Управление процессом адаптации – это активное воздействие на различные аспекты введения нового работника в организацию, должность и коллектив (профессиональный, социально-психологический, психофизиологический и т.
Д.) с целью влияния на ход адаптации, сокращения сроков, снижения неблагоприятных последствий и т. д.
Понятие «адаптация персонала» часто подменяют «терминами «испытательный срок» или «ориентация», однако эти понятия существенно различаются (табл. 5.33).
Таблица 5.33 Сравнительный анализ понятий «адаптация», «ориентация» и «испытательный срок» 
Чтобы обеспечить управление адаптацией персонала, необходимо определить ее механизм, который представляет собой совокупность процедур принятия управленческих решений, средств воздействия и кадровых технологий. Он позволяет регламентировать взаимодействие участников процесса.
Механизм управления адаптацией включает три элемента:
1) структурное закрепление функций управления адаптацией, т. е. определение круга лиц, ответственных за осуществление адаптации персонала и управление ею;
2) технологии организации процесса адаптации (комплекс мероприятий, направленных на введение сотрудника в организацию и его должность);
3) организация информационного обеспечения процесса адаптации, т. е. определение критериев успешности адаптации, методов ее оценки и сроков.
Структурное закрепление функций управления адаптацией. Основные функции лиц, ответственных за управление адаптацией:
1) профессиональная консультация работников организации;
2) знакомство сотрудника с основными обязанностями, требованиями;
3) организация обучения;
4) обеспечение соблюдения работником правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности;
5) формирование необходимых для эффективной подготовки кадров условий;
6) разработка индивидуального плана занятий на весь адаптационный период;
7) организация деятельности сотрудника;
8) оказание необходимой помощи работнику;
9) демонстрация образца исполнения должностных обязанностей на собственном примере;
10) изучение профессиональных и личных качеств сотрудника;
11) введение его в коллектив организации, оказание помощи в поддержании деловых взаимоотношений с коллегами и руководителями различных уровней;
12) контроль и оценка выполнения сотрудником заданий в течение всего адаптационного периода.
Возможные варианты закрепления функций управления адаптацией:
– выделение соответствующего подразделения (группы, отдела) в оргструктуре системы управления персоналом (подразделение по управлению адаптацией). Чаще всего функции по управлению адаптацией выполняет отдел (бюро) по обучению и развитию персонала, иногда – служба, занимающаяся подбором персонала;
– распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по подразделениям (цехам, отделам) или группам подразделений. В данном случае специалист по персоналу становится куратором определенных подразделений. Специалистом по управлению адаптацией может быть как сотрудник одного из подразделений системы управления персоналом, так и подготовленный к этой роли сотрудник другого функционального подразделения;
– развитие наставничества. Основными требованиями, предъявляемыми к наставнику, как правило, являются его желание выполнять данные обязанности, наличие опыта работы, позитивный настрой по отношению к организации. Кроме того, предъявляются требования к личностным качествам наставника: терпимость, спокойствие, организованность, тактичность. Прежде чем приступить к выполнению обязанностей, наставники проходят специальное обучение, в процессе которого развивают необходимые педагогические и коммуникативные навыки: умение слушать собеседника, умение излагать материал, наблюдательность и т. д. Наставничество подкрепляется материальными (фиксированная надбавка за выполнение функций наставника, либо процент от заработной платы адаптанта) и нематериальными стимулами (наставничество может выступать как одно из условий должностного продвижения);
– развитие структурных взаимосвязей системы управления персоналом (в частности подразделения управления адаптацией) с различными подсистемами организации управления предприятием. Во многих зарубежных фирмах эта служба включена в систему контроллинга. Предметом функциональных взаимосвязей между подразделениями управления адаптацией и организации управления являются главным образом вопросы форм и принципов организации труда, системы внедрения нововведений и т. п.
Мероприятия, составляющие технологию организации процесса адаптации можно условно разделить на три группы:
1) предварительные (презентационные и подготовительные);
2) вступительные;
3) сквозные.
1. Предварительные мероприятия, т. е. мероприятия, которые проводятся прежде чем работник приступил к выполнению должностных обязанностей, можно разделить на презентационные и подготовительные.
К презентационным относятся мероприятия по снабжению кандидатов информацией о самой организации, ее миссии, цели, производимом продукте или оказываемых услугах, а также о корпоративной политике и отношении к персоналу.
В отдельных компаниях практикуется работа со студентами, которых привлекают на стажировки или для прохождения практики; они также получают необходимую общую информацию о компании, условиях труда, а также нормах и ценностях организации.
Методика опроса сотрудников
Методика многоступенчатого опроса новых сотрудников
Для того чтобы определить необходимость мероприятий, способствующих облегчению адаптации сотрудников и реально оценить пробелы, важно осознать потребность внесения изменений в уже имеющиеся аналогичные механизмы. Для этой цели на предприятии может быть использована методика многоступенчатого опроса новых сотрудников, например шестиэтапного:
1) определение целевой группы;
2) определение вида и способа опроса;
3) разработка анкеты, основными элементами которой являются следующие вопросы:
Ожидания новичков;
Удовлетворенность (неудовлетворенность) различными элементами процедуры адаптации (например, работой наставника с новичком, результативностью испытательного срока и т. д.);
Информационный дефицит новых сотрудников;
Характеристика норм общения и манеры поведения в трудовом коллективе;
4) определение способа связи с респондентом;
5) проведение опроса респондентов;
6) анализ результатов:
Проверка влияния вспомогательных данных (половозрастных и других характеристик респондентов) на результаты опроса;
Оценка качества адаптационных механизмов в организации;
Формулирование выводов.
Особенности методики состоят в следующем:
Респондентами должны быть все новые сотрудники, принятые на работу в исследуемую организацию в течение установленного исследователями срока, а также их коллеги;
Каждый новый сотрудник должен опрашиваться несколько раз: письменно – до поступления на работу, спустя месяц, через три месяца, а также устно – через 6–8 месяцев после первого рабочего дня;
Все анкеты направляются каждому новому сотруднику с пометкой «лично». Через неделю после первого опроса в телефонном разговоре с каждым респондентом выясняются некоторые моменты относительно удобства осуществления опроса и понятности содержимого анкеты. Спустя 6–8 месяцев после найма новых сотрудников в специально отведенном помещении проводится доверительное интервью.
Методика позволяет определить испытываемый новыми сотрудниками дефицит информации об организации и рабочем месте перед первым рабочим днем. Проведенные М.-Л. Рейн обследования выборочной совокупности предприятий Германии дали следующие результаты: 3/4 новых сотрудников перед началом работы не знали, есть ли в организации программы по введению «новичков»; более 1/3 из них не видели своего рабочего места и не знали, с каким количеством коллег им предстоит работать; более 2/3 респондентов не имели представления, как минимум, о четырех из семи упомянутых в анкете элементах информации (рис.
Рис. 5.17. Информационный дефицит, испытываемый новыми сотрудниками перед вхождением в организацию
Ожидания новых работников в первый рабочий день и в первую неделю представлены на рис. 5.18 и 5.19, соответственно: результатом оказались очень большие разрывы при ответах респондентов в первом и втором случаях.
Рис. 5.18. Ожидания от первого рабочего дня и разочарования в них 
Рис. 5.19. Ожидания новых сотрудников от первой рабочей недели и разочарования в них
Наиболее значимыми для опрошенных стали дружелюбие, приветливость, предупредительность коллег и руководителя, снисходительность и внимание к новичкам. Однако самым трудным или, по мнению руководства компании, самым незначительным для первого дня работы нового работника в кадровой политике явились знакомство новых сотрудников с коллегами, оповещение сотрудников об их приходе и беседа руководителя с новичками в момент их трудоустройства. Ожидания, которые имелись у них по прошествии первой недели трудовой деятельности, наименее оправдались относительно помощи коллег, бесед с руководителем на предмет порученных заданий, а также внимания коллег к наличию пока еще небольшой компетентности.
Подготовительные мероприятия, осуществляемые ответственными за управление адаптацией работниками – это:
– подготовка рабочего места;
– оповещение и подготовка руководителя, коллег о приходе нового сотрудника;
– назначение наставника;
– внесение персональных данных нового сотрудника в обычные для компании списки (телефонный справочник, веб-сайт);
– подготовка комплекта визиток для нового сотрудника;
– формирование пакета документов, связанных с оформлением сотрудника;
– оформление пропускных документов;
– осведомление у сотрудника накануне его официального выхода на работу по телефону, не возникло ли новых вопросов или проблем.
2. Вступительные мероприятия осуществляются в первый день работы сотрудника. Их цель – создать положительный настрой у новичка, позитивное отношение к компании и новому рабочему месту. Наиболее важные мероприятия:
– встреча нового работника с сотрудником отдела управления персоналом или наставником;
– подготовка справочника сотрудника;
– оформление документов, связанных с приемом новичка;
– организация встречи работника с непосредственным руководителем;
– составление плана работы на период испытательного срока;
– осуществление общего знакомства сотрудника с предприятием, его особенностями, коллективным договором;
– проведение инструктажа по технике безопасности, противопожарной безопасности, охране труда;
– представление работника коллективу организации. Часто представляет новичка руководитель, что придает его появлению большую значимость;
– разъяснение бытовых вопросов работы подразделения;
– размещение приветственного сообщения на страницах корпоративной газеты, стенгазеты, веб-сайте или пересылка его по электронной почте;
– просвещение нового работника относительно размещения основных подразделений, служб (в том числе, столовой и др.);
– вручение визитных карточек, пропускных документов.
Кроме того, новому работнику будет приятно получить в подарок сувенир с логотипом компании, а также поздравление от представителя вышестоящего руководства. В первый день целесообразно назначить выход новичка на работу на один-два часа позже общепринятого в организации, когда все сотрудники уже будут находиться на рабочих местах.
3. Сквозные мероприятия осуществляются на протяжении всего периода адаптации. Эффективными могут быть следующие из них:
– организация семинаров, курсов и т. п. по различным аспектам адаптации;
– проведение плановых встреч с руководителем, менеджером по персоналу, основная цель которых – определить, с какими трудностями сталкивается работник, вся ли необходимая информация была ему предоставлена, все ли необходимые мероприятия проведены;
– постепенное усложнение заданий, выполняемых новым работником;
– выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
– выполнение разовых поручений по организации работы органа управления (производственного совещания, совета директоров и т. п.);
– проведение в коллективе специальных ролевых игр, тренингов по сплочению сотрудников и развитию групповой динамики;
– разработка индивидуального плана обучения.
Информационное обеспечение процесса адаптации базируется на мониторинге и оценке показателей ее длительности и эффективности, в качестве которой иногда используется действующая в организации система оценки персонала. Однако более обоснованным является использование в качестве критерия успешности адаптации объективных и субъективных показателей различных аспектов производственной адаптации (табл. 5.34).
Таблица 5.34 Объективные и субъективные показатели оценки различных аспектов производственной адаптации 
Объективные показатели поддаются объективной регистрации с помощью различных методов (специальной аппаратуры, экспертной оценки, наблюдения) и характеризуют эффективность трудовой деятельности, активность участия сотрудников в ее различных сферах.
Субъективные показатели эффективности адаптации характеризуют отношение сотрудника к работе в целом или отдельным ее проявлениям. Они изучаются с помощью анкетирования сотрудника и психологического тестирования.
Оценка нового сотрудника носит комплектный характер. Элементами оценки являются результаты анонимного опроса коллег и клиентов, отзывы работников, осуществлявших ориентационную работу (руководителя, наставника, менеджера по персоналу), результаты работы оцениваемого сотрудника, зафиксированные в плане работы на испытательный срок.
Сбор и обработку информации об уровне и длительности адаптации целесообразно проводить в рамках текущей деловой оценки персонала. По отношению к новым сотрудникам процедура деловой оценки должна иметь более высокую периодичность в пределах срока адаптации.
Управление адаптацией работников
На любом предприятии должно существовать специальное структурное подразделение (обычно отдел кадров или управление кадрами), которое осуществляет кадровый менеджмент . Важнейшими направлениями деятельности службы управления кадрами в современных условиях являются поиск персонала , работа с обучающимися, адаптация работников , организация их обучения, аттестация персонала , прием на работу, перевод, увольнение.
В процессе адаптации следует плавно вводить нового работника в его деятельность, исключать ситуации, которые могли бы отрицательно повлиять на вхождение работника в трудовой ритм коллектива, непредвиденные трудности, связанные с перегрузками, дефицитом информации и т.д. Поэтому управление адаптацией должно выражаться в активном воздействии на факторы, предопределяющие ее ход, сроки и снижение неблагоприятных воздействий.
Управление трудовой адаптацией работника
Как проявляются в управлении два различных подхода к адаптации работника в организации
Создание резерва кадров сокращает период профессиональной адаптации работника, способствует организации планомерного развития, стажировки персонала, обеспечивает непрерывность процесса управления, позволяет назначать на вакантные должности наиболее подготовленных, проверенных на практике специалистов. Подбор, оценка резерва осуществляется на основе строгого соблюдения выработанных принципов.
В последнее время на ряде предприятий разработаны комплексные системы управления адаптацией вновь принятых работников. Большое признание получила система Внимание, разработанная при участии кафедры социологии и психологии управления МИУ им. С. Орджоникидзе на Уфимском заводе им. С. М. Кирова. Объект воздействия этой системы - работники всех профессий и различного трудового стажа , вновь поступившие на предприятие. Эти работники находятся в сфере активного воздействия системы в течение первого года работы. Субъекты этой системы - руководители разных уровней и подразделений предприятия. Согласно требованиям системы Внимание определяется круг решаемых ими задач и методов работы с вновь поступившими. За сравнительно короткое время благодаря системе Внимание на заводе резко снизилась текучесть кадров и стал более рационально использоваться труд вновь поступивших работников.
При переходе к рынку стали создаваться новые структурные подразделения - службы управления персоналом на базе отдела кадров , отдела организации труда и заработной платы , отдела охраны труда и техники безопасности и др. Основные их задачи следующие оформление и учет кадров социально-психологическая диагностика анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений информационное обеспечение анализ кадрового потенциала и определение потребности в персонале оценка и подбор кандидатов на вакантные должности трудовая адаптация работника управление мотивацией труда и др.
Работа с резервом кадров обеспечивает совершенствование и развитие кадрового потенциала , становление руководителей и специалистов предпринимательского типа, способных адекватно реагировать на изменения во всех сферах деятельности и эффективно работать в современных условиях. Наличие резерва способствует организации планомерного обучения и стажировки, что сокращает период профессиональной адаптации работника, обеспечивает непрерывность процесса управления, существенно уменьшает риск, связанный с ошибками при назначении на освободившуюся должность, позволяет избежать случайностей и своевременно заменять недостаточно подготовленных работников более подготовленными.
Социологические и психологические знания знание закономерностей формирования личности в деятельности и общении, основных сведений о структуре деятельности и личности, об особенностях проявления познавательных процессов, эмоционально-волевой сферы личности взрослого человека, его индивидуально-психологических особенностей закономерностей общения и взаимодействия людей, основ социальной психологии групп, путей практического приложения результатов социально-психологических исследований основ профориентационной работы, методов профессионального отбора и профессионального консультирования, особенностей социальной и профессиональной адаптации работников, изучения их личных и деловых качеств социально-психологических методов руководства трудовыми коллективами и особенностей применения их на практике, основ формирования стабильных трудовых коллективов, создания оптимального морально-психологического климата основ социального планирования , методов разработки и составления планов социального развития трудовых коллективов методов организации и проведения социологических и психологических исследований, основных закономерностей повышения уровня удовлетворенности работников трудом на производстве механизмов психологической совместимости работников, формирования межличностных отношений в коллективе половозрастных особенностей работников и путей их использования в работе, психологии обучения и воспитания взрослых основ эффективного общения основ общей и социальной психологии, психологии и социологии труда , психологии управления.
В противоположность этому модель человеческого потенциала с ее нацеленностью на совершенствование и расширение способностей рабочих в высшей степени приспособлена для изменяющейся обстановки. Р. Майлз писал Производственные распоряжения не основываются на предположении неизменности целей производства или производственных процессов . Совершенствование способностей работников является главным предметом ответственности менеджера. Этот рост расценивается как вложение капитала , приводящее к более совершенному выполнению заданий и большей маневренности. Таким образом, изменения не только возможны, но и настоятельно необходимы, если ставится цель извлечь все выгоды из применения системы. В условиях этой модели подчеркивание роли самоуправления и самоконтроля также отражает принятие изменений и отсутствие опасений по этому поводу. Способности, приобретаемые в ходе планирования и контроля объема производства, в определенной ситуации впоследствии частично переносятся в новые условия, и доверие, завоеванное умелым самоуправлением, является предпосылкой стремления к дальнейшим изменениям. В результате система человеческого потенциала" приводит к общему планированию положения отдела, производственных графиков и процессов. Для успешного решения таких задач служащие должны быть хорошо осведомлены, и не только о том, что ожидается или что уже произошло, но и о том, каким образом и в какой степени деятельность их подразделения связана с более общим организационным процессом . Понимание того, как и почему происходят те или другие процессы, не только обеспечивает возможности адаптации к внешним изменениям , но и выполняет полезную функцию стимулирования внутренней направленности к изменениям и совершенствованию. Таким образом, для приспособления к изменяющимся технологическим условиям самоуправление и самоконтроль жизненно необходимы. В целом японская система управления уделяет особое внимание коллективному принятию решений , что представляет собой лишь реализованную форму самоуправления и самоконтроля.
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ ОРГАНИЗАЦИИ - целенаправленная деятельность руководящего состава организации, руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепции и стратегии кадровой политики, принципов и методов управления персоналом. У.п.о. заключается в формировании системы управления персоналом планировании кадровой работы, разработке оперативного плана кадровой работы проведении маркетинга персонала определении кадрового потенциала и потребности организации в персонале. Технология У.п.о. охватывает широкий спектр функций от приема до увольнения кадров наем, отбор и прием персонала деловая оценка персонала при приеме, аттестации, подборе профориентация и трудовая адаптация мотивация трудовой деятельности персонала и его использования организация труда и соблюдение этики деловых отношений управление конфликтами и стрессами обеспечение безопасности персонала управление нововведениями в кадровой работе обучение, повышение квалификации и переподготовка кадров управление деловой карьерой и служебно-про-фессиональным продвижением управление поведением персонала в организации управление соц. развитием кадров высвобождение персонала . У.п.о. предусматривает информационное, техническое, нормативно-методическое, правовое и делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом. Руководители и работники подразделений системы управления персоналом организации решают вопросы оценки результативности труда руководителей и специалистов управления, оценки деятельности подразделений системы управления организации , оценки экон. и соц. эффективности совершенствования управления персоналом.
Основные и вспомогательные типы управления . Имея в виду, что стиль работы, принятый руководителем, может быть постоянным в каких-то ситуациях, необходимо учитывать, что при изменении ситуации возможна адаптация и корректировка способа воздействия на подчиненных. Речь идет о том, что большинство руководителей помимо основной модели поведения имеют и вспомогательную модель либо несколько моделей. Характер вспомогательной модели поведения руководителей очевиден в том случае, если невозможно реализовать основной стиль руководства . Т.е. вспомогательная модель управления - это такая манера поведения, к которой прибегает менеджер в стрессовой или конфликтной ситуации , выйти из которой традиционными средствами невозможно. Связь между основными и вспомогательными моделями управления можно проследить на примере того, как руководитель справляется с "непослушным" работником. Так, для начала он пытается "вразумить" его по типу 9.9. Если это не срабатывает, руководитель занимает более жесткую позицию 9.1. Наконец, если результат не достигнут, руководитель снимает свои претензии в духе 1.1.
Менеджмент как современная система управления фирмой, предприятием, действующим в условиях рыночной экономики , предполагает создание условий, необходимых для их эффективного функционирования и развития производственно-хозяйственной деятельности . Речь идет о такой системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией фирмы на спрос и потребности рынка , на запросы индивидуальных потребителей обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах широким использованием новейших научно-технических достижений регулированием межфирменных отношений. Особенность современного менеджмента состоит в его направленности на обеспечение рационального ведения хозяйства на уровне фирмы в условиях дефицитности ресурсов , необходимость достижения высоких конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной адаптации фирмы к новым рыночным условиям. Система управления , отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического развития, должна быть гибкой и эффективной.
Одна из важнейших задач кадровой работы на предприятии - управление адаптацией привлекаемых работников, обеспечивающее взаимное приспособление работника и организации, которое основано на постоянной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных и организационно-экономических условиях труда . Когда человек поступает на работу, он включается в систему внутриорганизацион-ных отношений, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции соответствует совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления и т. п. От человека, занимающего каждую из названных позиций, ожидается соответствующее поведение. Активное принятие норм и ценностей новой социальной среды (группы, коллектива, организации) обеспечивает успешное овладение и выполнение требуемых от работника социальных ролей.
Введение
Адаптация является одним из элементов системы управления персоналом предприятия. Несмотря на это, адаптационным мероприятиям в компании подчас уделяется минимум внимания, так как временные и организационные ресурсы службы персонала инвестируются в развитие систем оценки и обучения.
Нередко организации используют только отдельные элементы адаптации, например, проводят для новичков вводные курсы или выдают всем пришедшим «Книгу сотрудника». Но для того чтобы проводимые мероприятия были эффективными, необходим системный подход к адаптации новых сотрудников. Отсутствие системности может привести к снижению эффективности других проектов HR-службы, направленных на формирование бренда работодателя, развитие корпоративной культуры.
В ходе опроса, проведенного одним из российских деловых изданий, 8% респондентов, заявили, что их компании не предпринимают никаких усилий по адаптации новичков, а 12% - что руководство только начинает об этом задумываться. Большая же часть - 80% компаний - рассматривают функцию адаптации персонала как необходимую для успешного бизнеса.
1. Трудовая адаптация: понятие, цели и ее этапы
Виды трудовой адаптации
Адаптация (от лат. adaptio - приспособление) - процесс ознакомления работника с новой организацией и изменения его поведения в соответствии с требованиями и правилами корпоративной культуры новой компании.
В самом общем виде адаптация - «процесс приспособления работника к условиям внешней и внутренней среды». Термин «адаптация» чрезвычайно широк и применяется в различных областях науки. В социологии и психологии выделяют социальную и производственную адаптацию. В определенной мере эти два вида адаптации пересекаются друг с другом, но каждая из них имеет и самостоятельные сферы приложения: социальная деятельность не замыкается на производстве, а производственная - включает и технические, и биологические, и социальные аспекты.
Можно привести определение адаптации Эдгара Штейна: «процесс познания нитей власти, процесс достижения доктрин, принятых в организации, процесс обучения, осознания того, что является важным в этой организации или ее подразделениях».
В идеале, правильно осуществленный процесс адаптации должен привести:
·к уменьшению стартовых издержек за счет уменьшения сроков достижения новым сотрудником установленных стандартов выполнения работ;
·сокращению текучести кадров;
·экономии времени непосредственного руководителя и рядовых работников;
·возникновению у нового члена коллектива чувства удовлетворенности работой, снижению тревожности и неуверенности.
Процесс адаптации традиционно принято разделять на четыре этапа.
Оценка уровня подготовленности нового работника.На этом этапе происходит определение непривычных для работника ситуаций и вариантов решения привычных для работника задач.
Ориентация.На этом этапе происходит практическое знакомство нового работника с его обязанностями и требованиями, предъявляемыми к нему со стороны организации.
Действенная адаптация.На этом этапе новичок приспосабливается к своему новому положению и широко включается в межличностные отношения с коллегами.
Функционирование.На завершающем этапе адаптации работник преодолевает производственные и межличностные проблемы и переходит к стабильной работе.
Приходя в организацию, человек неизбежно должен чем-то жертвовать ради её интересов; ему небезразлично, что, когда и в каких объёмах он должен делать, в каких условиях работать, с кем и сколько времени контактировать, что будет давать ему организация и т.п. От этого и ряда других факторов зависит удовлетворённость человека взаимодействием с организацией, его отношение к ней и вклад в её деятельность.
Под факторами, влияющими на адаптацию персонала, понимается «совокупность условий и обстоятельств, которые определяют темпы, результат, уровень и устойчивость адаптации».
В соответствии с определением факторы адаптации классифицируют:
по степени зависимости от общих социальных условий (общие и специфические);
по уровню и степени управляемости (макрофакторы и микрофакторы);
по частоте распространения факториальных признаков (более распространенные и менее распространенные);
По степени значимости для работника - главные (доминирующие) и неглавные (недоминирующие).
2. Управление адаптацией персонала в организации
Процесс взаимного приспособления сотрудника и организации, основанный на принятии или непринятии первым новых профессиональных и организационных условий работы, должен быть связан как со стратегическим планированием в организации, так и с существующими программами мотивации сотрудников, оценки и развития персонала и, конечно же, со сложившейся корпоративной культурой компании.
Именно недостаточное внимание службы по работе с персоналом к этой функции, отсутствие четко регламентированных процедур по адаптации новых сотрудников влечет за собой «неврабатываемость» нового сотрудника в коллектив, его уход или увольнение по инициативе администрации. Соответственно эффективность мероприятий по комплектованию организации персоналом снижается, да и эффективность деятельности организации в целом, падает.
На всех этапах адаптации возможно управленческое воздействие на ее ход. Контролируемый ход адаптации приводит к прогрессивному результату.
Управление адаптацией - это процесс активного воздействия на факторы, определяющие ее развитие и позволяющие снизить неблагоприятные последствия. Основная задача управления адаптацией персонала состоит в устранении причин и снижении негативных моментов, неизбежно возникающих при приспособлении работника к условиям новой внешней и внутренней среды.
Технология эффективного управления процессом адаптации предполагает составление соответствующего алгоритма, определение способов и методов воздействия на процесс адаптации, качественных и количественных показателей, позволяющих контролировать процесс адаптации нового работника.
О скорости и уровне адаптированности работников судят по объективным и субъективным показателям.
Объективными показателями общей адаптированности работника являются показатели эффективности его трудовой деятельности, и его активность в различных сферах жизни. Объективным показателем профессиональной адаптации является соответствие квалификации, требованиям рабочего места. Для социально-психологической адаптации - это участие в жизни коллектива, социально-психологическая позиция в нем, для психофизиологической - степень утомляемости.
Субъективные показатели общей адаптированности - это желание или нежелание продолжать работу в данной организации, общая удовлетворенность работой.
Источником информации о показателях адаптированности служит документация и результаты опроса как самих адаптантов, так и их непосредственных руководителей.
Таким образом, объективные и субъективные стороны адаптации взаимосвязаны, хотя и характеризуют ее отличающиеся аспекты.
Управление адаптацией предполагает проведение системы мероприятий, направленных на ускорение адаптации новых работников. Существует целый ряд факторов, на которые организация влиять не может. Это такие личностные факторы, как пол, возраст, семейное положение, планы на будущее, нормы и ценности молодого работника, подчас его ожидания. Но из этого не следует, что информация о тенденциях, характере влияния этих факторов на адаптацию не нужна.
В связи с нарастающей ролью вторичной адаптации повышается значение такого производственного фактора, как организация систематического повышения квалификации, а также подготовки кадров. Для управления адаптацией необходимо контролировать, в какой мере адаптируется конкретный работник, регулярно получать параметры адаптации, так как только при этом условии можно эффективно оперировать всей системой мероприятий. Лишь реализация целостной системы мер, действующих постоянно, позволяет успешно управлять процессом адаптации.
Управление процессом адаптации предполагает ряд шагов:
·прояснение и конкретизация целей адаптации в организации новых работников или переведенных на другую должность;
·выявление совокупности факторов, влияющих на адаптацию, анализ значимости каждого из них;
·разработка объективных и субъективных критериев адаптации новых работников;
·разработка методов оценки успешности процесса адаптации (как отдельных работников, так и разных профессиональных групп);
·внесение необходимых корректив в работу по адаптации новых работников.
Как установили отечественные психологи, рациональные, прочные и вместе с тем достаточно осознанные навыки лучше формируются у новых работников в тех случаях, если учитываются следующие условия.
Во-первых, стимул и интерес к работе, повышающие эффективность упражнений. Молодые работники должны точно знать, каких качественных и количественных результатов им следует добиваться. С этой целью необходимо провести своевременный, четкий инструктаж, а также правильно организовать нормирование и планирование труда.
Во-вторых, для хорошей работы необходим контроль: предварительный, в процессе работы и по ее окончании. При правильно организованном контроле внимание молодых работников будет сконцентрировано на том, чтобы выполнить приемы без ошибок.
В-третьих, с самого начала установка молодых работников должна быть не столько на темп, сколько на качество. Темп должен увеличиваться после того, как операция будет хорошо усвоена и точно выполнена. Но темп должен быть с самого начала достаточно энергичным, но не в ущерб качеству продукции.
В-четвертых, упражнения должны быть систематическими и непрерывными. Перерыв в упражнениях на более или менее значительное время может привести к заметному ослаблению и даже потере приобретенного навыка.
В-пятых, в процессе упражнений происходит перестройка навыка, его совершенствование, отсюда - необходимость формировать у молодых работников стремление улучшать свою работу, повышать ее темп и качество, внося в нее рационализаторское зерно.
Адаптация работника на производстве, эффективное управление этим процессом требуют большой организационной работы. Поэтому на многих предприятиях страны создаются специализированные службы адаптации кадров.
Однако организационно это делается по-разному: в зависимости от численности персонала предприятия, структуры управления предприятием, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности администрации предприятия на решение социальных задач в сфере управления производством и других моментов.
Службы адаптации работника могут выступать как самостоятельные структурные подразделения (отдел, лаборатория) или же входить в состав других функциональных подразделений (как бюро, группа и отдельные работники) - в отдел кадров, социологическую лабораторию, отдел труда и заработной платы и т.п. Иногда должность специалиста по адаптации вводится в штатное расписание цеховых управленческих структур. Важно, чтобы служба адаптации была составным звеном общей систем, управления кадрами на предприятии.
Задачами подразделения или специалиста по управлению адаптацией в области организации технологии процесса адаптации, по Кибанову, являются:
организация семинаров, курсов по различным вопросам адаптации;
проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в должность;
специальные курсы подготовки наставников;
использование метода постепенного усложнения выполняемых новичком заданий;
выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
подготовка замены при ротации кадров; проведение в коллективе специальных ролевых игр по сплочению сотрудников.
В исследовании Кибанова представлена, по сути, идеализированная схема распределения функций по адаптации персонала между подразделениями. Но ее необходимо изучать и пытаться к ней максимально приблизиться.
Для достижения целей адаптации в организациях целесообразно иметь в действующих подразделениях по управлению персоналом специалистов или самостоятельное подразделение по управлению профориентацией и адаптацией кадров. Штат такого подразделения должен состоять как минимум из двух человек: профконсультант (профессиональная ориентация) и менеджер по персоналу (отбор, подготовка и адаптация работников).
Функции этого подразделения должны быть ориентированы на работников, которым нужна помощь в профессиональной ориентации и переориентации, а также выпускников подшефных школ, которые стоят перед выбором своей дальнейшей профессии, и на новых работников, пришедших в организацию или поменявших место работы внутри ее.
Подразделение по управлению профориентацией и адаптацией должно выполнять следующие функции:
·изучение и прогнозирование конъюнктуры рынка труда, проведение мероприятий по адаптации к нему, осуществление соответствующей переструктуризации кадрового потенциала;
·наем и отбор персонала с использованием профессиограмм и описаний работ, тестирования и интервьюирования работников с целью их лучшей профориентации;
·расстановка кадров по подразделениям, участкам, рабочим местам, закреплением ротаций и внутрипроизводственными перемещениями кадров, формирование стабильного трудового коллектива;
·отбор лидеров из числа молодых работников, обладающих талантом организатора;
·организация взаимодействия с региональной системой управления профориентацией и адаптацией на взаимовыгодных условиях.
При этом в обязанности менеджера по персоналу входят:
Ознакомление с организацией; характеристика; условия найма; оплата труда.
Представление руководителю, непосредственному начальнику, инструктору по обучению.
Организация экскурсии по рабочим местам.
Разъяснение условий работы, ознакомление с функциями (совместно с руководителем).
Организация обучения (совместно с отделом обучения).
Введение в коллектив, представление сотрудников (совместно с руководителем).
В целом, понятно, что система адаптации персонала - это не только пакет документов, регламентирующих порядок мероприятий по адаптации нового сотрудника. Это, прежде всего люди, которые эти мероприятия осуществляют: и те, кто непосредственно помогает новому сотруднику войти в курс дела, и те, кто этот процесс организует и контролирует. И, конечно же, это инструменты, которые они используют в своей работе.
Неоценимыми инструментами адаптации персонала служат наставничество и коучинг, которые, несмотря на наличие общих элементов, существенно между собой различаются. Как правило, наставничество выглядит следующим образом: более опытный сотрудник обучает нового сотрудника тому, что умеет сам. Наставничество нацелено на обретение новым сотрудником знаний, умений и навыков, необходимых в его дальнейшей работе. Советом, личным примером или как-то ещё наставник передаёт подопечному свой опыт. Можно сказать, что это разновидность индивидуального обучения непосредственно на рабочем месте. Такой подход практикуется с незапамятных времён, и очень хорошо себя зарекомендовал. Действительно, опытный сотрудник много знает и много умеет, ему известны все тонкости и нюансы выполняемой работы. При назначении наставника необходимо учитывать не только его профессиональные качества, но и человеческие. Естественно, процесс наставничества должен быть организован таким образом, чтобы деятельность сотрудника в качестве наставника никак не отражалась на его основной работе. В противном случае система адаптации, основанная на наставничестве, приведёт не к повышению, а к снижению продуктивности в целом.
Коучинг на практике выглядит совершенно иначе. В отличие от наставничества, коучинг направлен не столько на непосредственное обучение, сколько на то, чтобы максимально полно раскрыть потенциал нового сотрудника и добиться от него полной отдачи в работе. Коучинг базируется на признании того, что каждый человек обладает гораздо большими способностями, чем они обычно проявляют. И коуч в своей работе опирается не столько на текущие показатели сотрудника, сколько на его потенциал, который стремится раскрыть на благо компании. Коуч или менеджер, владеющий навыками коучинга, не столько даёт указания и инструктирует, сколько задаёт вопросы. Вопросы, задаваемые коучем по определённой схеме (как их ещё называют, «эффективные вопросы») позволяют новичку по-новому посмотреть на свою работу и на свои возможности. С другой стороны, руководителю коучинг прекрасно показывает реальный профессиональный уровень нового сотрудника на данный момент и позволяет спланировать свою работу по его развитию. С новичком может работать штатный коуч, или же менеджер (чаще всего непосредственный руководитель), владеющий навыками коучинга. В отдельных случаях целесообразно привлечение внешних коучей.
У коучинга есть ещё одно неоспоримое преимущество - экономия времени. Речь идет не только о сокращении времени, необходимого для полноценной адаптации нового сотрудника, но и о времени, требующемся для непосредственного управления персоналом. Сам процесс коучинга времени требует совсем немного. Собственно, для менеджера совсем не обязательно выделять для коучинга отдельное время. Вполне достаточно постоянно осознавать и использовать основополагающие принципы коучинга во время своего взаимодействия с новым сотрудником. Коучинг можно использовать для решения вполне конкретной задачи, в нашем случае - для эффективной адаптации персонала.
Наставничество более традиционно, оно уже не раз доказывало свою эффективность, за ним опыт многих поколений. Но наставничество и коучинг никоим образом не исключают друг друга. Скорее, наоборот, они прекрасно могут друг друга дополнять. Конечно, коучинг, как и наставничество, можно применять в качестве самостоятельного инструмента. Но при их грамотном сочетании эффект будет неизмеримо выше.
Новые сотрудники приходят в первый рабочий день с множеством естественных опасений. Для предотвращения таких ситуаций необходима продуманная процедура введения в должность или, иными словами, программа адаптации персонала.
Программа адаптации представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию. Большинство авторов разделяют программу на общую и специальную. Общая программа адаптации касается в целом всей организации. Разные авторы включают в нее от 6 до 9 основных вопросов. Согласно точке зрения, приведенной в учебнике Базарова, в ходе проведения программы должны затрагиваться следующие вопросы:
Общее представление о компании;
Политика организации;
Оплата труда;
Дополнительные льготы;
Охрана труда и соблюдение техники безопасности;
Работник и его отношения с профсоюзом;
Служба быта;
Экономические факторы.
После осуществления общей программы следует перейти к специальной. Она охватывает вопросы, связанные конкретно с каким-либо подразделением или рабочим местом и осуществляется как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). В нее должны быть включены следующие вопросы:
Функции подразделения;
Рабочие обязанности и ответственность;
Требуемая отчетность;
Процедуры, правила, предписания;
Представление сотрудников подразделения.
Данные программы можно использовать как для первичной, так и для вторичной адаптации. Так как адаптация молодых работников, которые еще не имеют профессионального опыта, отличается тем, что она заключается не только в усвоении информации об организации, но и в обучении самой работе, поэтому в программу адаптации обязательно должно входить обучение.
Отметим, что адаптацию персонала можно рассмотреть как процесс и как результат. Анализ в первом аспекте предполагает, что организация как система имеет некоторые намерения, инструменты и предпринимает ряд действий для создания определенных условий вхождения человека в должность, в социальный климат, организационную культуру. С точки зрения результата можно говорить, что после разработки модели адаптации как инструмента управления, ее внедрения в организации и грамотного управления возможно получение значимых результатов, которые можно разделить на субъективные и объективные. К объективным результатам, как правило, относят:
снижение издержек по поиску нового персонала;
уменьшение числа увольнений сотрудников, проходящих испытательный срок как по инициативе администрации компании, так и по желанию самого сотрудника;
сокращение времени, необходимого на то, чтобы деятельность отдельного работника начала влиять на конкурентоспособность организации;
уменьшение временных затрат других сотрудников на адаптацию новичков, что позволит им больше времени уделить непосредственным обязанностям.
Субъективные результаты можно представить как улучшение организационного климата в компании; формирование лояльности у сотрудника с первых дней его работы и тем самым стимулов и желания работать в организации длительное время; удовлетворенность работой и компанией в целом.
Если в результате процесса адаптации организация в короткие сроки получает мотивированных сотрудников, работающих не только в соответствии со своими личными целями (например, денежный фактор), но и с организационными задачами, то можно говорить, что механизм адаптации в данной организации правильно разработан, внедрен, управляем и, следовательно, эффективен. Таким образом, новый сотрудник становится ресурсом компании уже на начальном этапе работы, и его деятельность начинает позитивно влиять на конкурентные преимущества организации.
При системе оценки эффективности программ адаптации не только делается основной акцент на разработку различных критериев эффективности (субъективных и объективных), но и анализируется их влияние на внутриорганизационные процессы. Другими словами, оценка позволяет понять взаимозависимость результатов адаптации персонала и деятельности организации в целом через формирование лояльности, понимание стратегических целей.
Наличие объективных показателей позволяет сделать вывод, что результат процесса адаптации может быть количественно измерен и интерпретирован, а субъективизм в процессе оценки удовлетворенности несколько «снижен».
3. Пример системы адаптации персонала предприятия ОАО «МТС»
Характеристика ОАО «МТС»
Сегодня МТС является крупнейшим оператором мобильной связи в России и странах СНГ и входит в десятку крупнейших сотовых операторов в мире по размеру абонентской базе и рыночной капитализации. Вместе со своими дочерними предприятиями компания обслуживает более 85 миллионов абонентов в России, Армении, Беларуси, Украины, Узбекистана, Туркменистане».
В компании действует «матричная» система управления: стратегические и операционные функции поделены между корпоративным центром, бизнес-единицами, макрорегионами и филиалами. На осень 2011 года в МТС выделялось две бизнес-единицы: «МТС Украина» и «МТС зарубежные компании», которые были ответственны за исполнение плановых показателей. Восемь макрорегионов (каждый из них объединяет региональные филиалы в нескольких субъектах Российской Федерации) уполномочены осуществлять оперативное управление данными филиалами. В «Мобильных ТелеСистемах» приняты кодекс этических норм и кодекс корпоративного поведения.
Отдел персонала в ОАО «МТС»
В компании выделен отдельный отдел найма, оценки и развития, который включает в себя:
группа найма;
группа оценки и развития;
Группа найма занимается формированием и оценкой потребности в персонале, формированием заявок на персонал, включая формальные и неформальные требования. Здесь необходимо тесное взаимодействие со всеми отделами организации. Также в обязанности группы входит подбор работников, проведение собеседования с кандидатом, которое первоначально проводит сотрудник группы найма, а затем проводится собеседование совместно с начальником отдела, в который проходит набор.
В круг обязанностей группы оценки и развития входит обучение вновь принятых сотрудников и проведение семинаров и тренингов для уже работающих, что позволяет повысить квалификацию и компетенцию сотрудников. Также это непосредственная разработка данных программ обучения. Группа занимается поиском и заключением соглашений на проведение различных семинаров вне компании, если не представляется возможным провести обучение на месте. Большую часть работы занимает ежегодная оценка персонала, которая проводится в виде компьютерного тестирования. Также руководителям подразделений предлагается заполнить «Модель компетенций» относительно своих сотрудников, результаты которой обрабатываются также данным подразделением. К функциям группы оценки и развития можно отнести и адаптацию персонала и контроль функции наставничества. Также на группу возложены функции по ведению договоров и отчетности, администрированию сайта компании, разработке и формированию курсов профессиональной и общеразвивающей направленности для сотрудников. Сейчас планируется также возложить на группу функции по работе со студентами. Это новое направление в организации: стажировки и семинары для студентов.
В компании разработаны положения «Об адаптации» и «О наставничестве».
Положение «Об адаптации» устанавливает порядок процесса адаптации работников. Процесс адаптации направлен на создание необходимых условий для вхождения работника в организацию и наиболее быстрого достижения им эффективных результатов работы. А также определение области ответственности структурных подразделений и должностных лиц в процессе адаптации работников.
В компании процесс адаптации совпадает с испытательным сроком (три месяца), если таковой устанавливается работнику при приеме на работу.
В положении «О наставничестве» закреплена цель наставничества - достижение необходимой эффективности работников организации в максимально короткие сроки посредством оптимизации процесса их адаптации и организации процесса обучения на рабочем месте. В положении прописаны также меры материального и нематериального поощрения наставников.
С целью создания необходимых условий для вхождения новых сотрудников в организацию и наиболее быстрого достижения ими эффективных результатов работы в процессе адаптации в СООО «МТС» предусмотрены:
) наставничество;
) участие в тренингах, семинарах;
) участие в интеграционном курсе «Введение в МТС».
Процесс адаптации на предприятии включает три этапа:
Организация введения в компанию (социально-психологическая адаптация);
Планирование и прохождение адаптации (профессиональная адаптация);
Оценка прохождения адаптации (подведение итогов адаптации и проведение экзамена).
В положениях «Об адаптации» и «О наставничестве» отражаются все три составляющие.
В разделе организации введения в компанию описывается процесс ознакомления новичка с требованиями организации, правилами и нормами поведения на работе. Служба персонала знакомит нового сотрудника со следующими документами:
трудовым договором;
инструкцией по технике безопасности;
правилами внутреннего трудового распорядка;
положением о персонале;
положением о коммерческой тайне;
системой оплаты труда;
положением о дисциплинарной практике;
кодексом деловой этики.
Профессиональная адаптация включает в себя выполнение намеченного для новичка «Плана работы на испытательный срок».
На этом этапе у каждого сотрудника есть наставник, который курирует молодого специалиста на протяжении всего адаптационного периода и несет ответственность за выполнение мероприятий, прописанных в «Плане работы на испытательный срок». Наставником назначается либо непосредственный руководитель новичка, либо опытный сотрудник.
Профессиональная адаптация сотрудника заключается в активном освоении профессии, ее тонкостей, необходимых навыков, приемов работы, способов принятия решения.
По завершении выполненных мероприятий и истечении срока адаптационного периода наставник представляет в службу персонала «Отзыв» для рассмотрения вопроса о проведении экзамена. В графе «Рекомендации» наставник отмечает уровень готовности нового сотрудника.
При вынесении решения о проведении аттестации служба персонала формирует аттестационную комиссию, в которую обычно входят: наставник, линейный руководитель, руководитель или специалист службы персонала, руководители компании, являющиеся экспертами в данной области. Служба персонала совместно с руководителем подразделения готовит предполагаемый перечень вопросов: например, для менеджеров по продажам - знание реализуемой продукции, ассортимента товаров, документооборота, психологии общения.
Накануне аттестации нового работника службой персонала и линейным руководителем готовятся документы («План работы на испытательный срок», «Отзыв», «Оценка труда сотрудника по истечении испытательного срока») с целью ознакомления с ними аттестационной комиссии.
После изучения документов и беседы с сотрудником члены аттестационной комиссии принимают окончательное решение о приеме сотрудника на постоянную работу. Результаты заносятся в «Аттестационный лист», подписываются всеми участниками аттестации.
В случае неудовлетворительного результата экзамена или при отрицательном «Отзыве» наставника новому сотруднику предлагается увольнение по собственному желанию или как не выдержавшему испытательный срок.
При положительном результате аттестации председатель аттестационной комиссии торжественно поздравляет сотрудника с успешным прохождением испытательного срока. Служба персонала представляет копию «Аттестационного листа» в бухгалтерию для изменения оплаты труда.
Из собранных материалов служба персонала формирует личное дело нового сотрудника.
Помимо разработанного «Положения об адаптации», где прописаны все регламентирующие процедуры работы с новыми сотрудниками, в компании доброжелательная внутренняя культура по отношению ко всем вновь пришедшим сотрудникам. Проводится предварительная работа с коллективом, в который приходит новичок. Руководитель до появления в подразделении новичка рассказывает о нем в общих чертах членам коллектива. Это та информация, которая всегда интересует сотрудников: его возраст и семейное положение, какой участок работы ему будет поручен, как может пригодиться коллективу его опыт работы. Так же сотруднику обязательно предоставляется отдельное рабочее место: компьютер, пишущие принадлежности и т.п. Все это способствует работать более эффективно и с полной отдачей.
Также проводятся различные семинары и тренинги. Некоторые из них:
?«Техника обслуживания клиентов»;
?«Стрессоустойчивость при решении вопросов»;
?«Юридические аспекты для специалистов отдела продаж и абонентского обслуживания»;
?«Навыки поведения в конфликте» и т.д.
Т.е. работодатель организует обучение работников как до заключения трудового договора, так и во время трудовых отношений с работником.
Интеграционный курс «Введение в МТС» позволяет вновь принятым работником ознакомиться с организацией, её историей, миссией и видением, корпоративной культурой, мероприятиями, проводимыми для сотрудников, что является важным и интересным при начале работы в большой организации.
Заключение
Стремящийся обеспечить долговременный рост своего бизнеса работодатель должен понимать, что «инвестиции в людей» не менее важны, чем обновление материальной базы производства, поскольку профессионализм сотрудников и их способность к развитию являются конкурентными преимуществами компании. Высокий процент текучести кадров сказывается на успешности организации так же остро, как финансовые потери.
Установление органического двустороннего взаимодействия человека и организации является одной из важнейших задач менеджмента, т.к. оно обеспечивает основу эффективного управления организацией, вхождение человека в организацию, его адаптация - это залог эффективного взаимоотношения человека и организации.
В результате разработки хорошей модели адаптации как инструмента управления, ее внедрения и грамотного управления в организации возможно получение значимых результатов.
Список литературы
адаптация персонал корпоративный трудовой
1.Беляцкий Н.П., Велеско С.Е., Ройш П. Управление персоналом. - Мн.: Экоперспектива, 2010. - 316 с.
2.Веснин В.Р. Технология управления персоналом и деловыми партнерами. - М.: ТД Элит - 2009. - 592 с.
.Володина Н.В. Адаптация персонала. - М.: Эксмо, 2009. - 238 с.
.Журавлев П.В. и др. Персонал. Словарь понятий и определений. - М.: Экзамен, 2008. - 342 с.
5.Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Формирование системы управления персоналом на предприятии. - М.: Высшая школа, 2010. - 332 с.
6.Менеджмент персонала: функции и методы. / Под ред. Э. Минаева и др. - М.: МАИ, 2008. - 25 с.
7.Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала. - М.: Изд-во Экзамен, 2006. - 448 с.
8.Потапов С.В. Как управлять персоналом. - М.: Изд-во ЭКСМО, 2011. - 144 с.
Репетиторство
Нужна помощь по изучению какой-либы темы?
Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку
с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.
Управление адаптацией персонала – важнейший административный процесс для любой организации. Трудоустройство часто становится сильным стрессом для нового сотрудника, и система адаптации может помочь ему освоиться в новых условиях.
В этой статье мы рассмотрим:
- как происходит управление системой адаптации персонала;
- какие технологии управления адаптацией персонала наиболее эффективны.
Управление системой адаптации персонала
Любой сотрудник неизбежно испытывает сильный стресс при трудоустройстве или переходе в новую должность. Как правило, он просто неуверен в том, что справится с новыми обязанностями, сомневается в том, хорошо ли его примут в коллективе. Стрессовое состояние мешает сотруднику работать спокойно и эффективно на протяжении всего адаптационного периода, ведь основные силы тратятся на то, чтобы создать для себя комфортные условия работы и заслужить уважение новых коллег. Тем временем, работодатель теряет определенную долю прибыли. Следовательно, адаптация персонала – взаимовыгодный процесс, который поможет новичку освоиться, а работодателю не уменьшить потери. Управление адаптацией персонала в организации преследует следующие цели:
- Уменьшить время вхождения сотрудника в должность, помочь ему за короткие сроки показать свою эффективность, сократить количество ошибок новичка
- Уменьшить текучесть кадров и снизить количество сотрудников, уволившихся после непродолжительной работы в компании
- Получить возможность планировать кадровый рост персонала и формировать кадровый резерв
Эффективное управление системой адаптации персонала подразумевает привлечение к работе с новыми сотрудниками квалифицированных специалистов, использование современных методов адаптации персонала , индивидуальный подход к любому новичку, разработку профессиональной программы адаптации новых сотрудников.
Управление процессами адаптации персонала – это административный процесс, позволяющий решить ряд проблем, возникающих у нового сотрудника при вхождении в должность.
В первую очередь, это проблемы, связанные с уровнем профессиональной подготовки. Примером может служить незнание производственного процесса, отсутствие необходимых при данной специфике работы навыков, незнание принятых алгоритмов работы, отсутствие сведений о стратегии развития организации. Не менее важны социально-психологические проблемы, возникающие у новичков. К ним можно отнести незнание корпоративной культуры, стрессовое состояние, новые условия труда, несоответствие личностных особенностей корпоративным ценностям.
Управление адаптацией персонала в компании, претендующей на успех, должно строиться на основе следующих рекомендаций:
- Управление адаптацией персонала в организации должно производиться отдельным подразделением;
- Контроль процессов адаптации должен быть постоянным и иметь документальное подтверждение;
- Корректировки в процессах адаптации должны производиться своевременно по результатам обучения новых сотрудников;
- Поощрение нового сотрудника и его наставника – необходимое условие успешной адаптации персонала .
Технологии управления адаптацией персонала
Управление процессами адаптации персонала эффективно при проработке следующих основополагающих элементов системы: структурное закрепление функции управления адаптацией, современные технологии управления адаптацией персонала, информационное обеспечение процесса адаптации.
Условно процесс адаптации можно разделить на 4 этапа, каждому из которых соответствуют сои технологии.
Оценка уровня подготовки нового сотрудника
В первую очередь необходимо определить, какие ситуации для работника будут непривычны, и какими методами решения привычных задач он будет пользоваться. На этом этапе, как правило, составляется карта личностных и профессиональных характеристик нового сотрудника, выявляется его психологическая совместимость и профессиональная пригодность. В карте характеристик нужно учесть способы освоения сотрудником новых работ, реакцию на стресс, способы установления контактов и связей в коллективе, ожидания оценки результатов труда.
Ориентация
Этот этап подразумевает практическое знакомство новичка со своими обязанностями и требованиями работодателя. Здесь важно применение технологий, позволяющих сотруднику освоить новые для него работы и установить контакты с коллегами. Управление адаптацией персонала в организации невозможно без предоставления новому сотруднику всей информации о работодателе. Работника нужно ознакомить с историей компании, рассказать ему об ее организационной структуре, дать представление о философии и ценностях организации, принятых правилах делового поведения, правилах внутреннего распорядка.
Ответственному за адаптацию следует завести на каждого новичка бланк адаптации, в котором фиксируется план работы, мероприятия, контактные лица, необходимые документы и сроки выполнения работ. Этот план необходимо утвердить у непосредственного руководителя нового сотрудника. Оптимально, если новичок будет встречаться с руководством, обсуждать результаты работы по плану, задавать вопросы и получать всю необходимую информацию.
Действенная адаптация
После завершения ориентации сотрудник приспосабливается к новой должности и постепенно включается в коллектив. Иногда к новичку прикрепляют наставника, который может оказать ему реальную поддержку. Как правило, это человек, работающий в том же подразделении. На этом этапе новый работник нуждается в постоянной поддержке. Он постепенно погружается в рабочую атмосферу, привыкает к новым обязанностям, начинает активно общаться с коллегами.
Функционирование
На этом этапе сотрудник окончательно преодолевает все производственные и межличностные трудности, переходя к полноценной стабильной работе. Современные технологии управления адаптацией персонала позволяют организовать контроль процесса адаптации, чтобы решить оставшиеся у новичка трудности и устранить факторы, которые могут помешать ему закрепиться в коллективе. По окончании этого этапа руководитель должен написать краткую характеристику на работника и передать бланк адаптации в отдел кадров.
Подобные технологи адаптации персонала применимы в общем случае в любой компании. Эти процедуры позволяют сократить срок и улучшить качество введения в должность нового работника. В данных процессах могут принимать участие HR-служба, PR-отдел, центр обучения, руководители подразделений компании.
Вам могут быть полезны статьи электронного журнала «Директор по персоналу»:
100 р бонус за первый заказ
Выберите тип работы Дипломная работа Курсовая работа Реферат Магистерская диссертация Отчёт по практике Статья Доклад Рецензия Контрольная работа Монография Решение задач Бизнес-план Ответы на вопросы Творческая работа Эссе Чертёж Сочинения Перевод Презентации Набор текста Другое Повышение уникальности текста Кандидатская диссертация Лабораторная работа Помощь on-line
Узнать цену
Одной из проблем кадровой работы на предприятии при привлечении персонала является управление адаптацией.
В ходе взаимодействия работника и предприятия происходит их взаимное приспособление, основу которого составляет постепенная врабатываемость сотрудника в новых профессиональных и социально-экономических условиях труда.
Выделяется два направления адаптации:
Первичная, то есть приспособление молодых сотрудников, не имеющих опыта профессиональной деятельности (как правило, речь идет в данном случае о выпускниках учебных заведений различного уровня);
Вторичная, то есть приспособление сотрудников, имеющих опыт профессиональной деятельности (как правило, меняющих объект деятельности или свою профессиональную роль, например, переходящих в ранг руководителя).
Следует отметить, что в условиях формирования и функционирования рынка труда возрастает роль вторичной адаптации. С другой стороны, отечественным кадровым службам необходимо обратиться к опыту зарубежных фирм, которые уделяют традиционно повышенное внимание первичной адаптации молодых сотрудников. Эта категория работников нуждается в особой заботе о них со стороны администрации предприятий.
В теоретическом смысле и практическом плане выделяется несколько аспектов адаптации: 1) психофизиологический, то есть приспособление к новым физическим и психическим нагрузкам, физиологическим условиям труда; 2) социально-психологический, то есть приспособление к относительно новому социуму, нормам поведения и взаимоотношений в новом коллективе; 3) профессиональный, то есть постепенная доработка трудовых способностей (профессиональных навыков, дополнительных знаний, навыков сотрудничества и т.п.); 4) организационный, то есть овладение пониманием роли и организационного статуса рабочего места и подразделения в общей организационной структуре предприятия, особенностей организационного и экономического механизма управления предприятием. Следует выделить еще одну специфическую сторону организационного аспекта адаптации - подготовленность сотрудника к нововведениям.
Успешность адаптации зависит от целого ряда условий, главными из которых являются: 1) качественный уровень работы по профессиональной ориентации потенциальных работников; 2) объективность деловой оценки персонала (как при отборе, так и в процессе трудовой деятельности сотрудников); 3) отработанность организационного механизма управления процессом адаптации; 4) престиж и привлекательность профессии, работы по определенной специальности именно на данном предприятии; 5) особенности организации труда, реализующие мотивационные установки сотрудника (подробнее см. в разделе "Управление мотивацией трудовой деятельности"); 6) наличие отработанной системы внедрения новшеств; 7) гибкость системы подготовки, переподготовки и повышения квалификации, действующей внутри предприятия.
Особо следует остановиться на вопросе организационного механизма управления процессом адаптации как ключевого условия ее успешного осуществления. Неотработанность данного механизма для отечественных предприятий является одной из главных причин декларативности управления адаптацией и лозунгового провозглашения ее необходимости.
Управление трудовой адаптацией требует проработки, в первую очередь, трех организационных элементов:
Структурного закрепления функции управления адаптацией;
Технологии процесса управления адаптацией;
Информационного обеспечения данного процесса. В качестве возможных организационных решений проблемы структурного закрепления функций управления адаптацией могут быть -
предложены следующие:
1) выделение соответствующего подразделения (группы, отдела) в оргструктуре системы управления персоналом. Чаше всего функции по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала;
2) распределение специалистов, занимающихся управлением адаптацией, по подразделениям (цехам, отделам) или группам подразделений предприятия. В данном случае специалист по персоналу становится куратором определенных подразделений. Следует заметить, что специалистам по управлению адаптацией может быть как сотрудник одного из подразделений системы управления персоналом, так и подготовленный к этой роли сотрудник другого функционального подразделения;
3) развитие наставничества, которое в последние годы незаслужено забыто на отечественных предприятиях. Зарубежные фирмы активно применяют наставничество, рассматривая его как форму доверия к опытному сотруднику, определенный этап его служебного продвижения. При этом наставничество поддерживается и материальными стимулами. В качестве наставников могут выступать как опытные работники со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя. Этот опыт, получивший начало в Японии, в последние годы развивается и на европейских предприятиях;
4) развитие структурных взаимосвязей системы управления персоналом (в частности, подразделения управления адаптацией) со службой организации управления. На многих зарубежных фирмах эта служба структурно включена в систему контроллинга. Предметом функциональных взаимосвязей подразделения управления адаптацией и организации управления являются, главным образом, вопросы форм и принципов организации труда, системы внедрения новшеств и т.п.
Следует обратить внимание на важность проблемы управления нововведениями. Продуманная реализация данной функции становится фактором успешной адаптации работников к новым условиям труда. Система управления нововведениями подробно здесь не рассматривается, так как она является предметом изучения других дисциплин.
В качестве возможных организационных решении по технологии процесса управления адаптацией могут быть предложены следующие:
1) организация семинаров, курсов и т.п. по различным аспектам адаптации;
2) проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
3) интенсивные краткосрочные курсы для руководителей, вновь вступающих в эту должность;
4) проведение организационно-подготовительной работы при введении новшеств;
5) специальные курсы подготовки наставников;
6) использование метода постепенного усложнения выполняемых новым работником заданий. Одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий. Целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач;
7) выполнение разовых общественных поручений для установления контактов нового работника с коллективом;
8) выполнение разовых поручений по организации работы органа управления (производственного совещания, совета директоров и т.п.);
9) подготовка замены при ротации кадров;
10) проведение в коллективе подразделения специальных ролевых игр по сплочению сотрудников и развитию групповой динамики.
Центр тяжести информационного обеспечения процесса адаптации лежит в сборе и оценке показателей ее уровня и длительности. Эти показатели условно делятся на объективные и субъективные. К объективным относятся те, которые характеризуют эффективность трудовой деятельности, активность участия сотрудника в ее различных сферах. Субъективные показатели характеризуют удовлетворенность сотрудника работой в целом или в ее отдельных проявлениях. Кроме того, показатели адаптации подразделяются по принадлежности к одному из ее аспектов, например, - профессиональный аспект: соответствие квалифицированных навыков требованиям рабочего места;
социально-психологический: степень соответствия поведения личности нормам, сложившимся в данном коллективе; психофизиологический;
степень утомляемости, уровень нервной перегрузки.
Приведенные показатели относятся к разряду объективных. Субъективные показатели подразделяются аналогично объективным по принадлежности к одному из аспектов адаптации на четыре признака и определяют собственную оценку работником: своего отношения к профессии и квалификации; отношений с коллективом сотрудников, с руководством; самочувствия, условий и тяжести труда; понимания роли индивидуальных задач в решении общих задач организации.
Сбор и обработку информации об уроне и длительности адаптации целесообразно проводить в рамках процедуры текущей деловой оценки персонала. Отличие состоит в том, что по отношению к новым сотрудникам процедура деловой оценки должна иметь более высокую периодичность в пределах срока адаптации.
Для отечественных предприятий главная проблема информационного обеспечения адаптации состоит в необходимости накопления нормативных показателей уровня и длительности адаптации. Вывод о ее успешном проведении делается на основе сравнения фактических и нормативных показателей.