З метою глибшого вивчення сутності, принципів побудови, форм організації та методів здійснення контролю виникає необхідність його класифікації.
При класифікаціїконтролю за видами, зазвичай, розглядається функціональний характер діяльності, тобто. які функції він виконує під управлінням державою.
I. за організаційним формам контроль поділяється на:
1) Державний контрольздійснюють органи державної влади та управління та адміністративні органи. За цільовою спрямованістю державний контроль поділяють на:
а)ЗагальнодержавнийКонтроль здійснюється в масштабах всієї республіки органами державної влади, центральними органами управління.
б)ГалузевийКонтроль сприяє ефективному розвитку окремих галузей економіки.
в) Спеціальнийконтроль покладено на спеціалізовані інспекції, які здійснюють перевірку дотримання встановленого порядку організації та ведення тих чи інших господарських операцій, що входять до їхньої компетенції.
2) Аудит- незалежний контроль над діяльністю підприємств, здійснюваний аудиторами-підприємцями чи аудиторськими фірмами. Метою такого контролю є перевірка достовірності бухгалтерського балансуі фінансової звітності, і навіть законності здійснюваних для підприємства операцій, правильності їхнього відображення в обліку.
3) Суспільний контроль -здійснюється профспілковими та молодіжними організаціями. Мета – перевірка вирішення соціальних питань у трудових колективах.
ІІ. щодо суб'єктів контрольної діяльності контроль поділяється на:
1) Позавідомчий -передбачає здійснення контрольних функцій, незалежно від відомчої підпорядкованості суб'єктів господарювання, що перевіряються.
2) Відомчий -здійснюється вищим органом за принципом адміністративної підпорядкованості. (Міністерства, відомства). Для його здійснення в органах державного управліннястворюються контрольно-ревізійні служби.
3)Внутрішньогосподарський- Контроль за діяльністю цехів, ділянок, бригад, відділів та ін. ведеться в організаціях їх керівниками, бухгалтерами, економістами, технологами.
ІІІ. За часом здійснення контроль поділяють на:
1. Попередній- Застосовується до початку здійснення господарських операцій. Його метою є запобігання порушенням законності, неефективного використання господарських засобів та прийняття необґрунтованих рішень. Це найбільш ефективний вид контролю, тому що він має запобіжний характер. Об'єктами є: проектно-кошторисна документація, документи, що відображають надходження та рух товарно- матеріальних цінностей, грошових коштів.
2.Поточний -здійснюється у ході господарських операцій. Його мета - оперативне виявлення та своєчасне припинення порушень та відхилень при виконанні виробничих завдань, пошук та освоєння внутрішньогосподарських резервів зростання ефективності виробництва. Основними об'єктами є показники оперативної звітності, первинні документи, що відбивають ті чи інші господарські операції.
3. Наступний -здійснюється після здійснення господарських операцій після закінчення певного звітного періоду. Мета цього виду контролю - встановити правильність, законність та економічну доцільність вироблених господарських операцій, виявити факти безгосподарності та розкрадань. Об'єктами є первинні документи, що відображають скоєні господарські операції, регістри бухгалтерського облікута звітності.
IV.За джерелами перевірки виділяють:
1) Документальний- полягає у перевірці різноманітних первинних документів, бухгалтерських та оперативних регістрів, статистичної, бухгалтерської, оперативної звітності. Специфіка джерел документального контролю полягає в тому, що вони можуть бути як достовірними, так і недостовірними, повними та неповними, що позначається на виборі технічних прийомів його здійснення.
2) Фактичний контроль -передбачає перевірку фактичного стану, наявності та використання коштів підприємства, що здійснюється шляхом обстеження, огляду, обміру, перерахунку, зважування.
Об'єктами фактичного контролю є: ТМЦ, готівка та цінні папери, готова продукція, товари, незавершене провадження, виконаний обсяг робіт і т.д.
V. За методами про існуванняконтроль поділяється на:
1) Ревізію -являє собою всебічну та глибоку документальну та фактичну перевірку виробничо-фінансової та комерційної діяльності суб'єкта господарювання за певний період.
Основними завданнямиревізії є: виявлення господарських та фінансових порушень, безгосподарності, марнотратства; визначення умов, що сприяють встановленим порушенням; визначення розміру матеріальних збитків та вжиття заходів щодо його відшкодування; профілактична робота щодо недопущення порушень.
2) Аудит - це незалежна експертиза стану бухгалтерського обліку, бухгалтерського балансу та фінансових звітів.
3) Тематична перевіркаорганізується за заздалегідь розробленою тематикою. При цьому докладно вивчаються та аналізуються окремі сторони та ділянки роботи суб'єкта господарювання. Мета - отримання вичерпних даних з тематики, що вивчається, і виявлення не використовуються на підприємстві резервів.
4) Економічний аналіз - дозволяє виявити вплив чинників результати господарсько-фінансової діяльності суб'єкта господарювання. Результати аналізу оформлюються графіками, аналітичними таблицями, текстовим описом.
5) Обстеження- ознайомлення із станом контрольованого об'єкта дома. Воно організується для перевірки стану складського господарства, пожежної безпеки, охорони праці та ін. Під час проведення обстеження використовуються матеріали періодичного друку, листи, скарги. Результати обстежень оформлюються доповідними записками, довідками, висновками, пропозиціями тощо.
6) Розслідування (слідство)являє собою спосіб встановлення винності посадових осіб у скоєнні тих чи інших порушень законності, пов'язаних із присвоєнням власності, посадовими зловживаннями, та розміру заподіяної ними матеріальної шкоди. Здійснюється лише судово-слідчими органами.
7) Господарська суперечка - це спосіб встановлення дотримання законності та забезпечення законних прав підприємств у господарських взаєминах. Такі суперечки вирішуються у господарських судах.
У розвитку принципів контролю у РБ нині спостерігаються нові тенденції:
1. Звужується сфера державного фінансового контролю. Він дедалі більше концентрується у сфері макроекономічних процесів. Одночасно розширюється сфера дії недержавного фінансового контролю з боку аудиторських та страхових фірм, кредитних організацій, Змінюється його зміст.
2. Відбувається зрушення від подальшого контролю у бік попереднього. Цьому сприяє створення спеціальних контролюючих органів. Проводяться фінансові обстеження ще на рівні інвестиційних проектів, що сприяє запобіганню порушенням.
Це здійснювана з використанням спеціальних правил, діяльність уповноважених органів з метою встановлення законності та достовірності господарських операцій та об'єктивної оцінки економічного стану організації.
Система фінансового контролю (2 ланки):
зовнішній фінансовий контроль:
державний- Рахункова палата, Комітеті СФ з бюджету, фінансового, валютного та кредитного регулювання, Головне контрольне управління Президента РФ, Мінфін, ФСФБН, податкові органи та банк Росії.
недержавні– аудиторські організації, спілки споживачів, організації з експертизи та сертифікації якості товарів та послуг.
Аудит – підприємницька діяльність із незалежної перевірки бухгалтерської звітності організації та ІП. Це насамперед незалежний, позавідомчий контроль, тому впливом геть його діяльність під час проведення перевірки з боку об'єкта, що перевіряється, обмежено. Аудитор має право самостійно визначати методи перевірки суб'єкта господарювання, перевіряти в повному обсязі документацію, а також фактичну наявність майна, врахованого в цій документації. Він має право отримувати від посадових осіб роз'яснення в усній та письмовій формах з питань, що виникли під час перевірки. У результаті складається аудиторський висновок.
внутрішній фінансовий контроль:
внутрішньогосподарський ревізійний контроль– діяльність ревізійних комісій здійснювана на користь власника виходячи з наданої інформації.
Після проведення перевірки складається акт ревізії, у якому зазначається ефективність використання вкладених коштів та достовірності інформації, отриманої виходячи з документів поданих ревізором.внутрішньовідомчий
– здійснюється контролюючими структурами відомств щодо підпорядкованих їм підрозділів.
За методом здійснення фінансовий контроль поділяється на:фактичний
- перевірка наявності та стану матеріальних цінностей, коштів та розрахунків у натурі. Одним із основних методів є інвентаризація;документальний – проводиться під час перевірки фінансово-господарської діяльності як загалом організації, і його окремихструктурних підрозділів
шляхом вивчення, аналізу та зіставлення даних первинних документів, облікових записів та бухгалтерської звітності;документально-фактичний контроль
– одночасно застосовуються обидва методи.
4. Залежно від часу здійснення контролю виділяють три основні форми фінансового контролю- Попередній, поточний і наступний. Усі вони перебувають у тісному взаємозв'язку, відбиваючи безперервний характер контролю. Попередній контроль передує здійсненню операцій, що перевіряються. Це дозволяє попередити порушення чинного фінансового законодавства та виявити ще на стадії прогнозів та планів додаткові фінансові ресурси, припинити спроби нераціонального використання коштів.
p align="justify"> Ключова роль при здійсненні цих контрольних дій відводиться головному бухгалтеру підприємства. Поточний контроль називають інакше оперативним. Він щодня здійснюється фінансовими службами для запобігання порушенням фінансової дисципліни у процесі залучення чи витрачання коштів, виконання підприємствами, організаціями, установами зобов'язань перед бюджетом. Спираючись на дані оперативного та бухгалтерського обліку, інвентаризацій та візуального спостереження, поточний контроль дозволяє запобігти вчиненню фінансових правопорушень, а також попереджати можливі втрати на тлі господарської ситуації, що швидко змінюється. Об'єктом поточного контролю в першу чергу стає документація, безпосередньо пов'язана зі сплатою або отриманням грошових коштів.
Подальший контроль є невід'ємною частиною зовнішнього (відомчого та позавідомчого) та внутрішньогосподарського (бухгалтерського) контролю. Він зводиться до перевірки фінансово-господарських операцій за минулий період щодо законності та доцільності вироблених витрат, повноти та своєчасності надходження передбачених бюджетом коштів. Ця форма контролю здійснюється шляхом аналізу звітів та балансів, а також шляхом перевірок та ревізій безпосередньо на місці – на підприємствах, в установах та організаціях. Подальший контроль відзначається поглибленим вивченням усіх сторін господарсько-фінансової діяльності, що дозволяє розкрити недоліки попереднього та поточного контролю. Під методами контролю розуміють прийоми та способи його здійснення. Серед основних методів фінансового контролю розрізняють: спостереження, перевірки, обстеження, аналіз та ревізії.
5. Підметодами контролюрозуміють прийоми та способи його здійснення.Серед основних методів фінансового контролю розрізняють".спостереження; перевірку; обстеження;
Спостереження передбачає загальне ознайомлення зі станом фінансової діяльності об'єкта контролю. Перевірка стосується основних питань фінансової діяльності та проводиться на місці з використанням балансових, звітних та видаткових документів для виявлення порушень фінансової дисципліни та усунення їх наслідків. Обстеження виробляється щодо окремих сторін фінансової складової діяльності і спирається більш широке коло показників, як і відрізняє його від перевірки. При обстеженні використовуються такі прийоми, як опитуванняі анкетування.Підсумки обстеження, як правило, використовуються для оцінки фінансового стану об'єкта контролю, необхідності реорганізації виробництва тощо. Аналіз, як і попередні методи, орієнтований на виявлення порушень фінансової дисципліни. Він проводиться на базі поточної чи річної звітності та відрізняється системним та пофакторним підходом, а також використанням таких аналітичних прийомів, як середні та відносні величини, угруповання, індексний метод та ін. Фінансовий контроль не може бути зведений лише до аналітичної діяльності. Мова може йти лише про обмежене використання специфічних методів фінансово-економічного аналізу1. Основним методом фінансового контролю є ревізія , яка проводиться з метою встановлення законності фінансової дисципліни на конкретному об'єкті. Законодавство закріплює обов'язковий та регулярний характер ревізії. Вона проводиться на місці та ґрунтується на перевірці первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, фактичної наявності коштів. Як правило, ревізії проводяться на основі заздалегідь складеної програми роботи ревізорів, які наділені широкими правами:перевіряти на ревізованих підприємствах первинні документи, бухгалтерську звітність, плани, кошториси, фактичну наявність грошей, цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та основних фондів; проводити часткові чи суцільні інвентаризації; опечатувати склади, каси, комори; залучати фахівців та експертів для проведення ревізії; отримувати від посадових та матеріально відповідальних осібписьмові роз'яснення з питань, що виникають у ході ревізії та ін.
За формами проведення фінансовий контроль поділяється на: *
попередній;
*
поточний;
* наступний.Попередній контроль здійснюється на стадії складання
фінансових планів
Поточний контроль проводиться у процесі виправлення фінансових планів. По суті проводиться повсякденно: при організації розрахунків, при відкритті рахунків, перевірці нарахування заробітної плати, перевірки податкових платежів
Подальший контроль проводиться після завершення звітного року. Ще раз, але ретельніше перевіряється виконання планових розрахунків.
За методами проведення фінансового контролю поділяється на: перевірки; обстеження; аналіз; ревізії.
Перевірки проводяться з окремих питань (наприклад, виплати премій).
Обстеження охоплює ширший спектр діяльності для ухвалення певних рішень. Для обстеження використовуються анкетування, тести, співбесіди.
Аналіз використовується як метод фінансового контролю і може бути представлений за окремими факторами, напрямами, періодами часу.
Ревізії - великі та комплексні перевірки всієї фінансової діяльності протягом року. Для проведення ревізій складається програма, де є мета, тематика, об'єкти та основні питання ревізійної перевірки. Після цього слідує висновок, де відзначаються плюси, мінуси, штрафи, що накладаються і т.д.
Як приклад можна розглянути контрольну роботуподаткової інспекції у місті Москві.
У 1994 року було донараховано податків на 83 млрд. крб. (200 тис. $). Більше половини - податок на прибуток. Також виявлено, що 814 підприємств мало від 2 до 12 розрахункових рахунків, з яких лише один був відомий податковій поліції. З іншого боку, є дані про нечітку роботу самих податкових служб, які вносили сум'яття до розрахунків із податків, наприклад, податку з прибутку:
1 квартал – ставка 35%.
2 квартал – ставка 38%.
3 квартал – ставка 35%.
Ще за темою 3. Види фінансового контролю.
- 6. Види та система контролюючих органів фінансового контролю
- ТЕМА 2 Види контролю. ВЗАЄМОЗВ'ЯЗОК І ВІДМІННОСТІ ЗОВНІШНЬОГО, ВНУТРІШНЬОГО, УПРАВЛІНСЬКОГО контролю та РЕВІЗІЇ.
Контролюючі органи
Управлінський контроль – це з функцій управління, без якої неможливо реалізувати повною мірою й інші функції управління: планування, організація, координація і мотивація. Так, планування має постійно враховувати реальні можливості та умови функціонування та розвитку фірм, що змінюються.
Контроль покликаний забезпечувати правильну оцінку реальної ситуації та цим створювати передумови для внесення коректив у заплановані показники розвитку як окремих підрозділів, і всієї фірми.
Контроль – це частина управлінської діяльності, тобто. функція менеджера, що полягає в оцінці відповідності та виявленні невідповідності вимогам шляхом спостереження та висновку на підставі відповідних вимірювань, випробувань або перевірок.
Необхідність у контролі обумовлена такими обставинами:
- попередження виникнення помилок та проблем , що виникають під час управління організацією. Якщо їх вчасно не виправити, з'являються помилки в оцінці майбутніх умов довкіллята поведінки людей. Функція контролю - це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми та скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть у кризову ситуацію;
- підтримка успіху. Позитивною стороноюконтролю є підтримка всього успішного у діяльності організації. Визначаючи успіхи та невдачі організації та їх причини, керівники отримують можливість досить швидко адаптувати організацію до динамічних умов зовнішнього середовища та забезпечити тим самим найбільші темпи просування до основних цілей організації;
- щоб адекватно відреагувати на ці зміни, організації необхідний механізм оцінки впливу цих змін на об'єкт управління.
В самому загальному вигляді контроль можна розглядати як процес виміру (зіставлення )фактично досягнутих результатів стосовно запланованих. При цьому можливі два варіанти: збіг або розбіжність фактично досягнутих результатів із запланованими. У першому випадку робота відповідає плану або іншим вимогам до її здійснення. У другому потрібне ухвалення рішення про необхідність корекції.
У практиці управління використовуються різні види контролю. В основному їх можна розбити на чотири групи:
- 1) за часом здійснення;
- 2) ступеня охоплення;
- 3) строки проведення;
- 4) формі здійснення.
Розглянемо першу групу (за часом здійснення), до неї входять: попередній, поточний та заключний контроль.
Попередній контроль повинен забезпечувати реалізацію на практиці встановлених вимог, правил, процедур та стандартів. Наприклад, попередній контроль у частині матеріальних ресурсів спрямований насамперед на забезпечення відповідності матеріалів або товарів, що купуються, встановленим стандартам. У частині трудових ресурсів цей контроль передбачає ретельний відбір працівників за наймом їх на роботу з урахуванням посадових вимог та їх ділових та особистих якостей. Щодо фінансових ресурсів попередній контроль здійснюється головним чином за допомогою попередніх бюджетів, про які йтиметься нижче.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час проведення роботи. Такий контроль зазвичай проводить сам керівник, перевіряючи роботу підлеглих. Поточний контроль у системі управління ґрунтується на зворотних зв'язках.
Заключний контроль зазвичай здійснюється, коли робота вже виконана та отримані результати можна зіставити із заданими. Звичайно, заключний контроль проводиться надто пізно для того, щоб відреагувати на проблеми, що виникли під час роботи. Однак він все ж таки дозволяє, по-перше, врахувати ці проблеми в майбутньому при виконанні (або плануванні) аналогічної роботиі, по-друге, здійснити винагороду працівників за одержані результати.
У процесі здійснення контролю дуже важливо правильно вибрати перелік параметрів, що перевіряються, і встановити завдання та критерії їх виконання, що сприймаються підлеглими.
До другої групи (за ступенем охоплення) відносяться наступні видиконтролю загальний (повний, суцільний) та вибірковий.
Загальний контроль передбачає суцільне вивчення виробничо-господарську діяльність, соціально-економічного процесу.
Вибірковий контроль отримав найширший розвиток у перевірці дотримання технологічних процесів, насамперед у виготовленні великих партійдеталей, масового виробництва. За його організації активно використовуються методи статистичного контролю якості. Суть даного методу полягає в тому, що перевіряють особливим чином відібрані з партії зразки продукції, а висновки робляться по всій партії.
Третя група (за термінами проведення) включає такі види контролю: систематичний, періодичний, разовий.
Систематичний контроль організується щодо найважливіших, відповідальних об'єктів виробничо-господарську діяльність підприємства. Він проводиться у заздалегідь встановленому режимі. У цьому терміни перевірок прямо залежить від ступеня важливості процесу.
У звичайній, повсякденній виробничо-господарській діяльності використовуються переважно періодичні форми контролю: перевірка ходу випуску продукції, наявність матеріалів складі, вихід робочих працювати. До цієї групи належить статистична звітність.
Особливе місце у управлінні належить разового контролю. Він, як правило, проводиться спеціалізованими функціональними органами та спрямований на всебічну перевірку якогось окремого аспекту або всієї виробничо-господарської діяльності.
У четвертій групі (за формою здійснення) фахівці в галузі управління виділяють три види контролю: фінансовий, адміністративний та технічний контроль.
Фінансовий контроль проводиться шляхом отримання кожного господарського підрозділу фінансової звітності за найважливішими економічними показниками. При цьому в центрі уваги знаходяться такі показники, як рівень прибутку, витрати виробництва та їхнє ставлення до чистих продажів, ефективність капіталовкладень, забезпеченість власними коштами, фінансовий стан та ін.
Адміністративний контроль здійснюється за відповідністю господарських результатів показникам, запланованим у поточному бюджеті: проводиться порівняння обсягу фактичних та запланованих продажів; аналізуються зміна частки фірми над ринком – як загалом, і по окремих продуктів і сегментам ринку, стан портфеля замовлень. У той же час, адміністративний контроль спрямований на рішення стратегічних завданьта досягнення намічених цілей шляхом найбільш ефективного використання наявних ресурсів і тісно пов'язаний із перспективним плануванням.
Технічний контроль використовується для перевірки параметрів виробництва. Він необхідний своєчасного усунення технічних неполадок, перевірки стану устаткування.
Процес контролюскладається з чотирьох взаємозалежних етапів:
- 1) встановлення цілей контролю – вироблення стандартів та критеріїв;
- 2) проведення спостережень та вимірювання фактичних результатів роботи;
- 3) порівняння фактичних результатів із запланованими;
- 4) управлінські заходи щодо виправлення будь-яких значних відхилень від планових стандартів.
Визначення конкретних цілей контролю(перший етап) – це встановлення вимог, стандартів, ступінь наближення до яких піддається виміру. Перший етап процедури контролю демонструє, наскільки близько злиті функції контролю та планування.
Стандарти – це конкретні цілі, прогрес щодо яких піддається зміні. Стандарт – параметр (вимога), якому має відповідати, задовольняти щось за своїми ознаками, властивостями, якостями. Стандарти контролю можуть спеціально розроблятися, але часто здійснення контролю беруться планові чи технологічні показники.
Проведення спостережень та вимірювань – другий етаппроцесу контролю.
Щоб визначити, наскільки ефективно виконується робота в реальності, менеджер повинен мати повну інформацію про робочий процес. Тому на другому етапі процесу контролю обов'язково проведення спостережень та вимірювання фактичних показників. Для вимірювання фактичних показників ефективності роботи менеджери зазвичай використовують такі джерела інформації: індивідуальні спостереження, звіти (усні, статистичні, письмові).
Для отримання достовірних відомостей щодо фактичного перебігу робіт менеджери можуть використовувати особисте спостереження самостійно визначати показники діяльності та в результаті мати інформацію, "не відфільтровану" іншими. Цей підхід забезпечує широке охоплення даних, оскільки можна спостерігати як за основними, так і за допоміжними робочими діями. Менеджер може виявляти фактичні недоліки у повсякденних діях працівників, оцінювати вираз їх осіб і робити висновки з тону підлеглого, тобто. користуватися відомостями зі своїх спостережень. На жаль, об'єктивність особистого спостереження часто піддається критиці – тут тяжить фактор суб'єктивізму. Те, що бачить один менеджер, інший може не помітити. Крім того, особисте спостереження вимагає значних витрат часу і, нарешті, цей метод є дещо сумнівним з морально-етичної точки зору, оскільки співробітники можуть інтерпретувати відкрите спостереження менеджера як ознаку невпевненості в них чи недовіри.
Широке застосування комп'ютерної техніки в організаціях призвело до того, що менеджери при вимірі результатів фактичної роботи все більше покладаються на статистичні (диспетчерські ) звіти. Слід пам'ятати, що даний механізмне обмежується використанням розрахункових даних. Він також включає графіки, гістограми та численні візуальні відображення ситуації в різних формах, які застосовуються менеджерами з метою оцінки прогресу роботи. І все ж незважаючи на те, що статистичні дані дуже наочні та ефективні для виявлення взаємозв'язків між окремими елементамиспостереження, вони надають обмежену інформацію про діяльність працівників. Справа в тому, що статистика фіксує лише деякі основні моменти, які можна виміряти кількісно, та часто ігнорує інші.
Інформацію також збирають за допомогою усних звітів – відомостей, які отримуються у комунікаціях з підлеглими: під час проведення конференцій, зборів, особистих переговорів чи телефонних дзвінків. Переваги і недоліки цього оцінки ефективності роботи збігаються з тими, які характерні для особистого спостереження. Крім того, даний методзабезпечує можливість зворотного зв'язку та дозволяє використовувати переваги мовної виразності та голосових інтонацій. Історично склалося, що з головних недоліків усних звітів було відсутність документування інформації для подальшого використання. Однак сьогодні можливості в цій сфері настільки збільшилися, що усні звіти можна записувати за допомогою звуко- та відеозапису, точно відображаючи їх зміст.
Фактичні результати діяльності працівників можна також визначати на основі письмових звітів. Як і статистичні звіти, вони менш оперативні. Такі звіти зазвичай більш обдумані, ніж усні, та зручні у зберіганні.
Для отримання повної та достовірної інформації менеджерам слід використовувати всі чотири описані джерела.
Зіставлення досягнутих результатів із встановленими стандартами – третій етап процесу контролю.
На третьому етапі процесу контролю менеджер має виявити, наскільки досягнуті результативідповідають його очікуванням. При цьому важливо розуміти, наскільки допустимі або безпечні виявлені відхилення від стандартів.
На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка є основою для вирішення початку дій. Діяльність, що здійснюється на цій стадії контролю, найчастіше є найбільш помітною частиною усієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації та її оцінці.
Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих відхилень, не більше якого відхилення отриманих результатів від намічених має викликати тривоги. Визначення масштабу допустимих відхилень – питання кардинально важливе. Якщо взято занадто великий масштаб, то проблеми можуть набути грізних обрисів. Але, якщо масштаб взятий надто маленьким, то організація реагуватиме на дуже невеликі відхилення, що дуже руйнівно і потребує багато часу. Важлива проблема процесу контролю – вибір критичних точок. Контролем необхідно охопити всі сторони та всі ланки функціонування організації. Однак для цього не потрібно перевіряти кожного працівника. Контролювати необхідно лише точки, що заслуговують на особливу увагу. Вміння вибрати такі критичні точки і полягає мистецтво управління. Можна запропонувати наступну методику визначення даних критичних точок. Методика пропонує відповіді такі питання.
- 1. Які оптимальні методи оцінки серйозних відхилень?
- 2. Для яких даних збирання інформації економічно виправдане?
- 3. Які показники відображають найкращим чиномцілі конкретного підрозділу?
- 4. За нашими ознаками можна найвірніше визначити, що ці цілі не виконуються?
- 5. Яким чином буде отримано інформацію про те, хто несе відповідальність за транспортне забезпечення чи інші неполадки?
При цьому постає питання якості контрольної інформації. Перевіряючи корисність інформації, слід враховувати кілька моментів.
По перше, інформація повинна містити дані про фактичний стан справ за всіма управлінськими параметрами, нормативи та різницю між двома цими величинами, за якою, власне, і судять про контрольований процес.
По-друге, різні рівніуправління повинні отримувати порівнянну інформацію, але неоднакову за рівнем подробиці: що нижча управлінська ланка, то більш докладною має бути інформація.
По-третє, потрібна валідна, тобто. достовірна інформація. Особа, яка приймає рішення, має бути впевнена в тому, що відомості, на основі яких буде ухвалено рішення, не спотворено.
По-четверте, повинні бути визначені та суворо витримані інтервали часу, протягом яких надходять відомості.
Вимірювання результатів
Вимірювання результатів, що дозволяють встановити, наскільки вдалося дотриматися встановлених стандартів, – це найважчий і найдорожчий елемент контролю. Для того щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати виду діяльності, який піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру, причому таку, яку можна перетворити на ті одиниці, у яких виражений стандарт.
Передача та розповсюдження інформації
Поширення інформації грає ключову роль забезпечення ефективності контролю. Щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, і досягнуті результати. Подібна інформація має бути точною, надходити вчасно та доводитися до відома відповідальних за відповідну ділянку працівників у вигляді, що легко дозволяє приймати необхідні рішення та дії. Бажано бути цілком впевненим, що встановлені стандарти добре зрозумілі співробітниками. Це означає, що має бути забезпечений ефективний зв'язок між тими, хто має їх виконувати.
Оцінка інформації про результати
Заключна стадія етапу зіставлення полягає у оцінці інформації про отримані результати. Менеджер повинен вирішити, яка саме інформація отримана та чи важлива вона. Важлива інформація- Це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище і суттєво необхідна для ухвалення правильного рішення.
Діапазон відхилень – прийнятні параметри розбіжностей між фактичними показниками ефективності та запланованими стандартами та нормами. Відхилення, що виходять за межі діапазону відхилень, вважаються значними, і на них слід звертати увагу. Таким чином, на стадії порівняння насамперед менеджерів має хвилювати розмір та спрямованість тенденцій у відхиленнях від стандарту (рис. 3.8).
Корекція діяльності – четвертий етаппроцесу контролю.
Заключний етап процесу контролю – проведення корекції діяльності з результатам контролю, тобто. Регулювання.
Уявимо завершальний етап контролю.
У певний час зосереджені ресурси початку діяльності організації та визначено результат діяльності. Задано стандарти та показники. Виконавці розпочали роботу.
Можна братися до аналізу діяльності, тобто. відбувається перевірка перебігу виконання робіт.
Менеджер повинен вибрати одну із трьох ліній поведінки: нічого не робити, усунути відхилення або переглянути стандарт (табл. 3.8).
Мал. 3.8.
Таблиця 3.8
Можливий вибір поведінки менеджера
|
Ситуація |
Наслідки |
|||
|
Нічого не робити |
Результати перевірки відповідають стандартам – найбільш прийнятною для фірми реакцією на результати контролю є підтримка status quo , тобто. збереження поточного стану |
|||
|
Усунути відхилення |
У ході виконання роботи було помічено будь-які відхилення від заданих стандартів. Доцільним буде внесення змін до діяльності об'єкта контролю (корекція роботи). |
|||
|
Якщо причиною відхилення фактичних показників роботи була недостатньо висока ефективність робочих операцій чи дій, менеджеру слід зробити коригувальні дії: зміна стратегії, структури чи практики розподілу винагород, реалізація програм додаткового тренінгу персоналу, ре-дизайн робочих завдань чи заміна працівників. Менеджер, який прийняв рішення про проведення коригувальних заходів, повинен також вирішити, чи слід йому вжити негайних або основних коригуючих дій. Негайні коригувальні дії полягають у виправленні проблеми відразу після її виникнення, внаслідок чого робочий процес повертається до нормального русла. При виборі основних коригуючих дій насамперед з'ясовується, чому і наскільки фактичні показники відхиляються від встановлених стандартіві норм і лише після цього вживаються відповідні заходи до джерела відхилення. Ефективні управлінці завжди проводять ретельний аналіз відхилень і, якщо це економічно виправдано, витрачають певний час на постійне коригування значних розбіжностей між запланованою нормою та фактичними показниками ефективності |
||||
|
Переглянути стандарт |
Ситуація визначається тим, що в ході виконання перевірки виявляється, що відбулися радикальні зміни у зовнішній чи внутрішньому середовищі, які роблять встановлені завдання нездійсненними. Доцільно усувати не всі помітні відхилення від стандартів. Іноді самі стандарти можуть бути нереальними, тому що вони ґрунтуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього. Під час перегляду планів мають переглядатися і стандарти |
|||
|
приклад. Торговій фірмі було поставлено щорічне зростання товарообігу на 23%. Однак у міру насичення ринку, зниження платоспроможного попиту та загострення конкуренції таке зростання може стати нереальним. Отже, необхідно зменшити цей показник, тобто. змінити стандарт. Іноді відхилення бувають результатом того, що запланований стандарт чи норма є нереалістичними; іншими словами, мета або недосяжна, або, навпаки, занижена. У разі корекції вимагає норма, а чи не робочий процес. приклад. Даний тип збільшення норм і стандартів нерідко зустрічається у спорті, коли спортсмени протягом сезону підвищують свої робочі цілі, якщо вони досягли намічених показників раніше запланованого терміну. |
||||
Найважче завдання – перегляд стандартів та норм у бік зменшення. Якщо співробітник або підрозділ істотно не виправдовують очікувань у досягненні мети, їх природна реакція полягає в тому, що вони перекладають відповідальність за таке відхилення на намічений стандарт або встановлену норму. Якщо ж керівництво впевнене, що норма реалістична, слід відстоювати цю точку зору та пояснити співробітникам та менеджерам, що в майбутньому їхня робота покращиться, а потім провести необхідні коригувальні заходи.
Іноді контроль називають зворотним зв'язком. Зворотній зв'язок- Це дані про отримані результати. Впливаючи на об'єкт управління отримують інформацію про новий стан. На підставі цієї інформації приймають нові рішення та здійснюють вплив. Прикладом зворотний зв'язок є звіт підлеглого керівнику своєї роботи. Керівник виявляє помилки та прорахунки підлеглого та коригує його дії для виправлення негативної ситуації. Система зворотний зв'язок дозволяє керівнику виявити непередбачені проблеми та скоригувати свою лінію поведінки те щоб уникнути відхилення у роботі організації від найефективнішого шляху її руху до поставленим цілям.
Усі системи зворотний зв'язок включають одні й самі основні елементи працюють на одних принципах. Ці системи, по перше, мають мету; по-друге, використовують зовнішні ресурси; по-третє, перетворять зовнішні ресурси для внутрішнього використання; по-четверте, стежать за значними відхиленнями від намічених цілей; у п'ятих, коригують ці відхилення у тому, щоб забезпечити досягнення цілей. Деякі організації створили цілі системи контролю, завданням яких є забезпечення досягнення планових показників у діяльності. Тобто система контролю забезпечує Зворотній зв'язокміж очікуваннями, визначеними початковими планами та реальними показниками діяльності організації.
Функцію контролю виконує кожний керівник. Об'єктом контролю може бути передусім посадові особи, процеси, які у організації, і навіть у цілому організація.
Наприклад, предметом контролю виробництва є кількість та якість продукції, дотримання технології, терміни виконання робіт. Менеджери, відповідальні за фінанси фірми, контролюють її доходи та витрати, порівнюють величину фактично отриманого прибутку з очікуваного. Менеджера з кадрів цікавить усе, що з людьми: чи запізнень, прогулів та інших порушень дисципліни, які роботи потрібен додатковий персонал, чи задоволені співробітники своїм становищем у фірмі. Таким чином, суб'єктами контролю в організаціях є менеджери, проте суб'єктами контролю можуть бути і державні органи влади.
Слід мати на увазі, що будь-який керівник, незалежно від рангу, повинен розглядати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків. Функції планування, організації, мотивації не можна здійснювати у відриві від функції контролю. Усі вони є невід'ємною частиною загальної системиуправління, яка веде організацію для отримання результату діяльності. Діяльність організації має забезпечити отримання необхідного результату, вона завжди протікає як керований процес.
| Найменування параметру | Значення |
| Тема статті: | ПОПЕРЕДНІЙ, ПОТОЧНИЙ І НАСТУПНИЙ КОНТРОЛЬ |
| Рубрика (тематична категорія) | Аудит |
КЛАСИФІКАЦІЯ ГОСПОДАРСЬКОГО КОНТРОЛЮ
Контроль можна класифікувати за різними ознаками.
1. За видами контрольділиться на державний контроль, аудит та громадський контроль.
Державний контроль здійснюють органи державної влади та управління та адміністративні органи.
Аудит – незалежний контроль над діяльністю організацій, здійснюваний аудиторами-предпринимателями чи аудиторськими фірмами.
Суспільний контроль здійснюється громадськими організаціями.
2. За суб'єктами контрольноїдіяльності контроль поділяється на відомчий та позавідомчий контроль.
Відомчий контроль за діяльністю організацій здійснюється вищим органом за принципом адміністративної підпорядкованості.
Позавідомчий контроль передбачає здійснення контрольних функцій незалежно від відомчої підпорядкованості організацій, що перевіряються.
3. За характером контрольних функційта сфері їх застосування виділяють правовий, економічний та виробничо-технічний контроль.
Правовий контроль здійснюється у сфері державного управління та забезпечує точне та неухильне дотримання законів усіма організаціями та посадовими особами, його здійснюють в основному органи прокуратури та суди.
Економічний контроль проводиться у сфері управління економікою і включає фінансовий, бухгалтерський, ревізійний і статистичний контроль.
Виробничо-технічний контроль здійснюється у сфері виробничого процесута є способом оперативного регулювання ходу виробництва. Його забезпечують відділи технічного контролю, диспетчерські служби та інші служби контролю та якості.
4. За часом здійснення контролюь поділяють на попередній, поточний та наступний контроль.
Попередній контроль застосовується на стадії прийняття управлінських рішень на початок здійснення господарських операцій. Метою його є попередження порушень законності, недоцільного, неефективного використання господарських засобів та прийняття необґрунтованих рішень.
Поточний контроль здійснюється під час господарських операцій. Його мета – оперативне виявлення та своєчасне припинення порушень та відхилень при виконанні виробничих завдань, пошук та освоєння внутрішньогосподарських резервів зростання ефективності виробництва.
Наступний контроль здійснюється після здійснення господарських операцій після закінчення певного звітного періоду. Мета даного виду контролю – встановити правильність, законність та економічну цілісність вироблених господарських операцій, виявити факти безгосподарності та розкрадань. Ця форма контролю є найпоширенішою і застосовується в роботі всіх контролюючих органів.
5. За джерелами перевіркивиділяють документальний та фактичний контроль.
Документальний контроль полягає у перевірці первинних документів, бухгалтерських та оперативних регістрів, статистичної, бухгалтерської, оперативної звітності. Метою його є виявлення правильності, достовірності, законності та економічної доцільності документально відображених господарських операцій.
Фактичний контроль передбачає перевірку фактичного стану, наявності та використання засобів організації, що здійснюється шляхом обстеження, огляду, обміру, перерахунку зважування.
6. За методами здійсненняконтроль поділяється на ревізію, аудит, тематичну перевірку, економічний аналіз, обстеження, розслідування (слідство) та господарську суперечку.
Ревізія є документальною і фактичною перевіркою виробничо-фінансової та комерційної діяльності організацій за певний період часу. Мета ревізії – отримання достовірної та повної інформаціїпро стан об'єкта, що контролюється.
Аудит - це незалежна перевірка стану бухгалтерського обліку та звітності. Мета аудиту – перевірити правильність ведення бухгалтерського обліку відповідно до чинних нормативних положень, підтвердити достовірність показників фінансової звітності організації.
Тематична перевірка організується за окремою, заздалегідь розробленою тематикою (перевірка безпеки засобів організації, забезпечення безпеки та використання обладнання тощо). Мета тематичної перевірки – отримання даних, що характеризують стан справ з тематики, що вивчається, і виявлення не використовуються в організації резервів.
Цей спосібконтролю часто використовується за наявності сигналів про ті чи інші недоліки в господарській діяльності організацій та окремих посадових осіб або за вкрай важливості спеціального вивчення окремих питань цієї діяльності.
Економічний аналіз - це метод контролю, що дозволяє виявити вплив чинників на результати фінансово-господарську діяльність організацій. За допомогою спеціальних прийомів аналізу кількісно вимірюється величина факторів, що позитивно та негативно впливають на результати діяльності підприємства. Τᴀᴋᴎᴎᴩᴀᴈᴏᴍ, аналіз дозволяє розкрити невикористовувані резерви зростання ефективності виробництва.
Обстеження – ознайомлення із станом контрольованого об'єкта дома. Воно організується, наприклад, перевірки стану складського господарства, пожежної безпеки, охорони праці тощо.
Розслідування (слідство) являє собою спосіб встановлення винності посадових осіб у скоєнні тих чи інших порушень законності, пов'язаних з присвоєнням власності, безгосподарністю, посадовими зловживаннями, та визначення розміру заподіяної ними матеріальної шкоди.
Господарський суперечка - це спосіб встановлення дотримання законності та забезпечення, законних прав організацій у господарських взаємовідносинах. Які суперечки вирішуються в арбітражних судах.
За часом проведення контрольних заходів існують попередній, поточний та наступнийконтроль.
Попередній контрольпередує скоєнню господарської операції. З нього починається поділ обов'язків (фундамент контролю).
Найважливіші контрольні моменти, що використовуються на стадії прийняття управлінського рішення, зводяться до попередження незаконних дій окремих посадових осіб, до припинення недоцільних з економічної точки зору операцій з витрачання товарно-матеріальних цінностей або коштів. Τᴀᴋᴎᴎᴩᴀᴈᴏᴍ, попередній контроль є профілактичним. За допомогою його різні посадові особи проводять взаємне звіряння цільовості майбутніх витрат і запобігають можливості здійснення таких господарських операцій, які потенційно здатні завдати шкоди господарській системі.
Якщо компанія має сильну структуру внутрішньогосподарського контролю, то діапазон об'єктів попереднього контролю має бути досить широким (і навпаки).
Поточний контроль(Інакше, оперативний) - це той контроль, який здійснюється в ході здійснення різних господарських операцій. Ті помилки, прорахунки та навіть не виявлені попереднім контролем спроби зловживання, які бувають виявлені перевіряльною особою під час поточного контролю, мають бути негайно виправлені чи усунуті. При сильній структурі господарського контролю об'єктами поточного контролю бувають усі господарські операції.
Суб'єкти поточного контролю ще різноманітніші, ніж попереднього. Кожен із вас перераховує отримані гроші одночасно з проставленням свого підпису у видатковому ордері або розрахунково-платіжної відомості, тим самим беручи участь у здійсненні поточного контролю. Тим більше, цю функцію постійно здійснюють і повинні здійснювати всі посадові особи зі складу керуючої системи в рамках їх повноважень і рядові співробітники, зайняті в керованій системі.
Подальший контрольздійснюється після здійснення господарських операцій. Будь-які посадові особи та співробітники компанії, беручи участь у будь-якій господарській операції та оформлюючи відповідні документи, добре усвідомлюють, що ці виправдувальні документи і після здійснення господарської операції будуть неодноразово перевірені іншими особами.
Зрозуміло, будь-яка господарська операція має бути піддана ретельному подальшому контролю лише потенційно. Зазвичай кількість контрольних моментів по всій сукупності господарських операцій того чи іншого типу все-таки обмежена. Кількість контрольних моментів, а також ступінь їх ретельності щоразу визначаються економічною доцільністю виходячи із співвідношення витрат на здійснення таких контрольних моментів та потенційних результатів перевірки.
Серед суб'єктів подальшого контролю розрізняють фінансові та податкові органи (включаючи податкову поліцію), органи валютного та митного контролю, банківсько-кредитної системи тощо. Але аудит (як зовнішній, і внутрішній) займає особливе місце, оскільки, на відміну від вище перерахованих органів, аудитори покликані контролювати не той чи інший особливо позначений аспект діяльності організації, а результати усієї фінансово-господарської діяльності в цілому. Для цього вони повинні впоратися з величезною кількістю обліково-аналітичної та юридичної документації, здійснити велике числоконтрольних процедур та перевірок господарських операцій по суті. Τᴀᴋᴎᴎᴩᴀᴈᴏᴍ, сучасний аудит можна визначити як особливу організаційну форму контролю.
ПОПЕРЕДНИЙ, ПОТОЧНИЙ І НАСТУПНИЙ КОНТРОЛЬ - поняття та види. Класифікація та особливості категорії "ПОПЕРЕДНИЙ, ПОТОЧНИЙ І НАСТУПНИЙ КОНТРОЛЬ" 2017, 2018.