.
Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.
Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.
Важно! В ФЗ № 43 от 02.03.2016г. «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» введены новые урезанные сроки хранения документов по личному составу. Теперь они должны храниться в организации 50 лет, за исключением тех, что созданы до 2003г. Их срок хранения, по-прежнему, составляет 75 лет.
Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:
- Ускорить поиск понадобившегося документа;
- Систематизировать распорядительные документы по назначению;
- Усилить контроль за исполнением приказов начальства.
Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:
- Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
- Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
Правила ведения
Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса. Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии. Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:
В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:
- «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
- «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).
В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:
- «п»- прием на работу;
- «у»- увольнение;
- «пр» — прием на работу рабочих;
- «к» — командировки;
- «вк»- внутренние командировки;
- «зк»- командировки заграницу;
- «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
- «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;
На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код. Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД.
Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.
Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.
Каждый год новая или нет
Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.
Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.
Журнал регистрации приказов
Страница журнала регистрации приказов по личному составу Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.
Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.
Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.
Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.
На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.
Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.
Что делать, если ошибка
Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.
К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:
- Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
- Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
- Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа
Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!
Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:
- Причины изменений.
- Основание для внесения изменений.
- Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
- Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
- Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.
Совет! При внесении объемного списка дополнений и изменений, их удобнее сформировать в отдельное приложение. А в приказе указать перечень корректив и ссылку на это приложение к приказу.
Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:
- Наименование фирмы;
- Наименование и дата документа;
- Регистрационный номер;
- Место составления приказа;
- Текст документа;
- Подписи ответственных лиц;
- Отметка об исполнителе;
- Визы согласования приказа (при необходимости).
Обратите внимание! Законодательство не устанавливает, какое количество изменений в приказ можно внести. Руководство организации само решает этот вопрос. К нему стоит подходить с рациональной стороны, так как внесение изменений в приказ об изменении приказа повлечет за собой путаницу в документах.
Образец приказа о нумерации приказов
Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.
Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»
ИНН/КПП 7804491337/780401001
195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309ПРИКАЗ №1
г. Санкт-Петербург
01.01.2016 г ПРИКАЗЫВАЮ:
- Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры).- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.
Генеральный директор А.С. Шапкин
Теория менеджмента утверждает, что эффективность деятельности предприятия на три четверти зависит от качества администрирования, которое включает в себя работу, во-первых: с кадрами, а во-вторых - с документами. Эти две стороны номенклатурной деятельности во многом переплетаются и взаимодействуют друг с другом. Они включают в себя не только умение отдавать приказы, но и способность проверять их исполнение.
Грамотно составленный приказ, должен, как и хорошее литературное произведение, состоять из трех основных пунктов:
- Предмет приказа - основание для его издания и перечень мероприятий для исполнения.
- Время исполнения - срок для выполнения всего приказа или периоды исполнения каждого пункта отдельно.
- Исполнитель - ответственный за исполнение и тот, кто осуществляет общий контроль за воплощением приказа в жизнь.
И если хоть один из пунктов отсутствует, то теряется как смысл отдачи самого приказа, так и контроль за его действенностью и эффективностью.
Для чего необходим?
Для того чтобы держать весь документооборот предприятия под контролем в его повседневной хозяйственной и экономической деятельности, служат регистрационные книги. Из них основными для любой организации являются журналы регистрации приказов и распоряжений
администрации:
- по личному составу;
- по административно‑хозяйственным вопросам;
- по основной деятельности.
Руководители малых предприятий зачастую считают, что для них необязательно оформление кучи ненужных, на их взгляд, документов. Возможно, это и так для предприятий с кадровым составом менее трех человек. Но в любых других случаях при первой же проверке налоговой инспекцией, органами Минсоцтруда, МВД, Пенсионного фонда проверяющие могут затребовать документы, обосновывающие и подтверждающие выполнение хозяйственных операций и расходы по ним.
И зачастую результаты проверок напрямую зависят от правильности и тщательности ведения внутренней документации предприятия. Когда проверяющие органы видят правовую и хозяйственную культуру администрации предприятия, качественное и своевременное ведение документации, они обычно более снисходительно подходят и к остальным вопросам деятельности, по которым проводится проверка.
Тем более что основные правила ведения документации закреплены в законах и подзаконных актах и обязательны к исполнению независимо от формы собственности предприятия.
Какие приказы регистрируются?
Если с тем, какого рода распоряжения должны регистрироваться в первых двух книгах из указанных выше, более‑менее все понятно, то третья - «Журнал регистрации приказов по основной деятельности» вызывает у руководителей малых предприятий больше всего вопросов и непонимания: что за приказы должны в нее заноситься? А ведь распоряжения, которые в ней регистрируются, являются основополагающими для всех приказов, помещаемых в две другие книги.
Конечно, основная тематика этих распоряжений определяется организационно‑правовой формой предприятия и характером его хозяйственной деятельности, поэтому дать конкретные ответы и рекомендации для каждого частного случая невозможно. Но по преобладающим видам распоряжений, характерных для любой организации, все их типы по основной деятельности можно определить, как:
- Назначение генерального директора, главного бухгалтера.
- Утверждение логотипа, брендбука, рекламного слогана и т. п.
- Обеспечение охраны коммерческой тайны.
- Утверждение или изменение структуры организации, создание и ликвидация подразделений.
- Утверждение положений, инструкций, правил и других внутренних нормативных документов.
- Утверждение штатного расписания.
- Установление режима работы и внутреннего распорядка организации.
- Проведение внутренних проверок и аттестаций.
- Планирование основной деятельности и контроль за ней.
- Вопросы финансирования.
- Материально‑техническое база.
- Информационно‑документальное обеспечение.
А как же назначение директора и главбуха - это же кадровые вопросы? Тем не менее назначения главных руководящих лиц предприятия также являются субъектами основной деятельности и должны регистрироваться в этом журнале.
Зачем необходима регистрация?
Регистрация - это форма учета фактов создания, получения или отправки определенных документов в конкретное время.
Как говорит закон, любой распорядительный акт, в том числе и приказ, вступает в действие с момента его опубликования или регистрации.
Несомненно, упорядочение этого учета помогает не только в правильном контроле за документооборотом, но и является основным фактором в решении любых вопросов, споров или разногласий, возникающих в ходе повседневной деятельности организации.
Взаимодействие с контрагентами по хозяйственно‑финансовой деятельности также во многом регулируется приказами и распоряжениями администрации и могут служить основанием для ведения дел в арбитраже или суде. Конечно, все распоряжения должны отдаваться в строгом соответствии с законом, а противоречащие ему не будут иметь юридической силы.
Приказы о назначении руководящих органов дают им право заниматься хозяйственной и правовой деятельностью, подписывать юридические и бухгалтерские документы. Распоряжения по структуре организации и штатному расписанию определяют круг обязанностей каждого подразделения и конкретного работника.
Внутренние нормативные документы регулируют основные правила внутреннего распорядка и контроля. Распоряжения о финансировании, материальном и другом обеспечении являются основанием для ведения правильного бухгалтерского учета и налогообложения.
Даже, казалось бы, такие необычные распоряжения, как Приказы о единой униформе, о финансировании некоммерческой деятельности, о благотворительности и другие подобные им, занесенные в этот журнал послужат оправданием при проверках для обоснования различных дополнительных расходов. А Приказ о действиях в чрезвычайных ситуациях, например, поможет избежать материальных и людских потерь в случаях пожара, наводнения, землетрясения и т. п.
Законы об архивном деле в РФ определяют различные сроки хранения документации предприятий. И эта причина - одна из тех, которые определяют разделение различных видов документов по разным регистрационным книгам.
Так, распоряжения по административно‑хозяйственной деятельности имеют самый короткий срок хранения - 5 лет. А приказы по личному составу - уже 75 лет. Распоряжения же по основной деятельности должны храниться постоянно в течение всего времени существования предприятия.
Правила заполнения
Законодательство не определяет единой формы для ведения Журнала приказов по основной деятельности предприятия. Даже нет единого названия: в одних организациях его называют Журналом, в других - Книгой.
Однако, сложилась определенная практика заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности бланка, устанавливающая следующий порядок граф:
- Регистрационный номер - порядковый номер в пределах текущего календарного года.
- Дата приказа - календарная дата, когда был подписан документ.
- Наименование или краткое содержание, определяющие предмет издания приказа.
- Ответственный за исполнение - ФИО лица, на которого возложен контроль за выполнением приказа.
- Примечания - различная информация по теме и исполнению распоряжения.
- В дополнение к этим могут быть и другие графы, необходимые, по мнению администрации, в этой, конкретной организации.
На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется и сведения о лице, ответственном за его заполнение. На последней странице - общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт.
Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.
Как создать журнал регистрации приказов по кадрам в программе 1С рассказывается в видеоролике.
Специалистам кадровых служб ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Приказы, трудовые договоры, справки, заявления и личные дела отражают движение персонала. Для того чтобы без труда разобраться в этом массиве бумаг, необходимо вести их учет, фиксируя документы в специальных учетных журналах.
Журналы регистрации
Начнем с того, что существует два термина бумажных носителей по учету документов: журналы и книги. Учетный журнал и учетная книга - по сути одно и то же, и давать им разные «имена» - всего лишь дань традиции. С точки зрения русского языка правильнее все подобные комплекты страниц, фиксирующих какие-либо факты или документы, называть журналами (классный журнал, вахтенный журнал и т.п.). А книгами принято считать художественные, информационные, справочные или документальные издания, несущие в себе информацию иного уровня.
Итак, журналы по учету кадров ведут для того, чтобы:
- регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
- организовать учет персонала и его движения (приемов на работу, переводов, отпусков, убытий в командировки, увольнений);
- наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
- облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
Все ли журналы нужны
Не все учетные журналы обязательны к ведению. А наличие некоторых зависит к тому же от потребностей и особенностей компании. Если в компании не ведутся личные дела работников, то и незачем заводить журнал их регистрации. А если, например, сотрудники часто ездят в командировки, то без соответствующих журналов учета просто не обойтись. Однако есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. Так, в различных организациях кадровые службы ведут совершенно разное число журналов - от двух до двадцати пяти и даже более. Все зависит от министерства или ведомства, к которому принадлежит предприятие, формы собственности и численности персонала.
Книга или альбом?
Ориентация страниц и обложки журнала зависит от количества граф. Так, альбомная, или горизонтальная, применяется при многочисленных данных, помещаемых в одну строку. А книжная, или вертикальная, наоборот. Например, у журнала учета больничных листов не очень много граф: ФИО работника, номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. Значит, вполне подойдет книжный формат журнала. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома, так как в нем в одной строке нужно зафиксировать не только ФИО работника, но и прежнее и новое места работы, а также старое и новое наименование его должности. Для обложки журналов подойдет плотная бумага формата А4. На ней должно быть четко видно название журнала, даты начала и окончания его ведения.
Нумеруем и шнуруем
Сначала надо разделить весь журнал на графы, затем пронумеровать все страницы, прошнуровать журнал, наклеить на последней странице небольшой квадратик бумаги прямо на шнуровку, поставить печать и подпись начальника отдела по работе с персоналом или генерального директора. А вот Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в отличие от других журналов должен заверять только руководитель организации. В любом журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне), на последней странице журнала или на каждой его странице.
Только без ошибок!
Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Подчистки и замазывания в журнале не допускаются. В крайнем случае неверная запись может быть зачеркнута одной чертой, чуть ниже или рядом внесена верная запись, а в графе «Примечания» помечено, что исправления внесены в графу такую-то и подкреплено подписью сотрудника кадровой службы и датой. Либо можно воспользоваться порядком исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку.
Сделал - сохрани
Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на обложке журнала ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения.
- Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров - 75 лет.
- Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников - 75 лет.
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет.
- Журналы (книги) учета командировок, выдачи командировочных удостоверений - 5 лет.
- Журналы (книги) учета очередных отпусков - 3 года.
- Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы - 3 года.
Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов.
Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т. д.).
Все документы регистрируют в пределах одного календарного года. Присвоенный номер (регистрационный индекс) не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.
Если по окончании календарного года журнал не закончен, закрывать его не надо. Отделив жирной чертой записи истекшего года, следует крупно написать год наступивший и начать регистрировать документы с N 1.
Индексация документов - это присвоение при регистрации документу не только порядкового (регистрационного) номера, но и неких условных обозначений, которые указывают на принадлежность документа одному из выделенных для регистрации массивов документов. Например, «№ 120-лс» или «№120-к) - индекс документов по личному составу (кадрам), «№ 44-о» - по отпускам.
Однако в крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс «к/сл» прибавляют только к номеру приказов о движении (приеме, переводе, увольнении) служащих, а «к/р» - рабочих. Это означает, что для регистрации одних только приказов о движении кадров следует завести два журнала. В некоторых организациях в связи с большой численностью персонала заводят отдельные журналы на прием, увольнение и перевод работников. В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена внутренним локально-нормативным актом организации, например, инструкцией о делопроизводстве кадровой службы, номенклатурой дел или хотя бы приказом руководителя.