Бухгалтерский учет кассовых операций. Превышение кассового лимита. По обособленным подразделениям

Кассовая дисциплина - это правила работы с денежной наличностью, установленные для ИП и организаций. Они установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. В отношении организаций эти правила более строги, а в отношении ИП может применяться упрощенный порядок. Таким образом, кассовая дисциплина в 2016 - 2017 году предполагает соблюдение правил:

оформления кассовых операций
накопления наличных денежных средств в кассе
расчетов наличными средствами по гражданско-правовым договорам

Обо всем об этом мы поговорим в этой статье по порядку. С полным текстом Указаний № 3210-У вы можете ознакомиться .

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые операции - это операции по поступлению или выдачи денежных средств из кассы организации или предпринимателя. Касса - это специально оборудованное помещение, предназначенное для хранения денежной наличности и совершения кассовых операций.

Операции с денежной наличностью всегда находятся под пристальным вниманием контрольных и надзорных органов, в связи с чем установлены обязательные требования по их документальному оформлению.

По общему правилу для выдачи денег из кассы должен оформляться . Поступление денежный средств в кассу фиксируется . При этом должны делаться соответствующие записи в кассовую книгу .

Индивидуальные предприниматели, ведущие налоговый учет, вправе эти документы не оформлять согласно п. 4.1 Указаний.

При тех же условиях согласно п. 4.6 Указаний они вправе не вести и .

Вместе с тем, если предприниматели осуществляют выплату зарплаты работникам наличными денежными средствами, то они обязательно должны оформлять .

Скачать бланки кассовых документов

Лимит кассы в 2017 году

В 2017 году лимит кассы должен устанавливаться организациями. Предприниматели, а также организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, вправе его не устанавливать.

Организации и предприниматели могут работать с наличностью по разным причинам. Наличностью могут рассчитываться клиенты и покупатели. Наличными денежными средствами могут осуществляться расчеты с работниками. При этом, возможности работы с наличностью для организаций ограничены.

Лимит кассы - это размер денежной наличности, которая может находиться в кассе организации. Организации обязаны не допускать превышения предельного размера наличности в кассе на конец рабочего дня. А в случае если в кассе образуется сверхлимитная наличность, организация обязана в тот же день сдать наличные средства в превышающем размере в банк для зачисления на свой расчетный счет. Из этого правила есть некоторые исключения, когда в кассе допускается наличие денежных средств сверх установленного лимита (например, в дни выплаты зарплаты). Подробнее об этом в специальной статье на нашем сайте, ссылка на которую приведена ниже.

За нарушение этого правила установлена административная ответственность по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях.

Используются 2 формулы: по объему поступлений наличных денежных средств в кассу организации или по объему выдачи наличных средств из кассы. О том, как сделать расчет лимита кассы наиболее выгодным образом читайте в следующей статье .

Выдача наличных денежных средств из кассы под отчет

Под отчет выдаются денежные средства работникам на командировочные расходы или для приобретения ими товаров, работ, услуг для нужд организации или предпринимателя. Эти операции должны оформляться соответствующими подтверждающими документами. Выдача наличных денежных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером.

При направлении работника в командировку по заявлению работника ему выдается аванс на командировочные расходы по проезду, проживанию, суточные и другие расходы. По прибытии из командировки работник должен отчитаться об израсходованных средствах. Для этого в течении 3-х рабочих дней с момента прибытия должен представить авансовый отчет о произведенных расходах и подтверждающие документы (билеты, оплаченные счета и т. д.). Если работник потратил меньше денежных средств чем полученный аванс, то остаток должен быть возвращен в кассу.

Выдача аванса не допускается работникам, которые имеют непогашенную задолженность по ранее выданным под отчет суммам.

Также работнику могут быть выданы денежные средства для приобретения товаров, работ, услуг на нужды организации или предпринимателя. Работник также должен отчитаться об израсходованных средствах не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы наличные денежные средства.

Правила выдачи наличных денежных средств под отчет установлены п. 6.3 Указаний.

Расчеты наличными денежными средствами с контрагентами

При расчетах с контрагентами (подрядчиками, поставщиками, исполнителями) по договорам оплату наличными денежными средствами можно производить в ограниченных размерах. В 2017 году, как и в предыдущие годы, сумма оплаты наличными не должна превышать 100 000 рублей по одному договору. Обратите внимание, что речь идет об общей сумме оплаты по договору, а не о сумме одного платежа. То есть если по одному договору была сделано не сколько платежей наличными, например, 50 000 руб и 60 000 руб., то предельный размер расчетов наличными будет превышен. За что организацию могут оштрафовать по ст. 15.1 КоАП РФ.

Кассовая дисциплина в 2017 году для ИП

Резюмируем по каким правилам должны совершать кассовые операции, работать с наличность индивидуальные предприниматели.

Если большинство вышеуказанных правил являются обязательными для организаций, то для ИП кассовая дисциплина в 2017 году менее строга.

ИП вправе не устанавливать лимит кассы, и если они этого не делают, то у них не возникает обязанности сдавать наличные денежные средства для зачисления на банковский счет.

ИП вправе обойтись без оформления РКО и ПКО, ведения кассовой книги при условии ведения налогового учета (для чего используются книги учета доходов и расходов) Подробнее об этом . Но в случае выдачи зарплаты работникам наличными денежными средствами ИП обязаны оформлять платежные ведомости () или расчетно-платежные ведомости (), в которых фиксируется факт выдачи наличных средств из кассы.

В июне 2014 г. Центральный банк Российской Федерации (в дальнейшем – ЦБ РФ ) опубликовал свод специальных постановлений, регулирующих . Объектами урегулирования стали в равной мере юридические лица, субъекты, работающие в малом бизнесе, и индивидуальны е предприниматели (ИП ). ЦБ предложил упрощенную схему функционирования системы бухгалтерского учета , которая была достаточно благожелательно встречена как малыми предприятиями , так и более крупными игроками современного экономического пространства страны.

Комиссией экспертов, в состав которой входили ведущие экономисты и юристы РФ , был тщательно разработан обновленный , согласно с которым многие устаревшие нормы и регламенты были устранены, а все нововведения – четко структурированы и направлены на общее упрощение и либерализацию деятельности системы кассового учета .

Рассматриваемый документ представляет собой довольно подробную инструкцию , расписывающую поэтапно процесс осуществления кассовых операций, и регулирующую множество технических нюансов, связанных с ведением кассового учета .

Любому современному бухгалтеру, несомненно, будет интересно более подробно узнать о характере данных изменений и возможностях их практического применения, которые помогут вести кассовые операции более эффективно. Не говоря уже о том, что предпринимательская деятельность невозможна без знания базовых правил осуществления кассовых операций, актуальных в текущем году , и прогнозируемых изменений в 2016 году .

Чтобы предметно говорить о порядке ведения кассовых операций , для начала необходимо рассмотреть их природу и характер осуществления. Кассовые операции – это все, что связано с учетом притока и оттока денежной массы в среде конкретного субъекта предпринимательства.

Кассовые операции включают в себя такие основные манипуляции с потоком денежной наличности:

прием;

выдача;

пересчет.

Кроме того, на кассе производится временное хранение наличных денег, для чего используются специально отведенное и организованное пространство. Естественно, что правильная организация кассового учета на 2016 г. является одним из ключевых залогов высокой эффективности экономической деятельности конкретного субъекта.

Наличие кассы, в соответствии с нормативной документацией, утвержденной ЦБ РФ , – одинаково обязательное условие для функционирования всех организаций, включая индивидуальные предприятия .

Главным условием успешного осуществления кассовых операций является систематичная и точная документация, то есть полное фиксирование каждой отдельной манипуляции, с последующей возможностью проведения финансовой инспекции. С этой целью каждая касса обязана вести специальную кассовую книгу, а также ряд других регистрационных документов, предполагающих точный и систематичный учет .

Стоит отметить, что в 2016 году такие понятия как кассовая книга и лимит наличных денег для ИП и субъектов малого бизнеса в значительной мере потеряют свою актуальность, а соблюдение данных норм становится необязательным. Подобная либерализация открывает широкие перспективы для развития малого бизнеса и индивидуального предпринимательства.

В то же время, изменен также формат книги – из нее были изъяты некоторые устаревшие реквизиты. В частности, проставлять номер корреспондирующего счета (субсчета) больше не нужно.

Определение лимита: основа кассового учета

Отдельным вопросом остается остаток денежных средств, имеющихся в кассе. Традиционно, субъект бизнес-деятельности имеет право самостоятельно устанавливать оговариваемую величину лимита. Но, следуя постановлениям ЦБ , небольшие компании и ИП получили возможность не устанавливать данного лимита в принципе. В 2019 году этим правом может воспользоваться достаточно широкое количество субъектов малых предприятий РФ .

Согласно новым указаниям, формат произведения расчета остатка наличности несколько изменен. Величина лимита закрепляется соответственным внутренним нормативным актом – приказом или распоряжением.

При этом данное постановление является вариативным и подлежит коррекции в случае возникновения такой необходимости.

Порог лимита денежной наличности определяется в индивидуальном порядке, и кассовая книга отображает остаток денежной массы на конец рабочего дня. В отдельных случаях допускается наличие денежной суммы, превышающей установленный лимит – например, по выходным дням, при условии, что в этот период осуществляются определенный объем операций.

Выплата зарплатных средств также сопровождается наличием в кассе суммы денег, превышающей порог лимита. Впрочем, факты превышения должны быть строго задокументированы и оформлены в книгах и расходных ордерах. Вести документацию подобного рода является прямой обязанностью лица, которое ведет учет финансовых потоков компании. В случае индивидуального бизнеса, ИП берет на себя выполнение данных функций.

Регламентация учета: правила ведения документации

Кроме информационной книги, кассовая документация включает приходные и расходные ордера, а также расчетно-платежную и платежную ведомости.

В случае, если организация обладает достаточно разветвленной структурой, главный кассир обязан в течение рабочего дня вести документацию, отображающую учет и продвижение денежной массы внутри системы. Фиксируется любая денежная выплата, осуществленная через кассу. Если субъект является индивидуальным предпринимателем , ему предлагается упрощенная схема ведения кассовой документации, согласно установленному в РФ порядку.

Таким образом, жизнедеятельность компании является прозрачной в финансовом смысле и соответствующей нормам, закрепленным законодательством РФ с перспективой на 2018 год .

Кроме того, предписывается вести также отдельную книгу, фиксирующую денежные потоки внутри организации – к примеру, там регистрируют суммы, выданные старшим кассиром кассирам отдельных подразделений компании.

Впрочем, учет движения денежных потоков также стремится к упрощению и сокращения бюрократических процедур. С этой целью отдельные документы унифицируются, а из обязательных для заполнения форм удаляются устаревшие элементы.

Например, из приходного и расходного ордера устранен целый ряд пунктов, которые прежде были обязательными. А именно, это:

корреспондирующий счет;

субсчет;

код аналитического учета ;

код по целевому назначению.

Обновленный предусматривает замену устарелой системы классификации кассовых ордеров единой системой цифровых кодов, что более соответствует запросам современной информационной среды в грядущем 2018 году . Использование таких кодов существенно упрощает систему документации кассовых операций, и позволяет вести учет с наименьшими техническими затратами.

В целом, система документирования операций направлена на создание наиболее полной и объективной информационной картины, отображающей все аспекты финансовой жизнедеятельности компании либо организации.

Либерализация против формализма!

П рогнозируется дальнейшая тенденция по либерализации правил осуществления учета , поскольку определенное смягчение жестких бюрократических норм способствует возрастанию экономической эффективности жизнедеятельности предприятий .

Процедура оформления кассовых операций на 2019 г. имеет некоторые исключения в сфере организации жизнедеятельности организаций, в структуре которых предусмотрено наличие обособленных подразделений. Если за таким подразделением закреплен статус юридического лица, оно действует по утвержденной схеме, и обязуется вести предусмотренные постановлениями документы, а излишки денежных средств хранить на банковском счету.

Если же оно действует в рамках физического представительства, денежные средства передаются непосредственно юридическому лицу, и алгоритм дальнейшего их размещения остается прежним.

Согласно порядку, в 2019 году компания или организация приобретает значительно большую свободу в организации кассового места – то есть пространства, где непосредственно расположен кассовый аппарат. Согласно новым указаниям, касса может быть организована в любом удобном для субъекта местоположении – например, на складе в гараже или даже автомобиле. Вести учет предприниматель должен , в первую очередь, исходя из собственных экономических интересов и приоритетов.

Первоочередной функцией кассы является проведение денежных расчетов, поэтому ее обустройство должно быть максимально комфортным, и адаптировано к функциональному предназначению.

Кроме того, организация или ИП имеет право самостоятельно определять меры и характер защитный действий, связанных с обеспечением сохранности денежной наличности, которая находится в кассе на текущий момент. Проведение проверок, их сроки и характер также определяет непосредственно субъект предпринимательской деятельности.

Относительно лимита имеющейся в кассе наличности, то субъект имеет право устанавливать его, исходя из соображений собственного экономического интереса, не согласовывая данный вопрос с банковским учреждением. Кроме того, в РФ действует норма, согласно которой при необходимости величина лимита может быть в любой момент пересмотрена, в зависимости от темпов и динамики развития бизнеса, влияния внешних экономических и юридических факторов и общих тенденций рынка. Пересмотру подлежат также сроки установленного лимита.

Учет денежной прибыли, которая находится в кассе, должен быть отображен в документации. Заниматься учетом может лично ИП , руководитель организации, либо специально нанятое для выполнения данной функции лицо (бухгалтер компании).

Кассовый учет на сегодняшний день производится согласно установленным нормам и требуемым стандартам, но достаточно вариативен в том, что касается особенностей организации данного процесса.

Фиксация денежных потоков как бухгалтерский учет

Порядок ведения кассовых операций обусловлен рациональной необходимостью упорядочить экономическую жизнедеятельность компании или организации и урегулировать циркуляцию денежных потоков, как внутреннего, так и внешнего кругооборота.

Непосредственным осуществлением кассовых операций занимается либо руководитель организации, либо кассир. Особенности взаимодействия кассира и лица, получающего, либо предоставляющего определенную денежную сумму, четко оговорены нормативными правилами ведения кассового учета .

Получение денежных средств из кассы должно быть подкреплено соответствующим документальным подтверждением. Наиболее распространенной его формой является многоразовая доверенность, позволяющая получателю требовать выдачу денежных средств. В этом случае копия подобной доверенности предоставляется лицу, осуществляющему кассовую операцию, и прикрепляется к расходной документации.

При том оригинал доверенности, согласно законодательству РФ , хранится в кассе постоянно.

Важным моментом в осуществлении кассовой операции является пересчет денежных средств. Он должен быть организован таким образом, чтобы обе стороны операции имели возможность участвовать в процессе.

В случае, если кассир принимает денежные средства, сумма которых при пересчете оказалась меньше заявленной, он должен немедленно отреагировать на сложившуюся ситуацию. Регламент его действий также установлен соответственными постановлениями.

Упрощенные схемы для индивидуальных предпринимателей

В зависимости от характера предпринимательской деятельности, на сегодняшний день в РФ применяют два типа ведения кассового учета : обычный и упрощенный.

В обычном порядке осуществляется кассовый учет в компаниях, являющихся крупными юридическими лицами. В эту схему не включены учреждения банковской системы. Упрощенный регламент учета соблюдается индивидуальными предпринимателями , малыми предприятиями , а также микро- предприятиями .

Правила ведения кассовых операций обуславливают ряд пунктов, соблюдение которых является жизненно необходимым для обеспечения эффективной деятельности субъекта. В частности, жизнедеятельность ИП была намного упрощена после внедрения новых нормативных предписаний ЦБ .

В частности, это касается такого важного нюанса, как определение лимита наличности в кассе и право осуществлять дальнейшее распоряжение данными денежными средствами.

Алгоритм действий ИП , связанных с осуществлением кассовых операций, включает такие базовые пункты:

ведение кассовой книги;

определение лимита остатка наличности в кассе;

хранение на банковском счету остатка денежных средств, поступающих в кассу сверх установленного лимитного уровня;

оформление и хранение кассовой документации, наличие которой предусмотрено соответствующими предписаниями законодательства РФ .

Законодательство РФ достаточно либерально относится к характеру деятельности ИП , рассматривая данного субъекта как физическое лицо, которое вправе распоряжаться полученной от своей деятельности денежной выручкой по собственному усмотрению.

В то же время, ведение кассовой книги является обязательным, поскольку оно помогает правильно организовать жизнедеятельность ИП в соответствии с нормативными предписаниями законодательства РФ . Вести кассовую книгу следует систематично и регулярно, вносить требуемые реквизиты производимых кассовых операций, следить за оформлением приходных и расходных ордеров и прочей документации.

Предприниматель должен контролировать наличие кассового лимита, а сверхлимитные денежные средства декларировать и вносить на текущий банковский счет, либо вести оформление расходных ордеров на как передачу доходов частному лицу. Таким образом, деньги, изъятые из кассы, становятся личными денежными средствами и приобретают статус легальных доходов субъекта.

Кроме того, ИП должен осознавать уровень своей экономической ответственности перед государством и своевременно производить регистрацию доходов, поступающих от его текущей экономической деятельности.

Что такое кассовая дисциплина?

Как известно, движение наличных денежных средств в любой фирме должно осуществляться только через кассу – это необходимо для контроля за оборотом денежных средств, их учета и составления бухгалтерской отчетности фирмы. Так, например, все операции с наличными денежными средствами, которые будут взяты из кассы компании, должны оформляться через расходный кассовый ордер.

Как известно, правила ведения кассовых операций для всех предприятий едины – они не могут разрабатываться фирмой самостоятельно и на свое усмотрение. Формы отчетности представлены в журнале первичной документации и требуют соблюдения всех формальностей – за этим строго следят инспекторы Федеральной налоговой службы. А за нарушение правил ведения кассовых операций, которые будут выявлены в ходе налоговой проверки, предпринимателя могут оштрафовать и причем на довольно солидную сумму. Причина такого «повышенного» внимания налоговиков к правильности ведения кассовых операций предприятиями малого и среднего бизнеса – это, в первую очередь, противодействие незаконному денежному наличному обороту в фирмах, и как следствие – сокрытие доходов и неуплата налогов за них.

Оформлять деньги, поступающие и «выбывающие» из кассы, предпринимателям все же придется, и это требование необходимо выполнять вне зависимости от системы налогообложения в фирме, наличия контрольно-кассовой техники и количества работников.

Кассовая дисциплина – это определенные правила, которые в обязательном порядке необходимо соблюдать при использовании наличных денежных средств в фирме. Основным документом, неким «постулатом» в этой связи для всех предпринимателей является Указание Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Из названия документа понятно, что учет кассовых операций с 2015 года стал условно делиться на «полный» порядок учета (для юрлиц) и «упрощенный» порядок (для ИП и предприятий малого бизнеса).

Формы кассовых документов остались прежними, но появился ряд изменений, касающихся заполнения и составления данных форм. Например, согласно новому Указанию ЦБ РФ, предусмотрена возможность составления кассовых документов так называемыми «приходящими бухгалтерами» – специалистами, которые оказывают те или иные бухгалтерские услуги предприятию по договорам гражданско-правового характера. Ранее составление кассовых документов разрешалось лишь работникам организации и самим индивидуальным предпринимателям.

Но вот осуществлять сами кассовые операции, к примеру, выдавать наличные средства из кассы или вносить их в нее – могут только работники компании или сам индивидуальный предприниматель. «Приходящий» бухгалтер такого права не имеет.

Перечислим основные правила кассовой дисциплины, которые в обязательном порядке должны соблюдаться в фирме.

Необходимо правильно составлять и оформлять кассовые документы фирмы. Все операции с деньгами кассы должны осуществляться уполномоченным лицом, то есть кассиром, бухгалтером или самим ИП, если должности кассира в фирме не предусмотрено. Среди обязательных для заполнения документов в рамках кассовой дисциплины – это приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, книга учета доходов и расходов , расчетно-платежная ведомость. Оформлять документы разрешено как в электронном виде, так и в бумажном формате.
В организации в обязательном порядке должен быть установлен лимит остатка кассы.
Выдача наличных средств из кассы предприятия может осуществляться только подотчетным работникам и на подотчётные хозяйственные нужды и всегда должна обеспечиваться документами, доказывающими расходование средств по назначению. То есть расходование денег из кассы фирмы должно документально подтверждаться – чеками, товарными накладными и т.д.
Для ИП и юридических лиц расчет в рамках одного договора не должен превышать ста тысяч рублей.
Для руководителей организаций существует запрет брать деньги из кассы для использования их на личные нужды. Для ИП таких ограничений нет.

Необходимо отметить, что основные изменения в правила ведения кассовых операций с 2015 – 2016 года, закреплённые в Указании Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, коснулись индивидуальных предпринимателей. В частности, данный нормативно-правовой акт значительно облегчает ведение кассовой дисциплины ИП.

Ведение кассовых операций ИП: изменения

Индивидуальные предприниматели на УСН, ЕНВД, патенте, которые сами получают и расходуют выручку в кассе, могут не вести кассовые документы (приходный кассовый ордер при приеме наличных в кассу, расходный кассовый ордер при выдаче наличных средств из кассы) и не вести кассовую книгу, но только при условии, что они ведут учет доходов и расходов объектов налогообложения и других физпоказателей в целях налогообложения. Также кассовую книгу может не вести фирма, которая не использует наличные денежные средства для расчетов с работниками или контрагентами. По словам специалистов, отказ от ведения кассовых документов для индивидуального предпринимателя нецелесообразен. Так, он заранее должен быть готов к тому, что контролировать сотрудников, которые тем или иным образом участвуют в денежных операциях фирмы, будет сложно. Документального подтверждения того, что работник получил или, наоборот, сдал ту или иную сумму денег, не будет.

Данный формат удобен в том случае, если ИП сам является «кассиром» фирмы – в этом случае контролировать приход и расход денежных средств и оформлять документацию нет необходимости.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

Для ведения кассовой документации индивидуальный предприниматель теперь вправе выбрать либо бумажный, либо электронный носитель. При выборе ведения документации в электронном виде, обязательно применение электронной цифровой подписи. Если кассовая документация будет вестись в электронном виде, то бумажные, аналогичные экземпляры документов больше не требуются.

Во всех документах по учету кассовых операций индивидуальный предприниматель может исправлять ошибки: для этого неправильные данные следует зачеркнуть, затем указать рядом правильную информацию, дату внесения исправления и привести расшифровку исправления. Правки заверяются подписью работника, который оформлял документ. Но исправления не разрешается вносить в приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер.
Согласно новым правилам, ИП не может расходовать выручку фирмы из кассы на такие цели, как оплата и выдача займов и процентов по ним, операции с ценными бумагами, оплата аренды помещений, проведение азартных игр. Для этих целей ИП должен использовать средства расчетного счета компании (или физлица) в банке, то есть забрать наличные из кассы и перевести их на счет.
В налоговом учете не нужно отображать средства, снятые ИП со своего счета в банке и затем внесённые в кассу компании.
Если в определенные дни наличные расчеты в фирме не производились, то заполнение кассовой книги не требуется.
Вся выручка организации, полученная в течение дня, должна проводиться с использованием контрольно-кассовых машин.

Лимит остатка кассы в 2016 году

Лимит остатка кассы – это максимально допустимое количество наличных денежных средств, который могут храниться в кассе фирмы на конец рабочего дня.

Согласно Указанию Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У индивидуальным предпринимателям нет необходимости вводить лимит остатка кассы – организации малого бизнеса могут вести упрощенный кассовый порядок. Напомним, что к категории предприятий малого бизнеса относятся фирмы с численностью работников менее ста человек и выручкой за год не более 400 миллионов рублей. В рамках него для таких предприятий допустимо отсутствие кассового лимита – то есть фирма может накапливать в кассе неограниченное количество денежных средств на неограниченный срок. Но все же специалисты советуют сдавать деньги фирмы в банк – это правильно с точки зрения безопасности. Отказ от кассового лимита необходимо оформить на основании приказа по фирме. Это требование также закрепляет Указание Центрального банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Также приказом следует фиксировать все изменения, которые вносятся в порядок работы с кассовой наличностью и ведением кассовой документации вашей фирмы.

Что же касается организаций, то они должны самостоятельно установить лимит остатка наличных денег в кассе – это требование является обязательным. Данный показатель – это объем средств, которые могут храниться в кассе, и, если лимит остатка денежных средств фирмы не установлен, он считается равным нулю, а это значит, что компания вообще не имеет права хранить денежные средства в конце рабочего дня. За то, что в кассе организации деньги хранятся сверх лимита, руководителя фирмы могут наказать, так как это является правонарушением. Штраф для юридического лица может достигать 50 тысяч рублей.

Согласовывать величину лимита остатка кассы с банком не требуется, но вот издать приказ (распорядительный документ) по фирме с установлением лимита кассового остатка необходимо.

Нарушение кассовой дисциплины: ответственность

Как говорилось выше, соблюдение кассовой дисциплины и установленных правил учета хранения денежных средств в фирме, правильность оформления документов могут оценить специалисты налоговой инспекции в рамках проверок финансово-хозяйственной деятельности компании. В рамках выездной проверки они могут выявить различные нарушения и наложить на должностное лицо ИП или организации штраф. В соответствии со статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях он может составлять до пяти тысяч рублей. Штраф на само учреждение за данное правонарушение может быть равен 50 тысячам рублей. Напомним, согласно п. 39 Порядка ведения кассовых операций ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины несут руководитель учреждения, главный бухгалтер и кассир.

Ожидаемые изменения в правила ведения кассовых операций в 2016 году

Некоторые организации нашей страны уже начали переход на «онлайн-кассы» с возможностью передачи данных обо всех денежных операциях фирмы в Федеральную налоговую службу. Но повсеместный переход на новую ККТ будет возможен лишь с принятием закона, который предусматривает изменения в закон №54-ФЗ. Сейчас он находится на рассмотрении в Госдуме.

Другие материалы

В связи с установлением порядка, который Центральный Банк узаконил еще 11.03.2014 г., каждая кассовая операция обязана проводиться по определенным правилам. По этому законодательству многие виды деятельности с наличными упрощены.

В этой статье мы разберем все нюансы ведения данных операций организации.

Плюсы нового закона

По сравнению с прошлым законом новые правила несколько упростили их деятельность, отменив кассовый лимит . Также им не следует больше вести кассовые книги и ордера , и они могут самостоятельно определять, по какой формуле устанавливать кассовый лимит.

Когда ИП самостоятельно ведет все операции с наличными, то он вполне может обходиться без расходно-приходно кассовых ордеров. В противном случае, если эту работу делает бухгалтер или кассир, то эти документы не обязательны по закону, но желательны для контроля передвижения денежных средств самим предпринимателем.

Для ИП существует еще одно послабление, по которому допускается изменение показателей в документах, связанных с кассовыми операциями, но не в РКО (расчетно-кассовый ордер) и ПКО (приходно-кассовый ордер). Выручку предприниматели не имеют права тратить на следующие цели:

выплачивать ссуды банку или проценты по ним;
запрещено с этими деньгами проводить действия по ценным бумагам;
проводить выплаты за аренду недвижимости;
организовывать или проводить азартные игры.

Для ИП, которые оказывают услуги населению, отменено применение кассовых аппаратов, если они выдают бланки строгой отчетности. Для остальных индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса наличие кассового аппарата обязательно.

Применение аппаратов для ИП со специфическим видом торговли (торговля с цистерн, на ярмарках, в киосках и прием стеклотары) с 2015 года не требуется.

Подробнее о новом законе — на следующем видео:

Ведение кассовых операций для юридических лиц

Для всех юр. лиц введены ограничения на хранение наличных . Они обязаны сдавать деньги в банк или финансовую организацию, связанную соглашением на ведение подобных операций с Банком России. При этом банк или организация должны обеспечить инкассацию, подсчет, упаковку и перевозку наличных юр. лица с дальнейшим их зачислением на его расчетный счет.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Целевой расход кассовых денег

По законодательству юридические лица, а также ИП и малый бизнес имеют право расходования кассовых денег исключительно:

на выдачу зарплат и авансовых платежей сотрудникам, включенных в платежные ведомости зарплатного фонда;
на оплату социальных нужд, например, больничного листа;
на оплату страховых случаев, при том, что физлицо оплачивало свой договор наличными и не более 100 000 рублей по одному договору;
на выдачу наличных для потребительских нужд работника предприятия, не связанных с его непосредственной деятельностью, но не более 100 000 рублей;
для расчета за товар или оказанные услуги (это не касается покупки ценных бумаг);
для возврата денег клиентам при возвращении товара или невыполнении оказанной им услуги.

По старому законодательству предприятие, ИП или юридическое лицо не имели права выдавать кассовые деньги на потребительские кредиты своим работникам. По новому закону потребительский кредит может быть любого характера, то есть не обязательно на покупку бытовой техники или автомобиля, но и на обучение или другие нужды. Главное, чтобы он не превышал установленного законодательством лимита и выдавался в рублях.

Расход денег со счета предприятия, ИП и юридического лица

По принятому указанию ИП и предприятия имеют право тратить наличные деньги из кассы, если они поступили туда с их личного счета. Это могут быть траты:

на любые операции с ценными бумагами;
на выплаты по аренде недвижимости;
на любые оплаты по займам — от их полного погашения, до выплат процентов.

По данному законодательству узаконен лимит в 100 000 рублей на каждый договор в отдельности. Это не касается расчетных счетов физических лиц.

Организация кассовых операций и документы

Кассовый работник назначается сами предпринимателем, либо все операции он проводит лично. Каждая денежная операция обязана сопровождаться расходными и приходными ордерами . Подпись на документах должна быть только лица, уполномоченного ее ставить – бухгалтера или кассира, а также обязательно наличие печати или штампа, на которых указаны реквизиты, подтверждающие законность данной денежной операции.

При каждом поступлении или выдачи наличных средств кассир должен вносить суммы в кассовую книгу. В конце работы он обязан сверять данные в книге с показателями по РКО и ПКО и указывать в книге остатки наличных, после чего ставить свою подпись. При наличии бухгалтера тот должен свериться с этими показателями, или руководитель делает это лично.

Кассовая документация

В зависимости от объемов предприятия или по желанию его руководителя ведение кассовых операций может проводиться как в соответствующей книге, так и в электронном виде. Кассовыми называют приходные и расходные ордера. Для их правильного оформления требуется следующее:

составление документации проводится главным бухгалтером или бухгалтером фирмы или кассиром;
данное ответственное лицо или лица должны быть прописаны в специальном документе с подписью руководителя предприятия;
с ними должен быть заключен договор об оказании ими соответствующих услуг предприятию с подписями всех указанных в нем лиц и руководителя фирмы;
кассовые ордера может вести сам руководитель предприятия.

Правила получения приходного ордера

Прежде всего кассиру надлежит проверить подлинность подписи руководителя или уполномоченного им лица на приходном кассовом ордере и сверить ее с образцом. Затем он обязан проверить указанные в документах цифры с количеством полученной им наличности. При полном соответствии суммы по документам и в наличии кассир может подписать кассовый ордер и подтвердить данную операцию своей печатью.

В случае несоответствия суммы наличных с указанными цифровыми или прописными данными в приходном ордере кассир имеет право отказаться принять наличные.

Он может потребовать выдать недостающую сумму человеку, их вносившему. В случае его отказа приходный документ обязан быть отдан бухгалтеру или руководителю предприятия для перепечатки для принятия фактической суммы, а первый приходный документ перечеркивается. На каждого платежного агента оформляется новый приходный ордер соответственно.

Правила получения расходного ордера

Любые операции по выдачи наличных проводятся при оформлении расходных кассовых ордеров. При получении соответствующей ведомости кассир обязан сверить подпись бухгалтера или руководителя на документе с образцом, а также указанные в нем суммы с фактом наличных денег. Суммы при этом должны быть указаны, как в цифрах, так и прописью.

Выдача наличных может проводиться только при предъявлении получателем удостоверения личности. При этом кассир должен сверить фамилию получателя с указанными данными в расходном ордере, а фотографию с его предъявителем. Он также обязан подготовить необходимую к выдаче сумму, дать ведомость получателю для подписи, а затем еще раз пересчитать деньги при его непосредственном внимании.

При выдаче денег по доверенности получатель обязан предъявить свои документы и доверенность, заверенную нотариусом, а также ее заверенную копию.

При выдаче наличных в этом случае кассир обязан в ведомости перед графой подпись написать собственноручно «по доверенности» и дать на подпись получателю. Копия доверенности при этом прикрепляется к расходному кассовому документу, на котором кассиру следует поставить подпись о выдаче наличных данному лицу.

Кассир не обязан принимать претензии от получателя в том случае, если им не были пересчитаны деньги возле кассы сразу при их получении.

Выдача наличных под отчет

По действующему законодательству можно выдавать наличные сотруднику фирмы под отчет на нужды предприятия . При этом расходный ордер должен быть оформлен по письменному заявлению подотчетного лица, в котором он обязан указать необходимую сумму, цель получения наличных и на какой срок. Этот документ обязан быть подписан бухгалтером или руководителем предприятия.

Новый ордер на выдачу наличных под отчет может быть оформлен только после погашения получателем предыдущего платежа. Деньги могут выдаваться под отчет не только работникам предприятия, но и лицам, с кем фирма имеет гражданско-правовые соглашения, например, партнерские.

Определение лимита кассы

По новому законодательству № 3210-У от 11.03.2014 каждая компания обязана издать приказ по организации о допустимой сумме наличных, остающейся в конце рабочего дня в кассовом аппарате. Эта сумма должна быть максимально допустимой для хранения в кассе после закрытия данных в кассовой книге.

Все, что находится выше этого лимита, должно быть передано в банк на хранение. Исключением являются дни с выдачей аванса или зарплат сотрудникам предприятия или праздничные дни, когда банки закрыты, а кассовые операции при этом проводились. Для ИП и малого бизнеса лимит на наличные в кассе не устанавливается.

Как определить кассовый лимит для предприятия и юридического лица

Для юридических лиц срок получения и подсчета денег не должен превышать 92 дня.

При этом срок сдачи наличных в банк не может быть больше недели . То есть сумма, собранная за установленное предприятием время, делится на количество дней с учетом промежутка сдачи наличных в банк, и таким образом выводится максимально допустимый ежедневный лимит денег в кассе на конец рабочего дня.

Вся документация по ведению операций с наличными, будь то кассовые книги или электронные их эквиваленты, хранятся в сроки, установленные самим предпринимателем. В электронных вариантах кассовых книг никаких изменений или поправок вносить нельзя, в отличие от их бумажных аналогов.

Изменения в 2016 году

В 2016 году появляется множество нововведений, касающихся кассовых операций:

Для юридических лиц будет действовать ограничение, связанное с хранением наличных, по которому они будут обязаны ежедневно сдавать деньги в какую-либо финансовую организацию. Она, в свою очередь, должна будет обеспечивать основные операции – подсчет, перевозку, инкассацию и т. п.
В 2016 году по закону должны использоваться новые кассовые аппараты, имеющие функцию сбора и отправки данных в налоговые органы через интернет. Кроме того, и чеки смогут подготавливаться и передаваться клиентам в режиме онлайн. При этом необязательно сразу покупать новый аппарат: старым можно будет пользоваться до наступления момента окончания регистрации (однако срок использования не может превышать 7 лет) или при отсутствии возможности пользования интернетом.
Для индивидуальных предпринимателей упрощается ведение документации: они могут не оформлять кассовые документы. Например, с 2016 года необязательно ведение расходного и приходного кассового ордера.
Также для ИП разрешено отсутствие кассового лимита (это нововведение касается также юридических лиц, являющихся малыми предприятиями).

Нововведения в 2018 году

В 2018 году продолжается процесс внедрения кассовой техники нового образца, именуемой «онлайн кассой». Теперь данные о кассовых операциях хранятся на специальном фискальном накопителе и передаются напрямую в Федеральную налоговую службу с помощью каналов связи.

Покупатели могут воспользоваться услугой отправки сведений о покупке на их адрес электронной почты либо на телефон.

С 31 марта 2018 года такую ККТ обязаны были установить предприниматели и организации, занимающиеся продажей алкогольной продукции. А до 1 июля 2018 года новые онлайн кассы должны будут использовать уже все, за некоторым исключением.

О данных изменениях в законодательстве смотрите в следующем видеосюжете:

Кассовые операции ведутся по четко установленным правилам согласно требований ЦБ РФ. Документы учета и порядок ведения не могут разрабатываться компанией самостоятельно. Формы представлены в журнале первичной документации и одинаковы для предприятий всех категорий.

Порядок ведения кассовых операций находится на особом контроле у ИФНС. За нарушения дисциплины назначаются солидные штрафы. Причина пристального внимания к операциям – противодействие незаконному денежному наличному обороту. Операции кассового учета осуществляются в соответствии с Указаниями ЦБ РФ.

Нововведения в области за последние годы

Начиная с 2014 года, порядок ведения кассовых операций претерпел изменения . В 2018 году организации и ИП должны придерживаться Указания Банка России от 11.03.2014г. за № 3210-У. Суть нововведений состоит в условном делении учета кассовых операций на полный и упрощенный порядок.

Полный порядок кассовых операций используется для организаций – юридических лиц, не относящихся к малым предприятиям. Упрощенная схема допускается для ведения учета малыми организациями или ИП.

Новый порядок ведения данных операций подробно рассмотрен в следующем видеоролике:

Правила проведения и особенности их организации

Операции по кассе ведутся только с наличными деньгами.

Движение средств оформляются расходным или .

Установлены особые требования к кассиру :

Доступ к денежному ящику и операциям имеет лицо, назначенное руководителем.
Кассир несет материальную ответственность, определяемую договором.
На время отсутствия кассира в связи с отпуском или болезнью остаток кассы и документы передаются другому лицу по приказу предприятия.
Наличие на предприятии нескольких кассиров требует назначения старшего работника.

Основной документ учета – кассовая книга. Журнал ведется ежедневно, за исключением случаев отсутствия операций. На конец дня выводится остаток, величина которого должна совпадать документально и фактически. Сумма заносится в кассовую книгу и удостоверяется подписью кассира.

Использование для ИП и юридических лиц

Индивидуальные предприниматели могут не вести кассовую книгу.

Возможность применяется при ведении ИП доходов и расходов, физических показателей, обязательных для учета налоговых показателей.

Организации обязаны вести кассовые операции, если на предприятии имеется движение наличных денежных средств. Компания, не использующая наличность для расчетов с работниками, контрагентами, кассовую книгу не ведет.

Выручка, полученная предприятием, должна проводится с использованием ККМ. Исключение составляют предприятия, ведущие учет в соответствии с принятыми специальными режимами – ЕНВД и ПНС. По окончании рабочего дня кассир-операционист сдает выручку в кассу предприятия (или инкассаторам) по приходному ордеру.

Требования к использованию программно-технических средств

Законодательство с 2015 года (Указания № 3210-У) допускает использование программных средств для ведения кассовых операций. Документооборот должен быть защищен от несанкционированного проникновения к операциям. Защита данных учета осуществляется путем применения электронной подписи .

В отношении программно-технических средств, осуществляющих прием денежных банкнот, Банк России предъявляет требование о наличии у оборудования функции распознавания фальшивок. Технические средства должны уметь отличать не менее 4-х признаков защиты российских банкнот.

Учет кассовых операций в 1С Бухгалтерия 8.3 рассмотрен в следующем видеоматериале:

Особенности ведения кассовой документации

Кассовые формы – единственные, кроме банковских, бумаги первичного учета, при оформлении которых не допускаются помарки и подчистки. При заполнении бланков и книги в ручном режиме не допускается применение цветных чернил. Если ордера заполнены с ошибками, выписывается новый документ. В кассовой книге или чеке неправильно заполненный лист перечеркивается двумя параллельными линиями.

В 2018 году в порядок ведения документации внесены нововведения :

Учет допускается вести в электронном виде с использованием электронной подписи.
Кассовые документы могут оформляться не только кассиром, но и главным бухгалтером или, при их отсутствии, руководителем.
Кассир должен иметь штамп, подтверждающий проведение операции и подписи лиц, имеющих право удостоверения первичных форм учета.
При наличии депонированных сумм реестр не составляется. В последний день выдачи заработной платы отметка о депонировании ставится в платежной ведомости.
При ведении в организации ЕНВД или ПСН приход денежных средств может производится по бланкам строгой отчетности (БСО) или иному документу, содержащему обязательные реквизиты.

При ведении операций с использованием обслуживающих программ (без электронной подписи) документы должны быть выведены на бумажный носитель. Бланки первичного учета должны иметь реальные (не факсимильные) подписи. Кассовая книга также подлежит выведению на печать. Журнал по периодам, зависящим от объема операций. Период не имеет значения при условии контроля переноса остатка и постраничной нумерации внутри периода.

Основное ограничение для остатка кассы – лимит. Величина означает предел денежной наличности на конец рабочего дня. Остаток на конец дня определяется как сумма остатка на начало дня и приход средств за минусом расхода денег. Превышение лимита допускается в дни выдачи заработной платы.

Предприятию необходимо:

Утвердить срок выдачи заработной платы и авансовых выплат приказом по предприятию.
Определить период, отводимый на выплаты. В традиционном варианте устанавливается от 3-х до 5-ти дней. В срок расчетов с сотрудниками включается день получения наличности в банке.
Утвердить порядок расчетов с работниками в учетной политике предприятия.

Порядок относится только к выплатам наличными деньгами . Организация (юридическое лицо) должна самостоятельно рассчитывать лимит кассы. Документ принимается ежегодно, на основании данных предшествующего расчету года. При наличии в организации обособленных подразделений, получающих выручку, лимит рассчитывается с учетом их поступлений.

В 2018 году ИП могут не рассчитывать кассовый лимит. Освобождение относится к индивидуальным компаниям, ведущим учет показателей для налогообложения.

Лимит кассы в 2018 году может рассчитываться 2-мя методами :

По величине поступающей наличной выручки. Лимит рассчитывается отношением объема поступлений наличности к расчетному периоду (не более 92 дня), умноженного на период инкассации.
По объему выдаваемых из кассы наличности. Лимит определяется как деление объема выдаваемой наличности на расчетный период (не более 92 дня) с последующим умножением на период инкассации.

При подсчете лимита не учитываются средства, используемые для выдачи заработной платы и социальных выплат работникам.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Наличные средства предприятий часто используются для расчетов с контрагентами. Средства выдаются под отчет лицам, определенным руководителем. Состав подотчетных лиц устанавливается приказом .

Полномочия работников традиционно распространяются на годовой период.

Документооборот для подотчетных лиц имеет ряд особенностей:

Выдача средств оформляется расходным кассовым ордером.
Сумма наличных, выдаваемых из кассы физическим лицам-подотчетникам, не лимитируется. В ряде случаев компании используют выдачу средств как возможность избежать штрафных санкций при наличии сверхлимитного остатка в кассе на конец дня.
При получении средств лица должны предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Сумма, превышенная по расходу (приобретения материалов, сырья, топлива и прочих видов ТМЦ), выдается из кассы после утверждения отчета.
Остаток денежных средств подотчетное лицо вносит в кассу.

Компания должна утвердить порядок отчета по каждому виду расходов. По истечении срока лицо должно предоставить на утверждение отчет не позднее трех дней с момента окончания подотчетного периода. Превышение срока пользования деньгами влечет изменение назначения на доход работника. Сумма будет засчитана как авансовая выплата за исполнение трудовых обязанностей, с которой будет удержан налог () в размере 13%.

Проверка налоговыми органами, штрафы за нарушения

Инспекции ФНС проверяют кассовую дисциплину во время выездных проверок или в период проведения камеральных мероприятий. При проверке инспектор предлагает предоставить: кассовую книгу, документы первичного учета (РКО, ПКО, приложения, лимит кассы), изучаемые выборочно. В ряде случаев может сверятся наличный остаток с документами учета.

При проверке могут быть выявлены нарушения :

Ведение наличных расчетов сверх принятых для юридических лиц пределов.
Наличие денежных средств в кассе без оправдательных и подтверждающих приход документов.
Накопление наличных денег в кассе выше утвержденного предприятием лимита.
Нарушение порядка хранения денежных средств. Порядок защитных мероприятий при получении, выдачи, транспортировки, хранении средств определяются организацией или ИП.

Нарушение кассовой дисциплины влечет наложение значительных штрафов . Санкции применяются к ответственному лицу и руководителю предприятия.

Наказание назначается по ст. 15.1 КоАП, предусматривающей штрафы:

Должностным лицам – от 4-х до 5-ти тысяч рублей.
Организации – от 40-ка до 50-ти тысяч рублей.

Кассир или иное лицо, назначенное на ведение кассы, заключает договор о материальной ответственности. Если установлено, что компании нанесен лицом прямой материальный вред, можно перенаправить выплату ущерба ответственному за ведение кассы.