Нормами отечественного законодательства для предприятий установлена обязанность по проведению инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами, материальных и нематериальных активов, основных средств и ТМЦ. Порядок и процедура проведения таких проверок разработаны государственными органами Российской Федерации и являются обязательными как при назначении мероприятий, так и при их проведении или окончании.
Инвентаризация
Проведение проверки обязательств начинается с заполнения справки, прилагаемой к бланку № ИНВ-17 , которая оформляется в разрезе синтетических счетов бухучета. Именно данный документ является основанием для внесения записей в указанную выше форму акта.
Важно помнить, что инвентаризация кредитов и займов проводится и оформляется в том же ключе, что и сверка дебиторской и кредиторской задолженности.
Помимо вышеназванных объектов проверке также могут быть подвергнуты:
- отчисления в пользу продавцов;
- расчеты с покупателями;
- реализация обязанностей перед бюджетом;
- взаимоотношения с подотчетными лицами;
- исполнение в пользу работников и с их стороны;
- обязанности, связанные с депонентами.
Также может проводиться инвентаризация задолженности по прочим расчетам.
В любом случае основной целью сверки взаимоотношений с кредиторами и дебиторами являются проверка и подтверждение сумм задолженности, отраженных на соответствующих счетах бухучета. Также в сферу аудита входит оценка безнадежной или сомнительной к взысканию задолженности, в том числе и с истекшим сроком исковой давности.
Для надлежащего оформления инвентаризации организация должна заполнить и подписать форму № ИНВ-17 и справку, прилагаемую к ней. Предприятию следует учитывать, что необходимым является наличие всех первичных документов, послуживших основанием для возникновения обязательств. Суммы задолженности перед кредиторами и дебиторами могут подтверждаться договорами, соглашениями, приказами и распоряжениями руководства о выплате или выдаче денежных средств.
Следует отметить, что в настоящее время формы инвентаризационных документов, утвержденные Госкомстатом России в Постановлении от 19.08.1998 № 88 , а также разработанные Министерством финансов Российской Федерации в Приказе от 13.06.1995 N 49 , не являются строго обязательными.
Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать документы как для оформления инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, так и для проверки других объектов.
Принимая решение об использовании тех или иных форм, каждое предприятие должно учитывать, что применение документов, утвержденных Госкомстатом, гарантирует организации надлежащее оформление инвентаризации.
Инвентаризация ДЗ и КЗ – для компаний процедура обязательная. Инвентаризация расчетов нужна при составлении годового отчета, и для того чтобы принять решение либо убедить инвесторов вложиться в ваш бизнес. Очень важно соблюдать порядок инвентаризации расчетов и не забывать нюансы как оформлять документ.
Порядок и срок инвентаризации
По правилу перед составлением итоговой отчетности за год компания должна проводить инвентаризацию.
И кроме того инвентаризацию могут провести по решению руководителя организации, например подготовка отчетности для совета директоров, где будут решать стратегические вопросы в развитии компании.
Организации важно правильно представлять, какие объемы задолженности, к получению можно рассчитывать и какой срок, нужно корректно проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.
Заключается инвентаризация в сверке величин, числящихся на счетах бухучета, оценка их отражения, и так же проверить задолженности на просрочки.
Чтобы провести инвентаризацию, организация должна сформировать инвентаризационную комиссию. В такую комиссию входят как, например административные организации, бухгалтерия и т.п.
!Важно Если вдруг один член комиссии отсутствуют, результаты проверки будут считаться недействительными.
После проверки организация должна корректно оформить результат инвентаризации расчетов. Если же инвентаризация проводилась перед годовым отчетом, то ее результат необходимо отразить в отчете за год. А если проводилась по другим причинам, то ее результат отражается в учете и отчетности месяца того в котором была она завершена.
Инвентаризация дебиторской задолженности
Для того чтобы увидеть дебиторские задолженности компании необходимо произвести сверку расчетов по каждому должнику:
- Поставщики и подрядчики – нужно анализировать задолженность и аванс в резерве поставщиков и покупателей по счету:60,62,76;
- Расчет с персонала – смотрим на состояние расчета по оплате труда в резерве начислений и выплаты по счету:70,73;
- Расчет с бюджетом – проверяем задолженность и переплаты в резерве налогов и сборов по счету: 68,69;
- Расчет с учредителями – изучаем долги по дивидендам и неоплаченные части собственного капитала;
Для учета дебиторской задолженности являются счета, которые отражаются расчеты контрагента:
Чтобы правильно оценить дебиторскую задолженность контрагентов, лучше всего провести сверку по взаиморасчету с каждым из них. Если вдруг в ходе сверки будет выявлена неточность в учете по основанию, то компания должна скорректировать отчет и отразить ошибки в месяце, когда была выявлена.
На этом этапе важно оценить все объемы задолженности, и так же определить, можно ли сформировать резерв по долгам, и в каком размере. Каждую дебиторскую сумму на счетах необходимо проводить анализ на предмет сомнительности.
Дебиторскую задолженность по оплате труда, и так же выданные под отчет деньги нужно оценивать и объективно выявить. Для этого проводят инвентаризацию по счету 70, и 71,73. Обычно проверяют, у уволенных работников задолженность перед организацией, кто не отчитался по выданным авансам.
И кроме этого проводят анализ по дебетовому остатку по счету 68 и 69, есть ли переплаты в бюджет по налогам и сборам и в фонды (внебюджетные).
Инвентаризация кредиторской задолженности
Кредиторская задолженность аналогична с дебиторской задолженностью, можно корректно выявить по результатам сверки взаиморасчетов с контрагентами (кредиторами). Инвентаризация расчетов с подрядчиками и поставщиками предполагает анализ по счету:
!Важно Все же есть и свои плюсы в плане налогообложения: если организация часто подписывали акты сверки, то кредиторская задолженность по таким контрагентам не нужно включать в налогооблагаемый дохода после трех лет со дня задолженности.
Чтобы увидеть объемы задолженности перед бюджетом по налогам, и внебюджетные фонды, лучше обратиться в ФНС с запросом, чтобы выдали справку о состоянии расчетов с налоговой службой, и страховые взносы. Так же по инициативе любой стороны можно провести совместную сверку расчетов.
Инвентаризацию расчетов с кредиторами по оплате труда тоже имеет большое значение, если при выявлении действительных объемов дебиторской и кредиторской задолженности компании, так как уровень кредиторской задолженности прямо влияет на коллектив и работоспособности.
!Важно Чтобы проверка была более эффективней, компания должна провести анализ всех ведомостей, и также расходные кассовые ордера и платежное поручение.
Часто основную кредиторскую заложенность в компании составляет долг перед банком, обязательна, нужна проверка кредитовых остатков по счету 60, 67. При этом очень важно правильно оценивать, какой остаток представляет собой краткосрочный и долгосрочный кредиторский долг. Чтобы выполнить такую задачу может помочь анализ бухгалтерских ресурсов компании, и так же полученные от банка документы (погашение кредиторской задолженности и выписка об оплате) .
!Важно. При анализе кредиторской задолженности, необходимо не забывать, что это задолженность по каждому кредитору должна быть проверенна на просроченность. Если же окажется что срок истек, или например, кредитор был ликвидирован, такую кредиторскую задолженность нужно списать с действующим порядком.
Образец заполнения результатов
Инвентаризация расчетов должна быть оформлена документально, после того как все операции будут завершены. Для этого нужно сформировать акт расчетов с заказчиками и покупателями, поставщики и другими дебиторскими и кредиторами по форме «ИНВ 17», или же по форме самостоятельно разработанной компанией, и справку (предложение к акту). Составлять такой акт нужно в двух экземплярах.
Уже заполненный акт инвентаризации расчетов необходимо подписать ответственным специалистом специально созданной комиссией.
Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности - образец можно найти далее - отдельно может создаваться на тех предприятиях, где задолженность контрагентов достигает существенных объемов и влияет на финансовое благополучие всего предприятия. Когда и как проводится самостоятельная инвентаризация дебиторки и в чем не ошибиться, составляя приказ, узнайте из этого материала.
Периодичность проведения комплексной инвентаризации имущества и обязательств установлена ст. 2.1 Методических указаний по проведению инвентаризации (утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49). Вместе с тем при определенных обстоятельствах может понадобиться инвентаризация отдельной составляющей активов предприятия — дебиторской задолженности (ДЗ). В качестве примеров таких обстоятельств можно привести следующие:
- накопление непогашенных долгов контрагентов в течение длительного периода, обусловленного в договорах и характерного для правил делового оборота в конкретной сфере бизнеса;
- специфика деятельности предприятия, при которой основную часть активов составляет ДЗ (например, деятельность по выдаче ссуд или инвестиционная деятельность);
- нехватка оборотных средств в результате того, что средства зависают в долгах контрагентов;
- ухудшение финансовых показателей по данным бухгалтерской или управленческой отчетности (например, коэффициента оборачиваемости ДЗ).
Формулу для расчета оборачиваемости ДЗ см. здесь .
Какие цели преследует инвентаризация ДЗ
Проведение инвентаризации ДЗ должно помочь решить такие задачи, как:
- Определение фактического наличия ДЗ у предприятия — необходимо убедиться, что отражаемые в учете и отчетности суммы долгов реальны и являются действительно существующими долгами (а не, например, результатом бухгалтерских ошибок или неоперативного отражения данных в учете).
ВАЖНО! При проведении инвентаризации ДЗ анализируется дебетовое сальдо не только счета 62, но и прочих счетов, предназначенных для учета расчетов с контрагентами и персоналом: 60, 70, 71, 73.
Как провести анализ дебиторской задолженности, читайте в этом материале .
- Определение контрагентов, которые фактически не являются дебиторами: например, если у одного и того же контрагента есть и дебиторская и сопоставимая кредиторская задолженность и возможно сделать . Взаимозачет однородных требований
- Отражение корректных данных по инвентаризации в учете предприятия.
- Разработка методов получения (взыскания) реально существующей сомнительной задолженности:
- претензионная работа;
- согласование возможности рассрочки либо реструктуризации долга с контрагентом;
- судебные иски, если досудебные мероприятия не дали результатов;
- возможность продажи долгов.
- Выявление задолженности, которую взыскать уже нельзя, например, прошел срок исковой давности (ст. 196 ГК РФ) или дебитор-организация ликвидирован (ст. 419 ГК РФ). По такой задолженности идет затем отдельная процедура списания.
Когда дебиторская задолженность признается просроченной, узнайте .
- По итогам инвентаризации может также быть разработан и внедрен комплекс мероприятий по эффективному контролю и управлению ДЗ в дальнейшем.
ВАЖНО! Помимо балансовых счетов при инвентаризации дебиторки должны быть охвачены и забалансовые счета. Счет 007 предназначен для учета списанных безнадежных долгов, по которым еще может появиться шанс что-то получить. При составлении общей картины по долгам данные по счету 007 тоже следует учитывать.
Что должно быть указано в приказе об инвентаризации ДЗ
В приказ об инвентаризации ДЗ в обязательном порядке включается информация:
- о том, что руководитель предприятия приказывает провести инвентаризацию;
- о том, что именно должно быть проинвентаризовано;
- о сроках и порядке проведения инвентаризации и представлении ее результатов;
ВАЖНО! Порядок проведения инвентаризации может быть включен в сам приказ, а может быть оформлен отдельным приложением к приказу .
- о составе и председателе инвентаризационной комиссии;
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Для проведения инвентаризаций может быть создана постоянно действующая комиссия, члены которой привлекаются к проведению инвентаризаций на регулярной основе. В таком случае в приказе их можно поименно не перечислять, а сделать ссылку на отдельный приказ о создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии. Если же комиссия собирается разово, то в приказе следует перечислить должности и Ф. И. О. всех участвующих лиц.
- о лице, на которое возлагается ответственность за проведение предусмотренных инвентаризационных мероприятий;
- подпись руководителя с указанием должности и расшифровкой.
Образец приказа о проведении инвентаризации дебиторки с назначением состава комиссии можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец
Итоги
В отдельных случаях на предприятии требуется отдельно провести инвентаризацию дебиторской задолженности. Подобная инвентаризация оформляется отдельным же приказом, составляемым по определенным правилам. Скачать форму приказа с примером заполнения можно на нашем сайте.
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности
Дебиторская задолженность - сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними. Обычно долги образуются от продаж в кредит.
Кредиторская задолженность - задолженность организации другим организациям, индивидуальным предпринимателям, физическим лицам, в том числе собственным работникам, образовавшаяся при расчетах за приобретаемые материально-производственные запасы, работы и услуги, при расчетах с бюджетом, а также при расчетах по оплате труда.
Основными целями инвентаризации являются выявление наличия дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверки полноты отражения в учете кредиторской задолженности. Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями заключается в проверке обоснованности сумм на счетах бухгалтерского учета.
Наиболее целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведение инвентаризации расчетов в первую очередь с поставщиками и покупателями. Сроки и периодичность проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике.
При инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности, включая суммы, по которым истек срок исковой давности. Для этого необходимо сверить учетные данные счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» с данными актов сверки взаиморасчетов с контрагентами (по соглашению сторон акт сверки составляется организацией или контрагентов: поставщиком, покупателем, арендатором и др.), т.е. с каждым дебитором и кредитором.
По задолженности работников выявляются причины возникновения переплат организацией работникам. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).
Инвентаризационная комиссия по средствам документальной проверки устанавливает: инвентаризация учет дебиторский кредиторский
правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями;
правильность и обоснованность сумм дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности;
правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачи и хищениям.
Инвентаризация кредиторской задолженности, возникшей при расчетах с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, при расчетах с бюджетом, с поставщиками, с подотчетными лицами, работниками, другими кредиторами, заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке должен быть подвергнут счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.
По результатам инвентаризации составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. №ИНВ-17). Акт включает информацию задолженности подтвержденной или не подтвержденной дебиторами, о задолженности с истекшим сроком исковой давности. Также в качестве приложения составляется справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
На основании данных проведенной инвентаризации дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются на уменьшение резервов по сомнительным долгам или на финансовые результаты организации.
Списание задолженности оформляется приказом руководителя и следующими бухгалтерскими записями:
- 1) Дебет счета 91/2«Прочие доходы и расходы» - Кредит счетов 63
- 2) Дебет счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» - Кредит счетов 62, 76.
Списанная дебиторская задолженность не считается аннулированной. Она должна отражаться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение 5 лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
При поступлении средств по ранее списанной дебиторской задолженности, дебетуют счета учета денежных средств (50, 51, 52) и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы. Одновременно на указанные суммы кредитуют забалансовый счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на финансовые результаты и оформляется следующими бухгалтерскими записями:
Дебет счетов 60, 76 - Кредит счета 91.
Дебиторская и кредиторская задолженности представляют собой, соответственно, имущество и финансовые обязательства организации. Согласно действующему Положению, регламентирующему ведение бухучета и отчетности, утвержденному приказом №34-н от 29-07-98 г. Минфина (п. 27), проведение инвентаризации расчетов – обязательная процедура при составлении годовой отчетности и в некоторых других случаях. Помимо обязательной, может проводиться и инвентаризация в порядке производственной, управленческой и иной необходимости по решению руководства.
Сроки инвентаризации расчетов и периодичность закрепляются в Учетной политике, в других нормативных актах организации согласно п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации от Минфина, образца 1995 года (утверждены Приказом No 49 от 13-06-95 г.).
Обязательная и добровольная инвентаризация задолженностей
Как уже было сказано выше, инвентаризация бывает двух видов.
Обязательная. Проводится в соответствии с Положением:
- перед составлением итоговых бухгалтерских годовых форм, на дату 31 декабря отчетного года;
- при увольнении ответственных лиц и оформлении на их место новых работников, например, главного бухгалтера организации;
- в случае форс-мажора, природных катаклизмов;
- при ликвидации, реорганизации.
Чаще всего проводится обязательная инвентаризация задолженностей по итогам года с целью выявления безнадежных, просроченных долгов и внесения соответствующих корректировок в отчетность.
Внимание! За искажение учетных данных в НК РФ (ст. 120) и КоАП РФ (ст. 15.11) предусмотрены крупные штрафы.
Добровольная. Назначается по инициативе руководства, в соответствии с целесообразностью и характером работы организации. Может быть как сплошной, так и выборочной. Например, если процесс производства сопровождается активной закупкой ТМЦ, продажей готовой продукции, полуфабрикатов, то существует необходимость более часто проводить инвентаризацию задолженностей по расчетам с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, чем это предусмотрено законом. В таком случае целесообразно назначить инвентаризацию раз в квартал, перед сдачей текущей отчетности, и закрепить этот порядок во внутренних нормативных документах.
Задолженности находят отражение на различных счетах расчетов. Анализировать дебетовые и кредитовые суммы следует исходя из логики отражения учетных данных, в разрезе договоров, аналитических сведений по отдельным контрагентам.
Дебиторская задолженность
Счета 76, 60, 62. Рассматривается сумма аванса поставщикам, подрядчикам, задолженности за продукцию покупателей, заказчиков, а также прочие суммы дебиторской задолженности контрагентов.
Счета 68,69. Анализируются переплаты в бюджет и фонды, по каждому налогу или сбору.
Счета 70, 71, 73. Начисления и выплаты по расчетам с персоналом, по компенсациям, подотчетным суммам, причины возникновения и объемы дебиторской задолженности. Она может, например, свидетельствовать о нарушениях при расчетах с уволенными работниками, подотчетными лицами.
Счет 75. Как правило, дебиторская задолженность выявляется в случаях невнесения либо неполного внесения взносов в уставный капитал со стороны учредителей.
Кредиторская задолженность
Счета 76, 60, 62. Задолженность организации перед поставщиками (подрядчиками) за поставки, авансы покупателей (заказчиков), иные задолженности перед контрагентами.
Счета 68,69. Задолженность по налогам, уплате обязательных сумм в Фонды.
Счета 70, 71, 73. Задолженность в части оплаты труда персонала, компенсационных выплат сотрудникам, перерасхода по авансовым отчетам отдельных подотчетных лиц.
Счета 66,67. Невыплаченные суммы по банковским кредитам и процентам по ним.
Счет 75. Не выплаченные учредителям дивиденды.
Последовательность проведения инвентаризации задолженностей
Законодательством и учетной практикой организаций различных форм собственности выработан порядок проведения инвентаризации расчетов, которого рекомендуется придерживаться. В этом случае вероятность ошибок, неточностей и потери рабочего времени сведется к минимуму. Рассмотрим порядок проведения:
- Проведение сверок взаиморасчетов с контрагентами до начала процедуры и подписание соответствующих актов сверки, в которых отражены откорректированные и принятые к учету обеими сторонами данные. Рекомендуются и в случае «нулевых» оборотов за период. В ходе сверки могут быть обнаружены утерянные ранее данные и документы.
- Подготовка и издание приказа об инвентаризации. Отметим, что в случае плановой инвентаризации, сведения о которой уже содержатся в учетной политике, и они неизменны, такой приказ необязателен. Однако на практике необходимость в нем есть. В документе определяются сроки, состав инвентаризационных комиссий, ответственные лица, характер инвентаризации и участки учета, подлежащие ей. В комиссию необходимо включить не менее 3-х человек, обладающих соответствующей компетенцией для инвентаризации задолженностей, отраженных в учете. Инвентаризировать данные учета могут как внутренние аудиторы, так и приглашенные со стороны лица.
- Процесс инвентаризации. Представляет собой сверку сумм на соответствующих учетных счетах с данными первичных документов, актов сверок взаиморасчетов с контрагентами, договоров и прилагаемых к ним графиков платежей. Важно определить, кроме того, суммы просроченной задолженности, причины и последствия их появления.
- Оформление результатов. Рекомендуется с этой целью использовать акт инвентаризации по форме по расчетам с поставщиками, покупателями, прочими дебиторами (кредиторами). Документ должен быть подписан всеми членами комиссии, а также руководителем организации. Отсутствие хотя бы одной подписи аудиторов делает документ ничтожным, а проверку – недействительной, поскольку считается, что один из членов комиссии не принимал в ней участия.
Внимание! Инвентаризация, проводимая перед заполнением годовых учетных форм, должна быть отражена в этих формах за отчетный год. Сведения, полученные в результате инвентаризации по иным причинам, должны быть отражены в учетных данных периода ее завершения (см. п. 5.5 Методических указаний, приказ №49 от 13-06-95 г.).
Просроченные и безнадежные задолженности
По истечении сроков погашения той или иной задолженности она называется просроченной – дебиторской или кредиторской. Инвентаризация расчетов в этом случае выполняет важную функцию по выявлению таких сумм. Возможность истребования задолженности существует в течение 3-х лет с момента ее возникновения, после чего дебиторскую относят к , а кредиторскую – к доходам.
При этом если организация регулярно сверяется со своим должником, то этот факт прерывает срок давности, возвращая его в исходную точку и раз за разом отодвигая возможность включить дебиторскую задолженность в расходную часть расчета по по прошествии 3-х лет (см. разъяснения ФНС РФ в письме от 17-07-15 №СА-4-7/12693).
Безнадежным следует признать долг, если он:
- не погашен на протяжении 3-х лет;
- должник ликвидирован или банкрот;
- не взыскан и после обращения в суд.
Тезисно
- Инвентаризация задолженностей – важная процедура, выявляющая резервы и проблемы организаций, возникающие при работе с контрагентами.
- Она может носить как обязательный, так и добровольный характер.
- Инвентаризация задолженностей должна проводиться в строгом соответствии с законом.
- Нарушение законодательных норм может обернуться штрафными санкциями, а небрежность при проведении процедуры – признанием ее недействительной.
- К проведению инвентаризации задолженностей могут привлекаться внешние аудиторы.
- Инвентаризация позволяет вовремя выявить задолженности и избежать финансовых потерь по причине пропуска законных сроков, дающих возможность ее истребовать.