У т 2 відомості. Особиста картка - правила заповнення. Розділ ІХ. Соціальні пільги

Особиста картка Т-2 заповнюється на працівників усіх категорій, прийнятих на роботу на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу

Заповнення розділів форми

Форму особистої картки Т-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.05 № 1 (До цього постановою від 06.04.01 № 26) "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати".

Співробітник кадрової служби повинен мати на увазі, що правил щодо ведення особистих карток форми Т-2, за винятком Інструкції щодо застосування та заповнення форм первинного обліку пои документації з обліку праці та її оплати, затв. постановою Держкомстату Росії від 05.01.2005 № 1 немає, тому зміст цієї статті можна як рекомендації, ніж як дотичне вимога до точного виконання.

Документи, необхідні оформлення особистої картки; кодування відомостей

Для заповнення особистої картки Т-2 кадровику потрібні наступні документипрацівника:
1) паспорт (чи інший документ посвідчення особи);
2) трудова книжка;
3) військовий квиток;
4) документ про закінчення навчального закладу:
5) страхове свідоцтво державного пенсійного страхування;
6) свідоцтво про постановку на облік у податковому органі;
7) наказ про прийом працювати.
Решта інформації вноситься виходячи з відомостей, повідомлених себе працівником.
При кодуванні відомостей в особистій картці Т-2 необхідно керуватися рядом правил із заповнення, визначених Стандартом з автоматизованих систем управління кадрами:
1. Якщо в поле кодування будуть внесені неправильні записи або відомості, що не належать до цього заповнення, форма Т-2 вважається зіпсованою і підлягає переписуванню. Тому рекомендується або вносити точні коди, або вносити їх взагалі до моменту здачі особистої картки Т-2 в архів.
2. За відсутності записів або при негативних відповідях ("не маю", "не перебуваю") частина даного реквізиту, що кодується, залишається порожньою. 1 3. При зазначенні дат назва місяця пишеться повністю, рік записується чотирма цифрами; наприклад, 14 вересня 2004 р.
4. Кодуються дати арабськими цифрами у такому порядку: число/місяць/рік; наприклад, 23.04.1998.
При заповненні інших розділів картки необхідно керуватися Інструкцією, затвердженою вказаною постановою.

Заповнення розділів форми

Найменування організації вказується повністю, наприклад, закрите акціонерне товариство"Енергобуд". Скорочене найменування вказується у тому випадку, якщо воно. закріплено в установчих документах. Збоку вказується ОКПО організації.
Табельний номер працівника повинен містити не більше шести цифр. Він присвоюється кожному знову прийнятому чи працюючому і змінюється за будь-яких переміщеннях працівника всередині організації до його звільнення.
Ідентифікаційний номер платника податків "л" номер страхового свідоцтва державного пенсійного страхування зазначається відповідно до свідоцтва про присвоєння ІПН та страхового свідоцтва державного пенсійного страхування.
У графі "Алфавіт" вказується перша буква прізвища працівника.
Характер роботи вказується: "постійно", "тимчасово" і т. л.
Вигляд роботи (основна, за сумісництвом) записується повністю.
Підлога позначається літерою "М" або "Ж".
Прізвище, ім'я, по-батькові записуються повністю "л розбірливо".
Дата народження встановлюється на підставі паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, та повністю записується в текстовій зоні, наприклад "9 січня 1975 р.". При цьому код вказується так: 09.01.1975.
При вказівці місця народження слід враховувати наступне:

Громадянство записується без скорочень. Запис громадянства та її кодування здійснюється за загальноросійським класифікатором інформації про населення. ОК 018-95, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 31.07.95 № 412 (ОКІН).

Заповнення графи "Громадянство"

Мови, якими володіє працівник, зазначаються повністю без скорочень. Ступінь знання мови у текстовій формі вказується так.

Відомості про знання мов

При кодуванні графи "Знання іноземної мови" вказується два коди, при цьому перший означає код мови, другий - ступінь його знання.

Наприклад: "Англійська - читаю та перекладаю зі словником" записується у графі "Код" як: 014 1.

Освіта записується та кодується відповідно до ОКІН та Загальноросійського класифікатора спеціальностей за освітою. ОК 009-93, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Відповідно до ОКИН освіта кодується в такий спосіб.

Вид освіти	Код з ОКСО
Початкова (загальна) освіта
Основна загальна освіта
Середня (повна) загальна освіта

Середня професійна освіта
Неповна вища освіта
Вища освіта
Післявузівська освіта

Іноді практично виникають проблеми з тим, як сформувати запис про освіту працівника, якщо воно не закінчено.

Відомості про незакінчену освіту

Працівник, який має незакінчену освіту	Вид освіти за класифікацією.
Хто навчається у вищому навчальному закладі, але не закінчив його	Основна загальна або середня професійна освіта (залежно від того, яка освіта була на момент вступу до вищої навчальний заклад)
Закінчив кілька курсів вищого навчального закладу, але змушений був перервати його, чи навчається на третьому курсі	Записується скільки курсів закінчено або на якому курсі навчається
Закінчив три курси вищого навчального закладу	Неповна вища освіта
Той, хто навчається в середньому спеціальному навчальному закладі (технікумі, коледжі), але не закінчив його	Середня (повна) загальна або неповна середня професійна освіта (залежно від того, яка була освіта на момент вступу до середнього спеціального навчального закладу)
Закінчив середню школу, школу з поглибленим вивченням будь-якого предмета, ліцей, гімназію	Середня (повна) загальна освіта
Закінчив професійно-технічне училище або прирівняний до нього навчальний заклад	Початкова професійна освіта

Дозволяються скорочення слів під час написання найменування навчального закладу, які не спотворюють зміст найменування. У разі, коли до найменування навчального закладу входить слово "імені", слід писати "ім"; якщо за цим йде слово "професора", "академіка" або інше, то слід писати "ім. професора", "ім. академіка" тощо. Ордени в назвах навчальних закладів не вказуються.
Усі відомості про освіту (кваліфікація, напрямок чи спеціальність) встановлюються на підставі диплома про освіту.
Вільні рядки у розділі про освіту призначені для назви та дати закінчення другої освітньої установи вищої чи середньої професійної освіти. Якщо працівник закінчив два середні або два вищі навчальні заклади з різних спеціальностей, записуються обидва навчальні заклади. Кваліфікація за дипломом вказується у такому порядку:

Професія (основна та додаткова) вказується повністю на підставі та наказу (розпорядження) про прийом на роботу. Вона кодується відповідно до Загальноросійського класифікатора професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів(ОКПДТР). Додатковою професією вважається така, що не збігається з основною професією, але може становити інтерес для організації.
Стаж роботи (загальний, безперервний, що дає право на надбавку за вислугу. років, а також право на інші пільги, встановлені в організації, тощо) розраховується на підставі записів у трудовій книжці та (або) в інших документах, що підтверджують відповідний стаж.
Стан у шлюбі записується та кодується згідно ОКІН.

Відомості про стан у шлюбі

Стан у шлюбі	Код по ВІКІН
Ніколи не перебував (не перебував) у шлюбі
Перебуває в зареєстрованому шлюбі
Перебуває у незареєстрованому шлюбі
Вдовець (вдова)
Розлучений (розлучений)
Розійшовся (розійшлася)

У складі сім'ї вказуються лише члени сім'ї із зазначенням ступеня спорідненості. Найближчими родичами вважаються батько, мати, син, дочка, рідний брат, рідна сестра, особа, на вихованні якого перебував працівник, та інші найближчі родичі, які проживають разом із працівником.
Паспортні дані вказуються у суворій відповідності до паспорта. Адреса місця проживання записується за правилами місцезнаходження.
У тому випадку, якщо працівник не отримав трудової книжки в день звільнення через відсутність на робочому місці або з іншої причини, співробітник кадрової служби саме за вказаними адресами надсилає поштою повідомлення про необхідність з'явитися до відділу кадрів за трудовою книжкою (або висловити згоду на відправку її поштою) або запити про місцезнаходження працівника. Тому необхідно заповнювати обидві графи – та адресу місця проживання за паспортом та фактичну адресу місця проживання, а також номер телефону працівника або найближчих родичів.

Облік відпусток Зміна відомостей про працівника

У попередній частині статті ми з'ясували, які документи потрібні для заповнення картки Т-2, а також розглянули, як заповнюються графи "Алфавіт", "Громадянство", як вносяться дані про освіту, склад сім'ї та ін.

Заповнення розділу про військовий облік

Основними документами, виходячи з яких заповнюється розд. 2 "Відомості про військовий облік" особистої картки Т-2 є:

Відомості про військовий облік

	Громадяни, які перебувають у запасі	Громадяни, які підлягають заклику
	На офіцерів запасу не проставляється На осіб, які не є офіцерами, заповнюється відповідно до наданого військового квитка (графа "Категорія обліку")	Чи не заповнюється
Пункт 2. Військове звання	Проставляється відповідно до запису у військовому квитку	Робиться запис: "Підлягає заклику"
Пункт 3. "Склад (профіль)". Заповнюється без скорочень	Проставляється відповідно до запису у військовому квитку, наприклад, "командний", "медичний"або "солдати", "матроси"і т.п.	Че заповнюється
Пункт 4. "Повне кодове позначення ВУС" Записується повне позначення - шість цифр або шість цифр та літерний знак	Проставляється відповідно до запису у військовому квитку, наприклад "021101" або "113194А"	Проставляється відповідно до запису у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу
	Записується буквами: А - придатні до військової службиБ - придатні до військової служби з незначними обмеженнями У - обмежено придатні до військової служби Г - тимчасово не придатні до військової служби За відсутності записів у відповідних пунктах військового квитка проставляється категорія "А"	Записується літерами: А - придатні до військової служби Б - придатні до військової служби з незначними обмеженнями В - обмежено придатні до військової служби Г - тимчасово не придатні до військової служби на військову службу
Пункт 6. "Найменування військового комісаріату за місцем проживання"	Проставляється відповідно до останнього запису або останнього штампу у військовому квитку	Проставляється відповідно до останнього запису, або останнім штампом у посвідченні громадянина, який підлягає призову на військову службу
Пункт 7. "Складається на військовому обліку" Заповнюється простим олівцем	Рядок а) - у випадках наявності мобілізаційного розпорядження та (або) штампу про видачу та вилучення мобілізаційних розпоряджень; Рядок б) - на громадян, заброньованих за організацією на період мобілізації та на воєнний час	Чи не заповнюється
: Пункт 8. "Відмітка про зняття "з військового обліку".	Робиться позначка: або "Знято з військового обліку за станом здоров'я"	Робиться позначка: "Знято з військового обліку за віком"або "Знято з військового обліку за станом здоров'я"

Після заповнення розділів " Загальні відомостіПрацівник кадрової служби ставить свій підпис, найменування посади та розшифровку підпису, підтверджуючи тим самим, що записи внесені ним власноруч на підставі поданих документів.

Внесення відомостей про прийом на роботу, про атестацію, про підвищення кваліфікації, заохочення та ін.

При внесенні відомостей про прийом на роботу та переведення на іншу роботу необхідно заповнювати всі графи таблиці. Відомості мають бути внесені без скорочень

Відомості про прийом на роботу та переведення на іншу роботу заносяться на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу (форми Т-1 і Т-1а) та наказу (розпорядження) про переведення на іншу роботу (форма Т-5). Спеціаліст відділу кадрів під час заповнення цього розділу повинен знайомити працівника із внесеними записами під розписку.
При заповненні розд. 4 "Атестація" особистої картки заповнюються всі графи, а саме зазначаються:
- дата проходження атестації;
- рішення комісії, наприклад "перевести на посаду", "надіслати на підвищення кваліфікації" тощо;
- Посилання на конкретний документ (як правило, це протокол результатів атестації) із зазначенням його номера та дати.
Графа "Підстава" може бути незаповненою або в ній може бути зазначений наказ організації про направлення співробітника на атестацію та/або наказ про затвердження результатів атестації.
Дані про підвищення кваліфікації записуються на підставі документів, що подаються при прийнятті на роботу або кадрів, що надходять з відділу підготовки. У розділі "Підвищення кваліфікації" зазначаються:
- дати початку та закінчення навчання;
- Вид підвищення кваліфікації;
- найменування навчального закладу (інститут підвищення кваліфікації міністерства (відомства), факультет підвищення кваліфікації при вищому навчальному закладі, факультет підвищення кваліфікації при середньому професійному навчальному закладі, інститут удосконалення, курси підвищення кваліфікації при міністерстві (відомстві), курси підвищення кваліфікації при підприємствах дослідницьких та проектно-конструкторських організаціях, вищих та середніх установах професійної освіти, інститутах підвищення кваліфікації та їх філіях);
- вид документа (свідоцтво, посвідчення);
- графа "Підстава" може бути незаповненою, або в ній може бути вказано наказ організації про направлення працівника на підвищення кваліфікації.
Аналогічно вносяться відомості про професійну перепідготовку із зазначенням спеціальності (напрямки, професії), за якою відбувається перепідготовка.

При заповненні розд. "Заохочення та нагороди" необхідно вказати види заохочення, що застосовувалися до працівника (як на рівні організації, так і на рівні міністерств та відомств), а також перерахувати державні нагороди.

Облік відпусток

У розділі "Відпустка" ведеться облік усіх видів відпусток, що надаються працівнику під час роботи в організації. Підставою для запису є накази про надання відпусток.
При заповненні таблиці з відпусток виходячи з наказу вноситься лише дата початку відпустки, дата закінчення вноситься " де факто " , коли працівник фактично повернувся з відпустки. Це пов'язано з тим, що у разі виклику працівника з відпустки або його переривання у графі "Дата закінчення" буде проставлено дату виходу співробітника на роботу, а не заплановану дату закінчення відпустки за наказом.
У цій же таблиці обов'язково відзначається відпустка без збереження заробітної плати. Він враховується при підрахунку стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, оскільки згідно зі ст. 121 ТК РФ а нього не включається час надання працівнику відпустки без збереження заробітної плати тривалістю понад 7 календарних днів.

Аналогічно не враховується в стажі роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, та час відпусток для догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законом віку.
Крім того, згідно зі ст. 121 ТК РФ зі стажу роботи, що дає право на щорічну основну оплачувану відпустку, віднімається час відсутності працівника на роботі без поважних причин, з т. Ч. внаслідок його усунення від роботи у випадках, передбачених ст. 76 ТК РФ.
Нижче вказано можливі видидокументів, виходячи з яких співробітник відділу кадрів виробляє перерахунок цього стажу роботи (за ст. 76 ТК РФ).

Види документів, які є підставою для перерахунку стажу у разі усунення від роботи


Непроходження в установленому порядку навчання та перевірки знань та навичок у галузі охорони праці
Непроходження в установленому порядку обов'язкового попереднього чи періодичного медичного огляду	Протокол та припис інспекції про усунення працівника від роботи. Наказ керівника про усунення роботи з цієї причини
Виявлення відповідно до медичного висновку протипоказань для виконання роботи, зумовленої трудовим договором	Наказ керівника про усунення роботи з цієї причини

У розділі "Додаткові відомості" для повноти обліку в необхідних випадках зазначаються:
- відомості про навчання на очно-заочних (вечірніх), заочних, екстернатних відділеннях установ вищого та середнього професійного навчання (слід також проставляти дати вступу до освітнього закладу та його закінчення):
- відомості про працюючого інваліда із зазначенням довідки МСЕК, групи інвалідності та дати її встановлення (зміни), причини інвалідності;
- Висновок МСЕК про умови та характер праці.
Після звільнення співробітника з організації вносяться записи у розд. XI "Підстави звільнення", де вказується розшифровка підстави звільнення працівника відповідно до точних формулювань, наведених у ТК РФ, дата звільнення, номер наказу про звільнення.
При закритті особистої картки Т-2 співробітник кадрової служби ставить свій особистий підпис із її розшифровкою та зазначенням посади. Так само розписується сам працівник. Підпис працівника у разі підтверджує його згоду з усіма записами, внесеними до його особисту картку.

Зміна відомостей про працівника

При зміні відомостей про працівника до його особистої картки вносяться відповідні дані, які засвідчуються підписом спеціаліста відділу кадрів, а якщо зміни вносяться у розд. "Загальні відомості" та "Відомості про військовий облік", а також підписом самого працівника.
Зміни вносяться за тією ж схемою, що й у трудову книжку. З перших форм і під час запровадження у СРСР системи автоматизованого обліку кадрів розробили ОСТ " Стандарт по автоматизованим системам управління кадрами " . У ньому були викладені основні правила заповнення особистої картки. Як зазначено в ОСТі, "при зміні прізвища старе закреслюється і замість нього записується нове відповідно до представлених у відділ кадрів документів". Далі "всі наступні зміни даних про працівника (зміна місця проживання та ін.) відображаються в особистій картці працівником відділу кадрів". Повна заміна особистої картки не бажана з тієї причини, що надалі буде складно відновити всю картину цього співробітника.
Щодо зміни паспортних даних та стану у шлюбі, то може застосовуватися та сама схема - із закресленням.

В.В. МІТРОФАНОВА,
канд. екон. наук,
директор "Центру професійного розвитку"

Особиста картка працівника (форма Т-2)- Інформаційний документ про нового працівника. При прийнятті працівника на роботу, на нього необхідно заповнити особисту картку за уніфікованою формою Т-2. Даний кадровий документ є обов'язковим до заповнення, він містить всю необхідну інформацію про біографію та дані працівника, а також про його трудову діяльність. У статті ви дізнаєтесь, як заповнити особисту картку працівника на прикладі. Нижче ви знайдете заповнений зразок картки, там ви можете завантажити бланк форма Т-2.

Складається документ із 4-х розділів, якісь розділи потрібно заповнити на початку трудової діяльності працівника, якісь доповнюються в процесі роботи.

Особиста картка працівника (Форма Т-2). Зразок заповнення

Заповнення розділу №1 особистої картки працівника (форми Т-2)

Тут заповнюються загальні відомості про працівника. Для заповнення необхідно взяти у працівника такі документи як паспорт, свідоцтво про народження, документи про освіту, трудовий договір ( або ).

Заповнюючи цей розділ, слід не забути про вказівку кодів у пп.3-6. Коди беруться із відповідних класифікаторів.

У п.3 – код ОКАТО того населеного пунктув якому ви народилися.

У пункті 4 вказується код ОКІН для вашого громадянства: «1» – якщо у вас російське громадянство, «2» – якщо у вас два громадянства, 3 – якщо немає зовсім.

У пункті 5 вказується код ОКІН для рівня знань зазначеної вами іноземної мови: код «1» відповідає тому, що ви здатні читати та перекладати зі словником, «2» – читаєте і можете пояснювати цією мовою, «3» – вільно володієте.

У пункті 6 код ОКІН для вашого рівня освіти: 4 класи (початкове загальне) – «02», 9 класів (основне загальне) – «03», 11 класів (середнє загальне) – «07», училище (початкове професійне) – « 10», технікум (вища професійна) – «11», 3 курси ВНЗ (неповна вища) – «15», вища – «18», післявузівська – «19».

Відомості про освіту беруться із документа про освіту (атестат, диплом тощо).

Зразок заповнення 1-6 п. в особистій картці працівника

Стаж роботи – для цього пункту відомості беруться з наданої працівником трудової книжки.

Для вашого сімейного стану (п.9) також потрібно вказати відповідний код ОКІН: «1» – незаміжня/неодружений, «2» – зареєстрований шлюб, «3» – незареєстрований шлюб, «4» – вдова/вдівець, «5» » – у розлученні, «6» – розійшлися.

Потім йдуть стандартні відомості про паспорт працівника, про місце проживання та дату реєстрації за адресою проживання. Особиста картка працівника у першому розділі закінчується вказівкою контактного телефону працівника.

Приклад оформлення особистої картки працівника п. 7-12

Заповнення розділу №2 особистої картки працівника

Розділ заповнюється для чоловіків, інформація береться із військового квитка. На чоловіків, які ще не відслужили та підлягають заклику, заповнити потрібно: (натисніть для розкриття)

пункт 2 - пишеться фраза "підлягає заклику";
пункт 5 категорія придатності - "А" - придатний, "Б" - придатний з незначними обмеженнями, "В" - обмежено придатний, "Г" - тимчасово не придатний, "Д" - не придатний.
пункт 8 – для чоловіків, які досягли 50 років, тут ставиться позначка «знято з військового обліку за віком», також може бути вказано фразу «знято з військового обліку за станом здоров'я».

Інші пункти цього розділу для цієї категорії громадян не заповнюються. Для чоловіків, які перебувають у запасі, потрібно заповнити всі пункти. Усі відомості беруться із військового квитка.

Приклад оформлення розділу №2 особистої картки працівника

Заповнення розділу №3 особистої картки працівника Т-2

Тут вказуємо, яку посаду прийнято співробітник, з яким окладом і підставі якого наказу прийому працювати. Тут працівник має поставити свій підпис.

Надалі, у процесі праці цей розділ може бути доповнений інформацією про переміщення працівника всередині організації: з однієї посади на іншу, з одного підрозділу в інше.

Зразок заповнення розділу №3 особистої картки працівника

Розділи №4-7 особистої картки співробітника заповнюються у процесі роботи. Розділ №8 відображає відомості про відпустку, де вказується вид відпустки, її тривалість, період роботи, за який надано. Як підстава вказується.

Останній розділ заповнюється при звільненні працівника, тут пишеться дата та причина звільнення, номер та дата.

Заповнює особисту картку співробітник кадрової служби, наприкінці бланка він ставить свій підпис, також сам працівник після ознайомлення підписує даний документ.

★

Особисті картки працівників використовуються установами з повного обліку персоналу. Закон зобов'язує керівників подбати про створення такої картки для кожного працівника. Бланком для цих документів є форма Т-2. Вона затверджена та уніфікована постановою №1 Держкомстату РФ та зберігає початкову структуру з січня 2004 року.

Зразок та порожній бланк особистої картки працівника

ФАЙЛИ

Як улаштована форма. Основні особливості

Особисті карти працівників – це необхідна база для створення картотеки всіх працівників установи. Вони зберігаються в картотеці за абеткою. Якщо працівників установі багато, то документи може бути структуровані по підрозділам. Чітких законних вимог щодо оформлення картотеки немає. Потрібно лише одне – щоб кожен працівник мав особисту картку за формою Т-2.

Форма Т-2 складається із 4 сторінок. Інформація у ній поділена на 11 тематичних блоків. Заповнювати картку необхідно людині з кадрової служби, а якщо це з якихось причин неможливо – керівнику установи

Форма Т-2 має кілька важливих особливостей:

1 та 2 сторінки заповнюються в момент взяття людини на посаду, а 3 та 4 – у процесі її роботи;(зображення нижче і сам зразок заточений саме під документ, який ви формуєте під час вступу співробітника до вас на роботу;
картка створюється, з низки документів, пред'явлених самим працівником;
для більш простого та зручного заповнення дозволено використання комп'ютерних програм;
оформлення картки Т-2 самим працівником не допускається.

Важливо!Від зобов'язань щодо створення особистих карток звільнено лише підприємців. Але навіть вони часто ведуть карти власним бажаннямвикористовувати їх в управлінській роботі.

Загальні відомості про заповнення картки

Законодавство не встановлює чітких термінів створення картки Т-2. Оптимальний варіант- Створити її в момент взяття людини на посаду, але можна і почекати. Головне – щоб позначку у трудкнижці про взяття на посаду було продубльовано у картці.

Для успішного створення картки Т-2 необхідний ряд паперів:

договір про прийняття на роботу;
наказ, виписаний роботодавцем;
паспорт;
трудова книжка (чи інший спосіб підтвердження стажу роботи);
свідоцтво про пенсійне страхування;
диплом чи інші підтвердження освіти, кваліфікації, спецзнань;
для осіб, яких можуть призвати до армії – документи військового обліку;
автобіографія (необов'язково – працівник може подати відомості та усно).

Важливо! Специфіка роботи, яку приймає людина, іноді викликає необхідність надання додаткових паперів. Роботодавець зобов'язаний запросити їх, щоб інформація у картці Т-2 була повною.

Щоб заповнити розділ 2, який містить інформацію про військовий облік, знадобляться такі документи:

для людей, що перебувають у запасі, – тимчасове посвідчення або повноцінний військовий квиток;
для людей, які можуть бути покликані, – підтвердження того, що людина підлягає заклику.

Наповнення. Докладний приклад

Форма Т-2 – це досить великий документ, тому ми розглянемо її заповнення окремо кожного з 11 підрозділів. Щоб краще зрозуміти структуру карти та дізнатися, які існують підрозділи, . Цей документ у форматі *.xls не містить помилок і може сміливо бути використаний як для ознайомлення, так і в безпосередній роботі служби кадрів.

Як заповнити шапку особистої картки працівника

Шапка містить коди ОКУД та . При цьому ОКУД – код самої картки, а ОКПО – код установи, що базується на статистичних даних. Крім цього, потрібно вписати повну назву установи (скорочення неприпустимі). Після назви потрібно поставити кому і написати адресу (краще фактичну, а не юридичну). Це на вашу думку, у прикладі ми вказувати не стали.

Дата ставиться у форматі ДД.ММ.РРРР (наприклад, 01.08.2016).
Табельний номер- Це порядковий номер присвоєний працівнику в установі.
ІПНвписувати необов'язково. Людина не зобов'язана її надавати під час працевлаштування, тому поле можна залишити порожнім.
(Номер страховки) є необхідним. Людина має надати його згідно з ч. 1 статті 65 ТК РФ. Якщо це його дебютне працевлаштування, то згідно з ч. 4 тієї ж статті СНІЛЗ має бути виданий роботодавцем.
"Алфавіт"– це поле для введення початкової літери із прізвища працівника.
Характер роботи вписують, виходячи з наказі роботодавця. Він буває постійним чи тимчасовим.
Підлогаможна вказати буквою М/Ж, а можна написати слово цілком.

Важливо!Вигляд роботи, що вказується в Т-2, може бути лише один – основний. Якщо людина працюватиме за сумісництвом, то карту для неї не створюють, адже вона є на основній роботі.

Заповнення форми Т-2 за розділами

Розділ 1. Загальні відомості

Цей розділ має бути заповнений інформацією із паспорта працівника. Вписувати інформацію потрібно розбірливо, нічого не скорочуючи. Є особливості, які обов'язково потрібно враховувати під час заповнення:

Дата народження вписується цілком (наприклад, 23 травня 1982 р.), а полі «Код» – дублюється у форматі ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запис про місце народження не може бути довшим за 100 символів. Використовувати географічні скорочення (гор., обл., сел. і т.д.) можна, але такі слова, як село, станиця, кишлак, аул треба писати цілком.
При подвійному громадянстві слід зазначати назву країни, громадянином якої є працівник.
Назва освітньої установи, яку закінчив працівник, можна скорочувати без шкоди сенсу.
Стаж потрібно розраховувати на підставі пункту 61 Інструкції, затвердженої постановою №192п Правління ПФР.
ПІБ членів сім'ї вписуються повністю, без скорочень.

Якщо прописка і місце фактичного проживання ідентичні, адресу не потрібно дублювати. Друга графа просто не заповнюється.

Найскладніший пункт розділу 1 – кодування. Помилки в них неприпустимі:

КАКАТО- Код населеного пункту, затверджений постановою № 413 Держстандарту РФ;
ВІКІН- Код громадянства працівника (громадянство РФ - 1, подвійне - 2, іноземець - 3, відсутність громадянства - 4);
ОКСО– код професії чи спеціальності, здобутої працівником у процесі освіти;
- Ще одна форма коду спеціальності.

Важливо! Працівник служби кадрів матиме доступ до всіх кодувань. Він не може вимагати ці коди з людини, на яку створюється картка.

Розділ 2. Відомості про військовий облік

Для заповнення цього розділу застосовуються документи військового обліку. Проблем при заповненні не повинно бути, адже вимоги карти Т-2 гранично зрозумілі. Втім, є кілька важливих особливостей:

Пункт 1 не потрібно заповнювати, якщо людина, яка влаштовується працювати – офіцер запасу.
Пункт 3 заповнюється без будь-яких скорочень.
Пункт 7 може змінитися, тому заповнюють його олівцем.
Розділ 2 має бути перевірений та підписаний інспектором з кадрів.
Крім підпису, має бути вказано її розшифрування та посаду перевіряючого.
Підписати цей розділ необхідно працівникові.

Розділ 3. Прийом працювати. Переклади

Від цього розділу залежить трудовий стаж працівника, тому помилки неприпустимі. Основний документ заповнення – наказ керівника. Вся інформація, зазначена в розділі 3, має бути продубльована у трудкнижці. Працівник повинен завірити підписом усі записи розділу.

Розділ 4. Атестація

Головний пункт цього розділу – «Рішення комісії». У цій графі має стояти офіційне формулювання, таке як «відповідає займаній посаді». У разі невідповідності пишеться «не відповідає», а за потреби переатестації це вказується у рішенні спеціальної комісії.

Дати проведення атестації та створення протоколу записуються у форматі ДД.ММ.РРРР. Підставою заповнення розділу служить документ, виданий людині на момент атестації.

Розділи 5-6. Підвищення кваліфікації. Професійна перепідготовка

Ці розділи заповнюються за документами людини, яка влаштовується працювати, або за інформацією відділу підготовки кадрів. Особливих труднощів у їхньому заповненні немає. Дати потрібно вказувати у форматі ДД.ММ.РРРР. Заповнення всіх розділів обов'язкове (крім випадків, коли написати нічого – наприклад, за відсутності кваліфікації чи перепідготовки).

Розділ 7. Нагороди

У цей розділ вписуються будь-які різновиди заохочень, які працівник отримав у процесі праці. Підставами служать стаття 191 ТК РФ та локальні акти. Крім позначок про нагороди та почесні звання, їх потрібно перерахувати. Скорочення допустимі, якщо вони не тягнуть у себе втрату сенсу.

Розділ 8. Відпустка

У цьому розділі зазначаються дані про кожну відпустку, яку було отримано працівником:

чергова щорічна відпустка;
відпустка без утримання;
відпустку для догляду за дитиною.

Потрібно обов'язково вказувати тип відпустки, її тимчасові рамки, тривалість та підстави для надання. Якщо відпустку використали частинами, робочий рік все одно розраховують повністю.

Важливо! Якщо працівник працює у установі довгий час, то розділ відпусток переповниться. Після цього створюється "Додаток до особистої картки працівника". Це доповнення повинно мати шапку, аналогічну шапці основного документа, а також табличну частину розділу, що не вистачає.

Розділ 9. Соціальні пільги

Цей розділ включає всю інформацію про пільги, надані працівникові відповідно до законодавства РФ.

Розділ 10. Додаткові дані

У цьому розділі взагалі можна нічого не писати. Єдина підстава для його заповнення – бажання роботодавця. Тут може бути інформація про навчання працівника, про відвідування якихось курсів, про групу інвалідності тощо.

Розділ 11. Припинення трудового договору

Особливості заповнення цього розділу – такі самі, як і в розділі 3. Різниця лише одна – підпис має поставити не лише працівник, а й інспектор з кадрів. Датою звільнення вважається день, коли співробітник востаннє фактично виконував свою роботу.

Поширені помилки під час заповнення форми Т-2

Трапляється так, що співробітники кадрової служби припускаються помилок в особистій картці працівника. Особливих наслідків це немає, а самому працівнику – тим паче не шкодить. Але якщо помилок багато, то при зовнішньої перевіркикадрову службу можна оштрафувати за неякісну роботу.

Основні помилки, що зустрічаються найчастіше:

Використання спецсимволів

Коса риса (/) , двокрапка (:) , знак рівності (=) та інші спецсимволи не можна використовувати у формі Т-2. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування.
Неакуратне наповнення. Текст може виходити межі призначених полів, якщо це необхідно. Але в зону кодування він виходити не повинен. Якщо в цій зоні виявиться хоча б одна літера, формально картка вважатиметься зіпсованою, і її потрібно буде переписати заново.

Прочерки

Ця поширена помилка викликана тим, що у багатьох інших документах прочерки допустимі чи навіть необхідні. У формі Т-2 їх має бути. Якщо у графі нема чого написати, то її слід залишити повністю порожньою.

Заповнення форми на комп'ютері

Первинне заповнення Т-2 (при прийомі працювати) можна проводити на комп'ютері чи вручну. Але записи, зроблені в процесі роботиспівробітника, потрібно робити суворо від руки!З цими записами співробітника слід ознайомити під розписку.

Важливо!Зіпсовану картку (див. помилку 2) можна переписувати лише за первинному заповненні. Якщо документ був зіпсований при подальшому внесенні записів, переписувати або передруковувати його не можна.

Сподіваємось, даний матеріалдопоміг вам оформити особисту картку працівника. Не забудьте зберегти сторінку в соціальних мережах- Придасться!

Як правильно заповнити особисту картку працівника Т-2:

Зібрати потрібні папери.
Переписати відомості з них у картку.
Покласти заповнений документ у спеціальну папку.

Що це за форма і коли вона потрібна

Перш ніж розбирати зразок заповнення форми Т-2, зазначимо, що її бланк затверджено постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1. Документ ведуть кожного окремого співробітника. Це зручно, оскільки дозволяє роботодавцю мати повне досьє на співробітника. Справа в тому, що в картку записуються відомості:

про дату та місце народження;
громадянство;
освіту, в тому числі додаткову, та професійну підготовку;
знання іноземних мов;
стаж роботи;
склад сім'ї;
адресу реєстрації та проживання;
ставлення до військової служби;
результати атестацій;
нагородження;
відпустки;
пільги;
інші відомості.

Усі ці дані акумулюються роботодавцем до виконання обов'язків, передбачених законом. Наприклад, інформація про склад сім'ї дозволить включити дітей працівника до списку одержувачів новорічних подарунківабо путівок до літні табори. Відомості про наявність додаткової освітиабо знання іноземних мов дадуть змогу запропонувати співробітнику іншу посаду або відправити його до закордонного відрядження. Дані про нагородження та стаж розглядаються як підстава для направлення документів колеги на нагородження на більш високому рівні. Звідси висновок: особиста картка співробітника – дуже зручне та корисне джерело інформації для роботодавців.

Хто має вести картки

Деякі роботодавці вважають, що й наведені у постанові Держкомстату Росії первинні форми обліку є обов'язковими, то заводити в організації не варто. Але не все так просто. Трудовий кодекс, справді, безпосередньо не зобов'язує керівників вести та заповнювати ці бланки. Але у пункті 12 постанови уряду від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» йдеться, що роботодавець зобов'язаний знайомити співробітника з усіма змінами, які вносяться до трудової книжки. Працівник зобов'язаний підтвердити свою згоду підписом в особистій картці, в яку дублюються всі записи, що вносяться в трудову книжку.

Крім того, треба знати, що форма Т-2 є одним із документів військового обліку, за пунктом 27 постанови уряду РФ від 27.11.2006 № 719. Таким чином, ведення цього документа є обов'язковим для всіх організацій та підприємців.

Загальні правила заповнення

Невелика ремарка перед тим, як обговорювати, як заповнити картку Т-2 та зразок заповнення кожного пункту цього документа. Існує уніфікована форма бланка, що рекомендується використовувати. Роботодавець має можливість його змінювати, а точніше доповнювати тією інформацією, якої, на його думку, не вистачає. Натомість важливо розуміти, що затверджений на державному рівні бланк розроблявся з урахуванням забезпечення захисту персональних даних громадянина. І роботодавцю, якщо він хоче внести доповнення до форми Т-2, слід враховувати особливості законодавства у цій галузі. Поданий у статті приклад заповнення особистої картки працівника Т-2 дається з урахуванням уніфікованого бланка.

Наступний момент, який потрібно знати, — особисту картку веде особа, уповноважена на ведення кадрового обліку в організації. Документ оформляється у паперовому варіанті. Якщо зручно дублювати відомості з нього в електронному форматі, скористайтеся комп'ютером. Але поки цифрові підписиу Росії у межах трудових взаємин не поширені, і працівники підписуються власноруч. Картки Т-2 ведуть на папері та вписують у них усі дані вручну. У зв'язку з цим зазначимо, що вимог до кольору чорнила, що використовується, немає.

Щодо помилок та виправлень, від них, на жаль, не втекти. Якщо при заповненні допустили неточність, неправильний запис необхідно закреслити однією лінією (запис повинен залишатися читаним), поруч написати коректне формулювання, потім дописати «Виправленому вірити» та розписатися.

Як заповнити за пунктами

Припустимо, у ТОВ «Світлий шлях» у лютому 2020 року влаштовується економіст Іванов Іван Іванович. При прийомі працювати від нового співробітника знадобляться такі документи (з їхньої підставі записуються дані у форму):

посвідчення особи;
трудова книжка (за наявності);
СНІЛЗ;
документи військового обліку;
документи про здобуту освіту та кваліфікацію;
інші папери, якщо вони потрібні для допуску до виконання трудової функції.

Також кадровик потрібен наказ про прийом на роботу.

Коли всі папери зібрані, починайте оформлення бланка. Повністю заповнений документ доступний для скачування наприкінці статті, а поки що розберемо, як заповнити картку Т-2: зразок заповнення кожного пункту наочно покаже правила занесення відомостей.

Починаємо заповнювати бланк із шапки. Тут слід зазначати:

повне та скорочене найменування організації-роботодавця;
дату складання картки;
табельний номер, ІПН (за наявності) та СНІЛС нового співробітника, його стать (скорочено — «М» або «Ж»);
характер роботи - постійний чи тимчасовий;
вид роботи - основна або за сумісництвом. У цьому осередку слова треба писати повністю, скорочення неприпустимо;
поле «Алфавіт» заповнюється тією літерою, з якої починається прізвище працівника (у прикладі це «І»).

Розділ I зветься «Загальні відомості». Тут зазначаються:

номер трудового договорута дата його укладання;
П.І.Б. співробітника, дата та місце його народження, громадянство;
ступінь володіння іноземною мовою (одною чи декількома);
інформація про освіту та професію.

Вже з другого рядка у кадровиків виникають складнощі, тому що вони не розуміють, які коди необхідно вписувати та звідки їх брати. Код ОКАТО - номер населеного пункту (його району) в загальноросійському класифікаторі об'єктів адміністративно-територіального поділу. До нього часто вносять зміни, тому при заповненні бажано дізнатися про точні відомості з перевірених джерел.

Що стосується абревіатури ОКІН, то вона розшифровується як загальноросійський класифікатор інформації про населення. З цього списку кодів, які поділені на 293 категорії, та беруть відомості для заповнення. Для зручності читачів наведемо приклад заповнення картки Т-2: зведену таблицю кодів, які знадобляться при оформленні рядків 4, 5 та 6.

Що писати у рядку	Який код за ОКІН вказувати
Рядок «Громадянство»
Громадянин РФ
Громадянин РФ та іноземної держави (Республіки Білорусь) (у дужках вказати ту країну, підданим якої є працівник)
Іноземний громадянин Республіки Білорусь (указати ту країну, підданим якої є працівник)
Особа без громадянства
Іноземні мови
Англійська
Іспанська
Італійська
Китайська
Німецька
Французька
Японська
Інші мови (якщо їх немає у класифікаторі)
Ступінь знання мови
Вільно володію
Читаю і можу пояснювати
Читаю та перекладаю зі словником
Освіта
Початкове (загальне)
Основне загальне
Середня загальна
Середня професійна
Вища - бакалаврат
Вища - спеціаліст, магістратура
Вища – підготовка кадрів вищої кваліфікації
Професійне навчання
Додаткове професійне

Відомості про освіту треба доповнити подробицями з диплома: хто та коли його видав, за якою спеціальністю. Обов'язково заповнюється хоча б один рядок. Якщо в надалі працівникпринесе дипломи про додаткову освіту, цю інформацію додають.

При заповненні табличної частини знадобиться ще код із ОКСО - класифікатора спеціальностей за освітою. У цій частині дозволяється писати слова скорочено, але таким чином, щоб запис залишався зрозумілим. Наприклад, «ім.» замість "імені".

У наступному рядку – сьомий – необхідно вказати професію. Для цього доведеться скористатися ОКПДТР — класифікатором професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів. Професія економіста має код 27728.

У полі «Стаж роботи» заповнюють усі рядки (по можливості). Якщо її немає, то заповнюється лише перший рядок — про загальний стаж на момент укладання трудового договору із трудової книжки.

Нагадаємо, що загальний стаж – це період діяльності, який дає право на пенсію за старістю. Безперервний враховує лише період, який використовують при призначенні допомоги, а стаж, що дає право на надбавку за вислугу років, — це робота у певних державні організаціїна певних державні посади(Детальний список представлений у розділі II положення, затвердженого наказом МОЗ від 27.12.2007 № 808).

Дані в дев'ятому рядку – «Стан у шлюбі» – вказують з урахуванням кодів з ОКІН. Зразок заповнення картки Т-2, що заповнюється нами, оформлений на одруженого чоловіка. Тому ми поставили код 2. Всі можливі коди вказані в таблиці.

Наступний рядок – відомості про склад сім'ї – заповнюється за словами самого працівника. У ній вказують будь-яких родичів за бажанням роботодавця. Але якщо співробітник одружений, зазвичай вписують подружжя та дітей. Якщо неодружений — батьків.

Рядки 11 та 12 треба заповнювати за паспортними даними. Адресу реєстрації виписують з посвідчення особи, а якщо вона не збігається з фактичним, то дозволяється вказати й іншу, але теж зі слів співробітника. При заповненні цих даних складнощів виникнути не повинно.

Дуже багато питань виникає у кадровиків, коли заповнюють розділ II форми Т-2. Ми підготували приклад заповнення відомостей про військовий облік в особистій картці, який допоможе вам розібратися в усіх тонкощах. По-перше, треба розуміти, що документ заповнюють по-різному для призовників і тих, хто перебуває в запасі. Призовники мають посвідчення про заклик, а громадяни, які перебувають у запасі, — військові квитки. З цих паперів і записуються дані. Розглянемо окремо кожен із цих випадків.

Якщо громадянин пред'являє посвідчення, щодо нього розділ II заповнюється так:

перший, третій, четвертий та сьомий пункти заповнювати не треба;
у пункті 2 пишемо, що особа підлягає заклику;
до пункту 5 переписуємо інформацію із приписного свідоцтва. Там вказано один із символів:
- А (придатний до військової служби);
- Б (придатний до військової служби з незначними обмеженнями);
- В (обмежено придатний до військової служби);
- Р (тимчасово не придатний до військової служби);
- Д (не придатний до військової служби);
пункт 6 заповнюють із приписного;
у пункті 7 міститься запис, якщо особа заброньована або є мобілізаційний припис (штамп про видачу, вилучення);
останній пункт — 8 — заповнюють, якщо з військкомату надішлють довідку про зняття з обліку.

Усі відомості, зазначені у цьому розділі, засвідчуються двома особами: самим працівником та кадровиком. Обов'язково встановлюється дата ознайомлення працівника з документом.

Якщо співробітник перебуває в запасі і має військовий квиток, то всі дані виписуються з нього. Кадровик робить таке:

не заповнює пункт 1;
звання вказують відповідно до даних пункту 5 військового квитка;
у пункті 3 вказують склад (профіль), згадка якого є у військовому квитку, — командний чи солдати. Скорочувати слова у цьому рядку не можна;
пункт 4 («Повне кодове позначення ВУС») містить і літери, і цифри. Цю інформацію слід без помилок переписати з воєнного квитка;
заповнення пунктів 5-8 нічим не відрізняється від правил, що описані для призовників.

Розділ III (прийом на роботу та переклади) зазвичай складнощів не викликає, оскільки в ньому дублюють деталі з відповідних наказів. Єдине, що треба пам'ятати: переклади на тимчасову роботу не фіксуються. Також не вносять записи за зміни окладу.

Розділи IV-VII залишаються незаповненими, якщо працівник не проходив атестацію та перепідготовку, не має нагород чи почесних звань. Але якщо працівник був спрямований на перепідготовку та підвищення кваліфікації та приніс документ про освіту, у форму Т-2 потрібно внести нові відомості – приклад заповнення виду підвищення кваліфікації у картці Т-2 покаже, як це зробити.

А ось наступний розділ, де міститься інформація про відпустки, заповнюється регулярно. Цей розділ має такий вигляд:

Зазначимо, що у таблицю необхідно вписувати всі види відпусток, які надають людині:

додатковий оплачуваний;
щорічний оплачуваний;
за власний рахунок;
у зв'язку з вагітністю та пологами;
з догляду за дитиною;
навчальний.

Якщо в цьому розділі закінчиться місце, щоб вписати всі періоди відпочинку, необхідно доклеїти лист і вписати нові відомості вже до нього.

Розділи «Соціальні пільги» та «Додаткові відомості» кадровику слід заповнювати за потребою.

Останній розділ "Підстава припинення трудового договору (звільнення)" заповнюється лише після офіційного оформлення звільнення людини. До нього вписують інформацію з наказу про розірвання трудового договору. Зразок заповнення особистої картки під час звільнення містить посилання на статтю До РФ, за якою звільняють співробітника. Цю сторінку обов'язково підписують кадровик та сам працівник.

Як і скільки зберігати форми Т-2

Особливих правил щодо зберігання особистих карток працівників у законодавстві не встановлено. Але зазначено, що їх слід зберігати у місцях, недоступних для третіх осіб. Для них заводяться спеціальні номенклатурні папки, і зберігати картки з особистими справами та (або) наказами про прийом на роботу не можна.

Ще одне правило: зберігають форми Т-2 чинного та звільненого персоналу окремо. Після звільнення людини роботодавець зобов'язаний зберігати її картку ще 75 років.

Особиста картка-документ, що узагальнює всю інформацію про людину, включаючи біографію співробітника, попередні місця роботи, військовий обов'язок та іншу інформацію.

Цей документ є первинним документом кадрового обліку та є обов'язковим до заповнення, має свою уніфіковану форму Т-2, яка затверджена постановою Держкомітету. Російської Федераціїзі статистики від 05.01.2004 №1.

Документи, які необхідні для заповнення.

Обов'язки заповнення цього документа, як правило, покладаються на кадровий відділорганізації, на малих підприємствах її можуть заповнювати співробітники бухгалтерії чи керівник особисто. Особиста картка працівника може бути підтвердженням трудового стажу, оскільки у неї переносяться всі дані з .

Після звільнення співробітника картка зберігатиметься на підприємстві 75 років, у разі ліквідації організації дані відомості передаються до архіву та продовжують свій термін зберігання. Форма Т-2 включає 11 розділів, які можуть заповнюватися незалежно один від одного.

На підставі яких документів заповнити особисту картку працівника?

Особисту картку працівника слід завести після видання наказу про , точних строків її відкриття у законодавстві не передбачено. Для заповнення цього документа знадобиться не так багато документів, як здається на перший погляд.

Від співробітника вам знадобиться документ, що засвідчує особу, страхове свідоцтво державного пенсійного страхування, трудова книжка та папери, що підтверджують його освіту.

У разі, коли претендент підходить під список категорій соціальних пільг, надаються документи, що підтверджують право на пільгу, а також медичні довідки у разі потреби.

З чого розпочати заповнення?

Важливо не допускати помилок під час заповнення.

Ця форма документа складається з 11 розділів, проте важливим є заповнення верхньої частини документа. Відповідальний за ведення кадрової документації повинен правильно заповнити реквізити організації та верхню частину особистої картки, інакше у разі виникнення спірного чи судового прецеденту карта буде недійсною:

у цій частині потрібно вказати табельний номер співробітника, важливо знати, що він складається не більше ніж з 6 цифр і не змінюється, незалежно від руху працівника кар'єрними сходами;
далі вказати ідентифікаційний номер платника податків, у разі відсутності свідоцтва про постановку до податкової інспекції, цей код можна дізнатися на сайті ІФНС за допомогою паспортних даних співробітника;
у стовпчику «Алфавіт» прийнято записувати першу букву прізвища, при зміні прізвища буква змінюється, як і інші дані. У стовпці "Характер роботи" вказують на підставі ув'язненого "постійно" або "тимчасово";
вид роботи вказується на тій самій підставі як і характер, можна вказати «основна» або «за сумісництвом». Крім реквізитів організації та верхню частину документа необхідно вказати коди загальноросійського класифікатора інформації (ОКІН).

Як правильно заповнити форму Т-2?

Потрібно вказувати лише правдиву інформацію.

Щоб уникнути помилок, розглянемо заповнення особистої картки співробітника по розділах.

Основна інформація у першому розділі заповнюється з документа, що засвідчує особу, далі з пункту 5 зі слів співробітника. У випадках, коли людина володіє трьома та більше іноземними мовамиФірма має право доповнити рядки в електронній версії форми документа.

Пункт 6 заповнюється з наданих документів про освіту, незалежно від кількості закінчених та незакінчених освітніх установспівробітник кадрової служби має перерахувати всі заклади.

Відомості про професію та трудовий стаж вносять до пунктів 7 та 8 відповідно, на підставі попередніх записівв. Професія вноситься відповідно до штатного розпису та наказу про прийом на роботу.

Також в карту співробітника вносять дані про його сімейному становищіта склад сім'ї до пунктів 9, 10. До складу сім'ї, згідно трудового законодавстваРФ, входять батьки, чоловік/дружина, рідні брати та сестри, а також коло осіб, які проживають із співробітником, запис ведеться в порядку спорідненості.

Паспортні дані повністю записують у пункт 11, адресу прописки та фактичного проживання у пункт 12. На цьому перший розділ закінчується, важливо пам'ятати, що у будь-яких внесених даних можуть відбутися зміни.

Найчастіше зміни відбуваються у паспортних даних, наприклад, коли співробітниця виходить заміж або розлучається.

У такому разі необхідно акуратно закреслити старе прізвище та поруч вписати нове, далі вписати документ підставу та завізувати підписом працівника відповідального за ведення особистих карток.

Ті самі дії повторити з паспортними даними та місцем реєстрації.

Розділ два містить відомості про військовий облік, що переносяться з військового квитка працівника. За відсутності військового квитка цей розділ пропускається. Якщо чоловік не проходив строкову службу та не списаний за певними показниками у пункті 2 розділу 2, потрібно вказати «підлягає заклику».

У третьому розділі форми Т-2 вказують відомості про робоче місце співробітника, а саме: на роботу, структурний підрозділ(за наявності), посада, сума, підстава прийому на роботу (наказ керівника підприємства).

Після внесення даних працівник перевіряє правильність зазначених даних та ставить свій підпис. При переведенні працівника на іншу посаду або підвищення окладу з тієї чи іншої причини також відображається у цьому розділі.

Можна внести інформацію про додаткові курси.

Розділ 4 заповнюють під час проведення атестації працівників для зміни на посаді чи переведення в інший структурний підрозділ. У розділі працівник кадрової служби зобов'язаний вказати період атестації, її результат і посилання документ проходження атестації.

У розділі 5 «Підвищення кваліфікації» заносять дані про додаткове підвищення кваліфікації працівника, наприклад, співробітник мав середню-спеціальну освіту і протягом закінчив вищий навчальний заклад, що сприяло зміні його розряду або кваліфікації. Також заповнюється період навчання та її результат. При цьому потрібно внести зміни до першого розділу, пункту 6.

Сьомий розділ, як і четвертий, п'ятий і шостий, заповнюються за необхідності та отриманих досягнень працівника, зазвичай, ці розділи використовують великі організації які відправляють персонал на курси підготовки, переатестації чи атестації під час перекладу іншу посаду.

У розділі 7 «Нагороди (заохочення), почесні звання» заповнюється інформація про отримання таких нагород як: за досягнення високих продажів, за вислугу років та ін.

Відповідно до ТК РФ гл.19 ст. 114, кожна людина, яка пропрацювала в організації більше 6 місяців поспіль, має право взяти щорічну оплачувану відпустку, відпустку власним коштом та інше. Дані про відпустки вносяться до розділу 8 особистої картки працівника, незалежно від виду відпустки.

У цьому розділі відповідальний за заповнення цього документа має внести вид відпустки, документ-підстава, що дозволяє вийти у відпустку, кількість днів, а також дату початку та кінця відпочинку працівника. Коли рядки в цьому розділі закінчуються, потрібно доповісти додатковий лист-вкладиш із продовженням розділу вісім. Нову картку заводити не потрібно.

У Російській Федерації є досить довгий перелік категорій надання соціальних. Наприклад, податкове вирахування з податку на доходи фізичних осібу розмірі 1400 рублів на двох дітей та 3000 рублів понад третю дитину включно. Подібні відомості вносяться до розділу 9 форми Т-2. У цьому розділі потрібно також вказати вид пільги, що надається, номер і дату видачі документа, що підтверджує право на пільгу.

Розділ 10 заповнюється на розсуд роботодавця та наявності певних навичок чи медичних відхилень працівника. Сюди можна вписати наявність водійського стажу у співробітника тієї чи іншої категорії або відомості про додаткову освіту, що не входять до розділу 2, наприклад, курси крою та шиття або отримання додаткової освіти на заочній формі навчання.

У разі розірвання трудового договору роботодавець зобов'язаний вказати статтю Трудового Кодексу, виходячи з якої трудові відносини припинено розділ 11 цієї форми особистої картки співробітника.

Разом з цим треба вказати номер та дату наказу на звільнення та безпосередньо дату звільнення.

Загальнопоширені помилки, які допускаються при заповненні документа

Невеликі помилки можна виправити.

Буває так, що штатом відділу кадрів допускаються помилки під час заповнення особистої картки працівника. Особливих наслідків це за собою не спричинить, на самого ж працівника зовсім не вплине. Однак якщо помилок неабияка кількість, то при зовнішній перевірці на відділ кадрів можливо буде накладено штраф за погану роботу.

Основні похибки, що зустрічаються найчастіше:

Застосування спеціальних символів. [/], [:], [=] та інші спеціальні символи не слід застосовувати при оформленні цього документа. Особливо суворо вони заборонені у зоні кодування;
Недбале заповнення документа. Текст може вийти за межі спеціалізованих полів, якщо це потрібно. Проте в області кодування він не повинен виявлятися. Якщо в цій галузі буде хоча б 1 літера, карта тоді розглядається як зіпсована, і її доведеться передрукувати знову;
Прочерки. Ця відома помилка обумовлена тим, що у багатьох інших паперах прочерки можливі і навіть потрібні. У формі Т-2 їх не повинно бути. Якщо у графі нічого писати, її потрібно залишити абсолютно порожній.

Відповідальний за ведення кадрової документації візує документ та передає для ознайомлення звільненому. Працівник має підписати особисту карту. Підпис працівника говорить про повну угоду у вищевикладеній інформації.

У цьому відео ви знайдете приклад заповнення картки Т-2.

Форма для прийому питання, напишіть свій