Підпис у трудовій книжці під час звільнення директора. Хто підписує трудову книжку під час звільнення генерального директора

Підписує роботодавець

Трудові відносини з працівником закінчуються виданням наказу про звільнення та внесення про це записи до трудової книжки. Саму запис про звільненнязробити досить просто, адже в Інструкції з заповнення трудових книжок(Далі - Інструкція) є зразки формулювань, що стосуються багатьох найбільш поширених підстав припинення (розірвання) трудового договору.

Отже, запис про звільненнявнесено. Тепер працівник, відповідальний за ведення трудових книжок, повинен «закрити», завірити всі записи, внесені до трудову книжкуданим роботодавцем. Як це зробити? Відповідь це питання можна знайти у Правилах ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудовий книжкита забезпечення ними роботодавців (далі – Правила). Відповідно до п. 10 Правил при звільненні працівника (припинення трудового договору) усі записи, внесені до нього трудову книжкуза час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою організації (кадрової служби) та підписом самого працівника.

На перший погляд, ця норма містить гранично ясні розпорядження. Незважаючи на це на практиці фахівці зустрічаються з деякими труднощами. Насамперед постає питання: хто саме з посадових осіб організації має підписуватись у цьому випадку за роботодавця? Відповідно до п. 45 Правил відповідальність за роботу з трудовою книжкою(Ведення, зберігання, облік, видача тощо) несе роботодавець. Але роботодавцем для працівника є юридична особа або індивідуальний підприємець(інші роботодавці - фізичні особитрудові книжки своїх працівників не ведуть). З індивідуальним підприємцем все ясно – він сам може вносити записи до трудової книжки. А якщо роботодавець – юридична особа? У цьому випадку за все відповідальний керівник (тобто одноособовий виконавчий орган). Він може називатися директором, генеральним директором та навіть президентом. Суть від цього не змінюється – вся повнота відповідальності лежить саме на ньому як на представнику роботодавця. Отже, завірити записи під час звільнення може сам керівник.

Делегуємо повноваження

Проте рідкісний керівник особисто займається трудовими книжками(Можливо, за винятком керівників підприємств малого бізнесу). Найчастіше відповідальність за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжокнесе спеціально уповноважена особа, яка призначається наказом (розпорядженням) роботодавця. Це може бути кадровик, бухгалтер або секретар, на якого поклали додаткові обов'язки ведення трудових книжоку рамках кадрового діловодства. Зверніть увагу, що простої згадки про ці обов'язки у трудовому договорі або посадової інструкціїнедостатньо. Щоразу при призначенні відповідального за трудові книжкипрацівника потрібно видавати відповідний наказ (див. приклад 1).

Індивідуальний підприємець також може призначити відповідальним за роботу з трудовими книжкамибудь-якого зі своїх працівників, як найчастіше і відбувається на практиці.

Тимчасове заміщення відповідального

Іноді буває, що призначений відповідальним за роботу співробітник (у нашому прикладі це секретар) йде на «лікарняний», відповідно, не може оформити трудову книжкупрацівнику, що звільняється. Як вчинити у цьому випадку? Найкраще, якщо керівник самостійно оформить трудову книжкупрацівнику. Якщо керівник з якихось причин не бажає або не може цього зробити, йому слід видати наказ такого змісту (див. Приклад 2).

Таким чином, закривати блок записів у трудову книжкуповинен підпис спеціально уповноваженої особи. Якщо такою особою ви є, то у вас може виникнути ще ряд питань щодо способу її оформлення.

Як повинен виглядати ваш підпис?

Нормативно-правові акти (Правила, Інструкція) не містять жодних вказівок щодо цього і не наводять жодних зразків. Насправді прийнято здійснювати підпис так:

Іноді у розшифровці підпису не вказуються ініціали, а пишеться лише прізвище посадової особи. Звичайно, це є недоліком, хоча він і не має важливого характеру. Ймовірно, багато кадровиків орієнтуються на титульна сторінкатрудової книжки, де прийнято рукописно відтворювати прізвище особи, яка оформила трудову книжку. Справді, у правому нижньому кутку титульного листа трудовий книжкивказано:

«Підпис особи,

відповідального за ведення трудових книжок

____________________________________»

(Розбірливо)

Відповідно до практики туди вписують прізвище без вказівки ініціалів. Однак відтворення прізвища «розбірливо» не є підписом у дійсному його розумінні.

Відповідно до пункту 3.22 ГОСТу Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» до складу реквізиту «підпис» входять:

найменування посади особи, яка підписала документ;

особистий підпис;

розшифрування підпису (ініціали, прізвище) (див. приклад 4).

Звичайно, доречніше було б вказувати на титульному листі трудовий книжкинаступне формулювання:

«Прізвище особи,
відповідального за ведення трудових книжок
____________________________________»
(Розбірливо)

Але форма трудової книжкизатверджена саме в такому вигляді, а не в іншому, тому діловодам-початківцям доводиться розбиратися, яким чином вносити «підпис розбірливо».

Отже, ми з'ясували, що являє собою реквізит «підпис». Крім вказівки на посаду, він включає в себе особистий підпис у вигляді власноручного розчерку та його розшифровку із зазначенням прізвища та ініціалів.

Звичайно, Правила та Інструкція прямо не вказують на необхідність керуватись ГОСТом при роботі з трудовою книжкою, і сама трудова книжка, Чесно кажучи, не належить до організаційно-розпорядчої документації. Однак цілком допустимо керуватися зазначеним стандартом, оскільки це не суперечить загальному порядку ведення та заповнення трудових книжок і відповідає практиці, що склалася.

Підпис індивідуального підприємця

Зміни, внесені до Трудового кодексу РФ Федеральним законом № 90-ФЗ, зобов'язали роботодавця - індивідуального підприємця вести трудові книжки на своїх працівників (ст. 66 ТК РФ). Тому п. 35 Правил тепер також стосується і «індивідуалів».

Якщо індивідуальний підприємець призначив особу, відповідальну за ведення трудових книжок, то проблем із засвідченням записів із боку роботодавця немає. Секретар, бухгалтер чи інспектор з кадрів внесе у трудову книжку свій підпис як завжди.

А як оформляти реквізит «підпис», якщо ведення трудової книжкиіндивідуальний підприємець здійснює самостійно? Як відомо, найменування "індивідуальний підприємець" не є найменуванням посади. Але реквізит «підпис» не може бути неповним, тому допустимий підпис у такому вигляді:

Чи можна скоротити назву «індивідуальний підприємець» до абревіатури «ІП»? З одного боку, нормативні акти вимагають, щоб у трудовій книжці не було жодних скорочень. З іншого боку, на думку автора, перевіряльники не штрафуватимуть, навіть якщо у складі цього реквізиту буде подібне скорочення, оскільки ні Правила, ні Інструкція поки що (до внесення до них змін та доповнень, які б привели їх у відповідність до нових положень) Трудового кодексуРФ щодо індивідуальних підприємців) не містять жодних пояснень із цього приводу.

Виходом може бути таке оформлення:

Звичайно, це не зовсім відповідає складу реквізиту «підпис», встановленому ГОСТом Р 6.30-2003, але слід взяти до уваги, що в індивідуального підприємця немає посади взагалі. Крім того, у п. 35 Правил зазначено таке: «…всі записи, внесені до його трудової книжки за час роботи в даній організації, засвідчуються підписом роботодавцяабо особи, відповідальної за ведення трудових книжок…».

Усі ці питання будуть зняті, якщо індивідуальний підприємець призначить своїм наказом спеціально уповноважену особу, відповідальну за ведення, зберігання, облік та видачу трудових книжок
(П. 45 Правил).

Увага на підпис працівника!

Із записами ознайомлений?

Після підпису особи, відповідальної за ведення трудових книжок, необхідно, щоб свій підпис поставив працівник. Тут творчість наших колег воістину не знає меж. Найчастіше працівник ставить свій підпис під чуйним керівництвом секретаря (кадровика або бухгалтера), і в результаті може з'явитися підпис такого вигляду:

Про відсутність ініціалів у розшифровці підпису вже було сказано раніше, це недолік.

Другий недолік - наявність не передбаченої жодним нормативно-правовим актом формулювання «із записами ознайомлено». Звідки вона з'являється у трудових книжках працівників? Як пояснюють деякі практики на підприємствах, приклад такого запису було взято ними на озброєння у досвідченого колеги або з якогось довідково-практичного посібника, статті тощо. Деякі при цьому посилаються на п. 35 Правил, де закріплено, що «усі записи… завіряються підписом роботодавця або особи, відповідальної за ведення трудових книжок, печаткою … та підписом самого працівника». На їхню думку, запевнення має виглядати саме таким чином.

Однак якщо уважно прочитати п. 35 Правил, то виявиться, що запевнення має однаково проводитися і з боку роботодавця, і з боку працівника. Тоді чому, наприклад, кадровик не пише: «Записи вірні. Інспектор з кадрів О.О. Самойлова»?

Справа в тому, що кадрові працівники та бухгалтери, на відміну від фахівців з діловодства, в даному випадку не зовсім чітко розуміють слово «запевнення». Словосполучення «завіряється підписом» слід розуміти буквально, буквально. «Завірити підписом» означає лише відтворення підпису на відповідному документі.

Розшифровувати чи ні?

Ще одна поширена помилка полягає в тому, що після підпису відповідального за ведення трудових книжок(або взагалі поряд з нею) з'являється зовсім незрозуміло чия особиста підпис без будь-якої розшифровки.

Справа в тому, що деякі фахівці вважають за достатню замість повного реквізиту «підпис» внести лише його частину у вигляді особистого підпису. На їхню думку, підпис та особистий підпис – речі тотожні. Звичайно, це не так.

Особистий підпис без розшифровки втрачає сенс, оскільки не дозволяє персоніфікувати особу, яка її зробила. Іноді буває навіть важко зрозуміти, що якийсь графічний символ, написаний від руки, є чиїмось особистим підписом, так як у деяких людей бувають вельми своєрідні розчерки, що є підписом, наприклад, такі: . Особливо оригінальними є підписи працівників з інших країн, де писемність досить сильно відрізняється від тієї, до якої звикли ми.

З цих причин розшифровка потрібна обов'язково. Однак і тут є заперечення.

Вважається, що розшифровка підпису (особистого підпису) працівника під час закриття блоку записів не потрібна, оскільки працівник підписувався на титульному листі трудовий книжкиі завжди є можливість звірити один особистий підпис з іншого. На перший погляд, це здається обґрунтованим. Але уявімо, що працівник, що звільняється, - жінка, яка вийшла заміж і змінила прізвище. На титульний лист трудовий книжкибуло внесено відповідні зміни. Наприклад, робітниця носила прізвище Волкова, а за чоловіком стала Зайцевою. На цій підставі за всіма правилами колишнє прізвище «Волкова» було акуратно закреслено, а нове прізвище «Зайцева» - внесене замість старого. Однак на титульному аркуші трудової книжки ця працівниця не проставляла іншого підпису, що відповідає його новому прізвищу, адже це не передбачено правилами. Знову виходить, що підпис без розшифровки, що засвідчує блок записів під час звільнення, є «безгоспним».

З посадою чи без?

Ще один варіант, коли підпис працівника відбувається не зовсім за правилами: присутній особистий підпис, є розшифровка, але немає вказівки на посаду працівника, наприклад, «І.І. Іванов».

Але відсутність свідчення про посаду робить реквізит «підпис» неповним. Крім того, підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок, та підпис працівника, що звільняється, повинні проводитися за однаковими правилами, оскільки п. 35 Правил не робить між ними відмінностей. Так, підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок, просто немислимий без свідчення про посаду (див. приклад 3). Тоді чому таку вказівку ігнорують, коли підпис проставляє працівник? На думку автора, обидва підписи мають відтворюватися за аналогічними правилами.

Іноді наводиться досить незвичайний аргумент проти вказівки посади у підписі працівника у трудовій книжці. Вважається, що працівник, що звільняється, - вже «відрізаний скибку», тобто працівником тепер не є, а тому і не треба вказувати його посаду, оскільки такий у нього немає.

Але такий аргумент суперечить нормам Трудового кодексу РФ. Відповідно до ст. 84.1 ТК РФ днем звільнення (днем припинення трудового договору) є останній день роботи. Цього дня і має бути внесено запис про звільнення (п. 10 Правил), а також видано трудова книжкана руки працівника. Цей день вказується у табелі обліку робочого часу як відпрацьований. Тобто в останній день роботи людина ще працює за обумовленою трудовим договором трудовою функцією, а значить, виконує роботу за посадою відповідно до штатного розкладу (ст. 15 ТК РФ). Таким чином, посада у працівника, що звільняє, нікуди не поділася.

Усі ці аргументи свідчать про необхідність вказівки на посаду у підписі працівника.

У той же час, є один нюанс. Уявімо, що співробітник, що звільняється, обіймав посаду юрисконсульта. Його підпис виглядатиме так:

А тепер уявімо, що звільняється інженер автоматизованих систем управління технологічними процесамивідділу технічного забезпечення (саме так виглядає ця назва відповідно до штатного розпису, трудового договору з працівником та запису про прийом у трудовій книжці). Відтворення подібних назв посад може зайняти півсторінки в трудовій книжці(Залежно від почерку працівника). Зрозуміло, що це може бути дуже незручно. Інша цікава ситуаціяможе виникнути, коли веденням трудових книжокзаймається, наприклад, інспектор з кадрів, а працівник, що звільняється, має аналогічну посаду. Як бути у цих випадках? На думку автора, можна замінити найменування посади на слово «працівник»:

Справа в тому, що пункт 35 Правил говорить про те, що «всі записи… засвідчуються… та підписом самого працівника». При цьому і ГОСТ Р 6.30-2003 формально буде дотримано, і обидва підписи (того, хто вносить записи до трудову книжку, і працівника, що звільняється) будуть виконані однаково.

Автор радить роботодавцям не захоплюватися довгими та «кольористими» назвами посад. Це не завжди зручно для кадрового діловодства, і, до того ж, можуть виникнути проблеми з кадровими перестановками.

Місце для підписів та друку

Прийнято, щоб підписи відповідального за ведення трудових книжок та працівника розміщувалися у графі 3 одна під одною, без пропуску рядків.

Як уже згадувалося, іноді особистий підпис працівника, що звільняється, стоїть на одному рядку з підписом секретаря або інспектора з кадрів. Це абсолютно неприпустимо. По-перше, може скластися враження, що другий підпис зроблено ще раз секретарем (або інспектором з кадрів), особливо якщо його «справжній» підпис закритий (прихований) повністю відбитком печатки. По-друге, якщо ці два підписи зроблено за всіма правилами, вони ніяк не можуть уміститися на одному рядку. По-третє, п. 35 Правил встановлює послідовність підписів - спочатку підпис відповідальної особи, Потім - працівника.

Строго кажучи, після того, як відповідальна особа зробила свій підпис, вона повинна одразу проставити друк. Але на практиці друк часто ставиться після підпису працівником. Ймовірно, це робиться для того, щоб оптимально розмістити відбиток друку.

За правилами, що склалися на практиці, відбиток друку не повинен приховувати особистих підписів, а також важливих реквізитів документа або сам текст. Друк має трохи захоплювати лише найменування посади. Але трудова книжкамає невеликий формат (за розміром трудова книжкатака ж, як загальногромадянський паспорт), і вдало розмістити відбиток печатки не завжди є можливим. Деякі ставлять печатку праворуч, і потім вона заважає прочитати реквізити наказу про звільнення. Цілком можливо, при оформленні пенсії працівники Пенсійного фонду Росії вимагають для підтвердження даного періоду трудового стажу архівну довідку, що буває досить важко після часу. Також не можна, щоб відбиток друку приховував дату звільнення, адже дата звільнення, зазначена у графі 2, є дуже важливою для підрахунку стажу.

Автор радить не боятися ставити печатку так, щоб вона займала нижні порожні рядки. Це цілком допустимо. Наступна організація відкриє блок записів, пропустивши рядки, зайняті печаткою попередньої організації. Ці рядки не порожні, як неправильно вважають деякі фахівці. Вони зайняті передбаченим реквізитом, нехай навіть цей реквізит не займає ці рядки по всій їхній ширині.

Який друк?

Відповідно до нормативних документів у трудовій книжціможе проставлятися як друк самої організації, і друк відділу кадрів.

Друк відділу кадрів не є обов'язковим, найчастіше роботодавці обходяться лише однією печаткою на всі випадки. При цьому якщо друк відділу кадрів все ж таки є, слід мати на увазі, що проставляється він тільки на підписі кадровика. Якщо з якихось причин запис про звільнення оформляє сам керівник (наприклад, за відсутності на роботі інспектора з кадрів), його підпис може бути завірена виключно печаткою організації. При цьому зворотна ситуація (друк організації проставлена на підпис кадровика) абсолютно правомірна навіть у тому випадку, якщо в організації є друк відділу кадрів.

Якщо ж організації відділу кадрів немає, то замовляти друк відділу кадрів зовсім недоцільно. Багато хто використовують у таких випадках друк, на яких написано «для документів» або «для кадрових документів». Однак Правила та Інструкція вказують саме на друк відділу кадрів (тобто друк відповідного структурного підрозділу), а не на якийсь інший простий друк. Тобто використовувати друк «для документів» або «для кадрових документів» трудовій книжцінекоректно. Втім, перевіряльники дуже рідко звертають на це увагу. Але якщо суворо дотримуватися зазначених нормативно-правових актів, секретар повинен завіряти свій підпис у трудовій книжці лише печаткою організації.

Отже, запис про звільнення внесено та засвідчено підписами та печаткою та вручено працівникові на руки. При цьому потрібно не забути дати працівникові на підпис особисту картку за формою Т-2 та Книгу обліку руху. трудових книжок. Після цього співробітництво з працівником можна вважати закінченим.

* * *

Таким чином, процедура оформлення трудовий книжкипри звільненні працівника вимагає граничної уваги та знання окремих нюансів, про які не згадується ні в Правилах, ні в Інструкції. Безперечно, деякі з цих нюансів мають лише формальний характер, і невеликі помилки не призведуть до адміністративного покарання у вигляді штрафу (хоча вони можуть бути зазначені в акті перевірки трудової інспекції). Але треба пам'ятати, записи у трудовій книжцідемонструють іншим організаціям, наскільки серйозно та відповідально підходить роботодавець до порядку кадрового діловодства та до свого персоналу. Крім того, в нашій країні ніколи не знаєш, чим обернеться чергова реформа і чим загрожують незначні на сьогоднішній день помилки. Ну і, напевно, найголовніше - це професійна гордість спеціаліста, яка не повинна дозволити нехтувати найменшими правилами у своїй професійній сфері.

Змінилися правила ведення трудових книжок? Так!

Раніше все було просто. Нову трудову книжкуми заводили лише працівникові, який влаштовувався своє перше місце роботи. Якщо ж колишню трудову книжку було втрачено чи пошкоджено, замість неї видавався дублікат. Тепер же в обох випадках ми маємо оформити нову трудову книжку! Які можливості для несумлінних працівників відкривають нові положення Трудового кодексу? Усі подробиці у статті «Замість дубліката видаємо нову трудову книжку», опублікованій усерпневому номері журналу«Діловодство та документообіг на підприємстві» за 2007 рік.

3 Слід звернути увагу, що записи у трудовій книжці проводяться без будь-яких скорочень. У той же час ініціали в реквізиті «підпис» не є в цьому сенсі скороченням, тому писати повністю ім'я та по-батькові необов'язково.

4 При цьому прибутково-видаткова книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів згадується в Загальноросійському класифікаторі управлінської документації та підпадає під дію ГОСТу Р 6.30-2003. Також входить до цього класифікатора такий документ, як книжка чабана (гуртоправа, табунщика та ін.).

5 Зауважимо, що підпис працівника знімається у трудову книжку, якщо він був безпосередньо присутній при оформленні звільнення в останній день роботи. Винятки з цього правила становлять випадки, коли працівник відсутній на роботі цього дня або з якихось причин відмовляється поставити свій підпис до трудової книжки (п. 39 Правил).

6 Наприклад, якщо структурний підрозділзазначено у трудовому договорі разом із найменуванням посади, «пересунути» працівника в інший відділ (цех) на ту саму посаду можна лише в порядку переведення, а не більш зручного в цьому випадку переміщення.

Звільнення працівника при офіційному працевлаштуванні фіксується відповідним записом у трудовій книжці. При оформленні пенсії недоліки, допущені під час заповнення відомостей про прийом та звільнення, стануть причиною відновлення даних про стаж.

Щоб уникнути помилок, для уніфікації даних існують нормативні документи, вимоги яких необхідно дотримуватись.

Трудова книжка належить до документів суворої звітності. Для оформлення, ведення та зберігання на практиці застосовуються відповідні Правила, інструкція та ГОСТ 6.30. Недостатня регламентація оформлення звільнення працівника викликає різночитання у посадових осіб, до чиєї компетентності входить запис у трудовій книжці про звільнення.

За законом під час звільнення співробітника в останній робочий день йому зобов'язані видати документ на підставі наказу про припинення трудової угоди.

Усі відомості, зроблені за період дії договірних відносин, засвідчуються останнім записом, у якому зазначаються:

дата закінчення роботи;
посилання закон (причина звільнення);
підпис відповідальної особи.

Хто саме розписується у трудовій книжці під час звільнення?

Відповідно до нормативних актів право запевнення має роботодавець. Якщо це індивідуальний підприємець, він зобов'язаний вести папери найманих працівників. Враховуючи нечисленність персоналу, для нього це не складе великої праці. Якщо роботодавець - юр особа, то коло вирішуваних питань і штат не залишають часу на копітку роботу, що вимагає спеціальних знань.

На підприємствах та організаціях керівники делегують свої повноваження працівникові кадрової служби, бухгалтеру, секретареві, які можуть підписати трудову книжку. Ці особи повинні мати офіційний статус на підставі наказу про своїх посадових обов'язках. На час відпустки чи хвороби такого працівника керівник зобов'язаний видати додатковий наказ про призначення тимчасового виконувача обов'язків. На період заміщення вріо провадиться доплата за суміщення згідно із законодавством.

Запис про звільнення

Запис про звільнення має номер без пропусків рядків. Підпис прописується за вимогами ДЕРЖСТАВАННЯ про уніфіковані документи:

із зазначенням посади;
особистого розпису;
розшифрування розпису.

Якщо ведення та зберігання документів доручено працівнику підприємства, він вказує свою штатну посаду:

начальник відділу кадрів;
секретар;
бухгалтер.

Коли запис у документі робить керівник, він також повинен вказати свою посаду без скорочень. Назва посади, розпис, розшифровка не повинні займати кілька рядків. Для зменшення обсягу запису практикується замість назви посади записати «роботодавець».

Індивідуальний підприємець, під час якого перебувають документи, немає офіційної посади. Але під час запису про звільнення не можна ігнорувати вимогу про фіксацію посади виконавця. Без пояснення з цього питання до них вносять записи:

індивідуальний підприємець;
роботодавець.

Пояснення розшифровки розпису трактується двояко: з ініціалами чи ім'я, по-батькові повністю. Однозначною помилкою буде відсутність у розшифровці підпису у трудовій книжці при звільненні скорочених або повних даних на ім'я та по батькові відповідальної особи.

Увага! При звільненні особи, яку було покладено обов'язок ведення трудових книжок, засвідчує записи керівник підприємства особисто.

Чи повинен працівник розписуватись у трудовій книжці при звільненні

Хто ще підписує трудову книжку під час звільнення? Відповідно до Правил та інструкції співробітник при розрахунку в останній робочий день при отриманні документа повинен у ньому розписатися. Попередньо він має ознайомитися з наказом про звільнення, поставити у ньому свій розпис. У книжці він повинен залишити запис, аналогічний запису посадової особи, яка видає йому документ на руки.

Увага! Не допускається, якщо підписи працівника та відповідальної особи стоять навряд.

Розпис повинен мати розшифрування:

прізвище,
по батькові.

Ім'я та по батькові – як ініціали чи повністю. Така вимога випливає із практики: можлива зміна прізвища. У такому разі змінюється підпис, який не відповідатиме зразку на титульному аркуші. Щоб уникнути подібних ситуацій після розпису особа, що звільнилася, власноруч записує свої особисті дані щодо прізвища, імені, по батькові.

Спірним питанням для кадрових працівників або виконують ці обов'язки є внесення до запису відомості про посаду. З одного боку, людина, яка отримала розрахунок на підставі наказу про звільнення, не є співробітником зазначеного підприємства.

Таке становище є неправомірним, оскільки в останній робочий день, незважаючи на наказ, у співробітника зазначено вихід на робоче місце, цей день враховується при нарахуванні заробітної плати. Вказівка посади в цьому випадку необхідна. У тих випадках, коли назва штатної одиниці багатослівна, її скорочують до слова «працівник».

Як бути при ситуації відмовитися від розпису чи відсутності на робочому місці через хворобу, відпустку, відрядження?

Чи повинен працівник розписуватись у трудовій книжці та вказувати свою посаду?

Видача документа після розірвання трудового договору в наступні дні означає, що людина вже не може себе назвати «працівником».

Недостатня регламентація оформлення підпису звільненого працівника призводить до «новаторства» з боку кадрових працівників. Після підпису виконавця на їхню вимогу колишній працівник вносить засвідчувальний запис, що ознайомлений із відомостями про посаду, стаж, причину звільнення.

Таке різночитання випливає з пункту 35 Правил, в якому вказується про необхідність засвідчення записів у документі керівником/відповідальною особою та працівником, що розрахувався. Пояснення випливає із сенсу слова «запевнення». У діловодстві під цим поняттям мається на увазі підпис, без додаткового запису, що засвідчує.

Оформлення трудових відносин, включаючи їх розірвання, має відповідати вказівкам Правил щодо ведення, оформлення трудових книжок, інструкції щодо їх заповнення. Необхідно враховувати вимоги ГОСТу 6.30про уніфікацію документообігу. Підписи відповідальної за оформлення, зберігання, видачу документів особи та звільненого співробітника мають бути ідентичними: містити відомості про посаду, особистий розпис та повне її розшифрування.

) - основний документ працівника про його трудову діяльність і трудовий стаж (п. 2 Правил, затв. Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила)). Отже, даний документпотрібно оформляти належним чином. Це стосується й запису до трудового про звільнення.

Записи у трудовій книжці під час звільнення: порядок заповнення

Існує певний порядок заповнення трудової книжки при звільненні працівника (Розділ 5 Інструкції, затв. Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69):

у графі 1 трудової книжки зазначається порядковий номер запису;
у графі 2 відображається дата звільнення;
у графі 3 робиться запис про причину звільнення;
у графі 4 зазначаються реквізити документа, на підставі якого до трудової книжки вноситься запис про звільнення.

Запис у трудовий: звільнення за власним бажанням

Найчастіше роботодавець розлучається із працівником через те, що останній сам виявив бажання звільнитися. Тому розглянемо заповнення трудової книжки саме на прикладі цієї ситуації.

Запис звільнення у трудовій книжці: зразок

При звільненні працівника по власним бажанняму трудовій книжці робляться такі записи:

№ запису	Дата			Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення (із зазначенням причин та посиланням на статтю, пункт закону)	Найменування, дата та номер документа, на підставі якого внесено запис
№ запису	число	місяць	рік
1	2			3	4
				Товариство з обмеженою відповідальністю«Осінь» (ТОВ «Осінь»)
9	16	03	2015	Прийнято до відділу інформаційних технологій на посаду програміста	Наказ від 16.03.2015 № 7/п
10	17	10	2016	Звільнено за власним бажанням, пункт 3 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації	Наказ від 17.10.2016 № 24/в
				Фахівець Карпова Є.А. Карпова
				Монін

Підпис працівника у трудовій книжці під час звільнення

У разі звільнення працівник повинен завірити своїм підписом записи, внесені до трудової книжки за час роботи у даного роботодавця (п. 35 Правил).

Крім працівника, у трудовій книжці повинен розписатися керівник організації (ІП) або працівник, відповідальний за ведення трудових книжок.

Друк у трудовій книжці під час звільнення

З квітня 2015 року організації обов'язково повинні використовувати круглий друк лише у випадках, встановлених федеральними законами (Федеральний закон від 06.04.2015 № 82-ФЗ). У всіх інших ситуаціях друк використовується лише за її наявності (тобто організація сама вирішує, потрібна їй кругла друк чи ні).

Якщо навіть під час звільнення рядових співробітників організації в інспектора відділу кадрів виникають питання, то звільнення генерального директора, Запис у трудовій книжці керівника може стати справжнім «випробуванням» на профпридатність. Ця процедурамає низку нюансів, які будуть розглянуті далі.

Звільнення керівника

Спочатку засновники юридичного лицяприймають відповідне рішення (воно не потрібне під час звільнення за власним бажанням або при закінченні терміну дії договору з керівником). Підстави для звільнення директора можуть бути такими ж, як і для звичайних співробітників (ст. 77 ТК РФ), або особливими, як, наприклад, звільнення при дискваліфікації (п. 8 ст. 83 ТК РФ) або за рішенням засновників розірвати трудовий договіріз керівником (пп. 2 ст. 278 ТК РФ).

Посадовець письмово попереджає вищестояще керівництво про майбутній догляд за власним бажанням не пізніше ніж за місяць. Якщо було укладено терміновий договір– директора необхідно попередити у письмовій формі за 3 календарні дні до його завершення.

Видається наказ про звільнення за формою № Т-8. Гендиректор має ознайомитися з ним та поставити підпис про ознайомлення.

До трудової книжки вноситься запис про звільнення генерального директора. Запис має відповідати тексту наказу (і формулюванням ТК РФ).

В останній робочий день керівнику видається трудова книжка під розпис, а також повний розрахунок.

Усі документи кадрового обліку для посадових осіб оформляються у тому порядку, як і звичайних співробітників. Засновники ТОВ повинні сповістити податкову інспекцію про зміну гендиректора (протягом 3 робочих днів з дня, коли новий гендиректор розпочав виконання посадових обов'язків).

Внесення запису до трудової книжки

Як звільнити генерального директора та запис у трудовийоформити належним чином? Запис вноситься до загальному порядкуз дотриманням вимог «Правил ведення та зберігання трудових книжок» (утв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 у ред. від 25.03.2013):

у графі "1" вказують порядковий номер запису;

у графі «2» - дату запису;

у графі «3» вказують причину звільнення та номер статті ТК РФ, яка стала підставою для звільнення;

у графі «4» прописують назву, номер та дату складання документа – підстави для запису.

Запис повинен бути засвідчений підписом уповноваженої особи (наприклад, керівника відділу кадрів або іншого уповноваженого співробітника) та печаткою організації. Дата запису про звільнення має відповідати даті звільнення, зазначеній у наказі.

А хто підписує трудову книжку під час звільнення директора, якщо кадрової служби чи уповноваженої цього особи на підприємстві немає?

Оскільки директор є одноосібним виконавчим органом компанії, має право приймати управлінські рішення без оформлення доручення від засновників. День звільнення гендиректора – його останній робочий день, тому він ще має право діяти як керівник та роботодавець. Директор має право сам завірити запис у трудовий підписом. Нічого страшного, якщо поспіль будуть йти два підписи однієї й тієї ж особи (звільненого співробітника та керівника організації).

Зроблену в трудовий запис може запевнити один із засновників організації.

Слід зазначити, що особа, яка прийшла на зміну звільненому генеральному директору і яка ще не вступила на посаду, не має права ставити свій підпис у його трудовій книжці.

Зверніть увагу, що:

запис у трудовий має бути легко читається та не містити виправлень;

дані, зазначені у трудовій книжці, повинні збігатися з даними інших документів (наказ, рішення ради засновників та інших.);

причину звільнення вказують згідно з формулюванням певної статті ТК РФ.

Питання: На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки має бути проставлено підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок. У формі трудової книжки зазначено, що підпис має бути проставлений розбірливо. Чи означає це, що особа, відповідальна за ведення трудових книжок, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки має не ставити свій особистий підпис, а розбірливо вказувати своє прізвище (або П.І.Б.)?
Відповідь: Відповідно до ст. 66 Трудового кодексу РФ трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність та трудовий стаж працівника.
Форма, порядок ведення та зберігання трудових книжок, а також порядок виготовлення бланків трудових книжок та забезпечення ними роботодавців встановлюються уповноваженим Урядом Російської Федерації федеральним органом виконавчої влади.
Роботодавець (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які не є індивідуальними підприємцями) веде трудові книжки на кожного працівника, який пропрацював у нього понад п'ять днів, у разі коли робота у даного роботодавця є для працівника основною.
Пунктом 8 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених Постановою Уряду РФ від 16.04.2003 N 225, зазначено, що оформлення трудової книжки працівнику, прийнятому на роботу вперше, здійснюється роботодавцем у присутності працівника не пізніше термін з дня прийому працювати.
Форма трудовий книжки, затверджена зазначеним Постановою Уряди РФ, передбачає, що у першій сторінці (титульному аркуші) трудовий книжки після підпису власника книжки має бути зазначений підпис особи, відповідального за ведення трудових книжок (розбірливо).
Відповідно до п. 2.2 Інструкції із заповнення трудових книжок, затвердженої Постановою Мінпраці України від 10.10.2003 N 69, після вказівки дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом першій сторінці (титульному листі) трудової книжки засвідчує правильність внесених відомостей.
Першу сторінку (титульний лист) трудової книжки підписує також особа, відповідальна за видачу трудових книжок, після чого ставиться печатка організації (друк кадрової служби), у якій вперше заповнювалася трудова книжка.
Нормативними правовими актами у сфері праці не розкривається, що означає "зазначення підпису розбірливо".
При цьому форма трудової книжки не містить вказівок на те, що саме при проставленні підпису особою, відповідальною за ведення трудових книжок, потрібно розбірливо вказувати (тільки прізвище або прізвище, ім'я та по батькові).
Подібна вказівка, наприклад, містилася на сторінці 2 форми N 025/у "Медична карта амбулаторного хворого", затвердженої Наказом МОЗ СРСР від 04.10.1980 N 1030 (утратив чинність у зв'язку з виданням Наказу МОЗ СРСР від 05.10.1988 N 75).
На нашу думку, вказівка "розбірлива" не означає, що особа, відповідальна за ведення трудових книжок, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки має не ставити свій особистий підпис, а розбірливо вказувати своє прізвище (або П.І.Б.) .
Звісно ж, ця вказівка означає вимога у тому, щоб підпис особи, відповідального ведення трудових книжок, можна було ідентифікувати. З урахуванням цього під час заповнення поля "Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок" можна за аналогією керуватися п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів", згідно з яким до складу реквізиту "Підпис" входять: найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку документа, та скорочене - на документі, оформленому на бланку - у даному випадку повне); особистий підпис; розшифрування підпису (ініціали, прізвище).
Водночас відповідальність за недотримання вимог п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 за заповнення поля "Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок" не передбачається.
Зазначимо: вимога про те, щоб підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок, можна було ідентифікувати, може бути дотримано, зокрема, коли особа, відповідальна за ведення трудових книжок, вказує повністю своє прізвище та ініціали імені та по батькові, окремо та без об'єднання. .
Л.Л.Горшкова
Центр методології бухгалтерського обліку
та оподаткування
01.03.2010