Три основных вида контроля. Виды контроля

В целях более глубокого изучения сущности, принципов построения, форм организации и методов осуществления контроля возникает необходимость его классификации.

При классификации контроля по видам , как правило, рассматривается функциональный характер деятельности, т.е. какие функции он выполняет в управлении государством.

I. По организационным формам контроль подразделяется на:

1)Государственный контроль осуществляют органы государствен­ной власти и управления и административные органы. По целевой направленности государственный контроль делят на:

а)Общегосударственный контроль осуществляется в масштабах всей республики органами государственной власти, центральными органами управления.

б)Отраслевой контроль способствует эффективному развитию от­дельных отраслей экономики.

в)Специальный контроль возложен на специализированные ин­спекции, которые осуществляют проверку соблюдения установлен­ного порядка организации и ведения тех или иных хозяйственных операций, входящих в их компетенцию.

2)Аудит - независимый контроль за деятельностью предприятий, осуществляемый аудиторами-предпринимателями или аудиторски­ми фирмами. Целью такого контроля является проверка достовер­ности бухгалтерского баланса и финансовой отчетности, а также за­конности совершаемых на предприятии операций, правильности их отражения в учете.

3)Общественный контроль - осуществляется профсоюзными и мо­лодежными организациями. Цель - проверка решения социаль­ных вопросов в трудовых коллективах.

II. По субъектам контрольной деятельности контроль подразделяется на:

1)Вневедомственный – предполагает осуществление кон­трольных функций, независимо от ведомственной подчиненности проверяемых субъектов хозяйствования.

2)Ведомственный - осуществляется вышестоящим органом по принципу адми­нистративной подчиненности. (Министерства, ведомства). Для его осуществления в органах государственного управления создаются контрольно-ревизионные службы.

3)Внутрихозяйственный – контроль за деятельностью цехов, участков, бригад, отделов и др. ведется в организациях их руководителями, бухгалтерами, экономистами, технологами.

III. По времени осуществления контроль подразделяют на:

1. Предварительный – применяется до начала совершения хозяйственных опера­ций. Его целью является предупреждение нарушений законности, неэффективного использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений. Это наиболее эффек­тивный вид контроля, так как он имеет предупредительный характер.Объектами являются: проектно-сметная документа­ция, документы, отражающие поступление и дви­жение товарно-материальных ценностей, денежных средств.

2.Текущий - осуществляется в ходе хозяйственных опера­ций. Его цель - оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений при выполнении производственных заданий, поиск и освоение внутрихозяйственных резервов роста эффек­тивности производства. Основными объектами являются показатели оперативной отчетности, первичные документы, отражающие те или иные хозяйственные операции.

3. Последующий - осуществляется после совершения хо­зяйственных операций по истечении определенного отчетного пери­ода. Цель данного вида контроля - установить правильность, закон­ность и экономическую целесообразность произведенных хозяй­ственных операций, выявить факты бесхозяйственности и хищений. Объектами являются первичные доку­менты, отражающие совершенные хозяйственные операции, регис­тры бухгалтерского учета и отчетности.

IV.По источникам проверки выделяют:

1) Документальный - заключается в проверке различного рода первичных документов, бухгалтерских и оперативных регис­тров, статистической, бухгалтерской, оперативной отчетности. Специфика источников документального контроля состоит в том, что они могут быть как достоверными, так и недостоверными, полными и неполными, что сказывается на выборе технических приемов его осуществления.

2) Фактический контроль - предполагает проверку фактического состояния, наличия и использования средств предприятия, осущес­твляемую путем обследования, осмотра, обмера, пересчета, взвеши­вания.

Объектами фактического контроля являются: ТМЦ, наличные деньги и ценные бумаги, готовая продук­ция, товары, незавершенное производство, выполненный объем ра­бот и т.д.

V. По методам осуществления контроль подразделяется на:

1)Ревизию - представляет собой всестороннюю и глубокую докумен­тальную и фактическую проверку производственно-финансовой и коммерческой деятельности субъекта хозяйствования за определен­ный период.

Основными задачами ревизии являются: выявление хозяйствен­ных и финансовых нарушений, бесхозяйственности, расточительс­тва; определение условий, способствующих установленным наруше­ниям; определение размера материального ущерба и принятие мер по его возмещению; профилактическая работа по недопущению нару­шений.

2)Аудит - это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, бухгалтерского баланса и финансовых отчетов.

3)Тематическая проверка организуется по заранее раз­работанной тематике. При этом подробно изучаются и анализируют­ся отдельные стороны и участки работы субъекта хозяйствования. Цель - получение исчерпывающих данных по изучаемой тематике и выявление не используемых на предприятии резервов.

4) Экономический анализ - позволяет выявить влияние факторов на результаты хозяйственно-финансо­вой деятельности субъекта хозяйствования. Результаты анализа оформляются графиками, аналитически­ми таблицами, текстовым описанием.

5) Обследование - ознакомление с состоянием контролируемого объекта на месте. Оно организуется для проверки состоя­ния складского хозяйства, пожарной безопасности, охраны труда и т.д. При проведении обследования используются материалы перио­дической печати, письма, жалобы. Результаты обследований офор­мляются докладными записками, справками, заключениями, предло­жениями и т.д.

6) Расследование (следствие) представляет собой способ установле­ния виновности должностных лиц в совершении тех или иных нару­шений законности, связанных с присвоением собственности, должностными злоупотреблениями, и размера при­чиненного ими материального ущерба. Осуществляется только судебно-следственными органами.

7) Хозяйственный спор - это способ установления соблюдения за­конности и обеспечения законных прав предприятий в хозяйствен­ных взаимоотношениях. Такие споры разрешаются в хозяйственных судах.

В развитии принципов контроля в РБ в настоящее время наблюдаются новые тенденции:

1. Сужается сфера государственного финансового контроля. Он все более концентрируется в сфере макроэкономических процессов. Одновременно расширяется сфера действия негосударственного финансового контроля со стороны аудиторских и страховых фирм, кредитных организаций, меняется его содержание.

2. Происходит сдвиг от последующего контроля в сторону предварительного. Этому способствует создание специальных контролирующих органов. Проводятся финансовые обследования еще на уровне инвестиционных проектов, что способствует предотвращению нарушений.

Это осуществляемая с использование специальных правил, деятельность уполномоченных органов в целях установления законности и достоверности хозяйственных операций и объективной оценки экономического состояния ораганизации.

Система финансового контроля (2 звена):

внешний финансовый контроль:

государственный - Счетная палата, Комитете СФ по бюджету, финансовому, валютному и кредитному регулированию, Главное контрольное управление Президента РФ, Минфин, ФСФБН, налоговые органы и банк России.

негосударственные – аудиторские организации, союзы потребителей, организации по экспертизе и сертификации качества товаров и услуг.

Аудит – предпринимательская деятельность по независимой проверки бухгалтерской отчетности организации и ИП. Это прежде всего независимый, вневедомственный контроль, поэтому влияние на его деятельность при проведении проверки со стороны проверяемого объекта ограничено. Аудитор имеет право самостоятельно определять методы проверки хозяйствующего субъекта, проверять в полном объеме документацию, а также фактическое наличие имущества, учтенного в этой документации. Он вправе получать от должностных лиц разъяснения в устной и письменной форме по вопросам, которые возникли в ходе проверки. В итоге составляется аудиторское заключение.

внутренний финансовый контроль:

внутрихозяйственный ревизионный контроль – деятельность ревизионных комиссий осуществляемая в интересах собственника на основании предоставленной информации. После проведения проверки составляется акт ревизии, в котором указывается эффективность использования вложенных средств и о достоверности информации, полученной на основании документов представленных ревизором.

внутриведомственный – осуществляется контролирующими структурами ведомств, в отношении подчиненных им подразделений.

По методу осуществления финансовый контроль делится на:

фактический - проверка наличия и состояния материальных ценностей, денежных средств и расчетов в натуре. Одним из основных методов является инвентаризация;

документальный – производится при проверке финансово-хозяйственной деятельности как в целом организации, так и его отдельных структурных подразделений путем изучения, анализа и сопоставления данных первичных документов, учетных записей и бухгалтерской отчетности;

документально-фактический контроль – одновременно применяются оба метода.

Все виды контроля взаимосвязаны и дополняют друг друга.

4. В зависимости от времени совершения контроля выделяют три основные формы финансового контроля - предварительный, текущий и последующий. Все они находятся в тесной взаимосвязи, отражая непрерывный характер контроля. Предварительный контроль предшествует совершению проверяемых операций. Это позволяет предупредить нарушение действующего финансового законодательства и выявить еще на стадии прогнозов и планов дополнительные финансовые ресурсы, пресечь попытки нерационального использования средств.

Ключевая роль при осуществлении этих контрольных действий отводится главному бухгалтеру предприятия. Текущий контроль называют иначе оперативным. Он ежедневно осуществляется финансовыми службами для предотвращения нарушений финансовой дисциплины в процессе привлечения или расходования денежных средств, выполнения предприятиями, организациями, учреждениями обязательств перед бюджетом. Опираясь на данные оперативного и бухгалтерского учета, инвентаризаций и визуального наблюдения, текущий контроль позволяет предотвратить совершение финансовых правонарушений, а также предупреждать возможные потери на фоне быстро меняющейся хозяйственной ситуации. Объектом текущего контроля в первую очередь становится документация, непосредственно связанная с уплатой или 63 i-i- получением денежных средств.

Последующий контроль является неотъемлемой частью внешнего (ведомственного и вневедомственного) и внутрихозяйственного (бухгалтерского) контроля. Он сводится к проверке финансово-хозяйственных операций за истекший период на предмет законности и целесообразности произведенных расходов, полноты и своевременности поступления предусмотренных бюджетом средств. Эта форма контроля осуществляется путем анализа отчетов и балансов, а также путем проверок и ревизий непосредственно на месте - на предприятиях, в учреждениях и организациях. Последующий контроль отмечается углубленным изучением всех сторон хозяйственно-финансовой деятельности, что позволяет вскрыть недостатки предварительного и текущего контроля. Под методами контроля понимают приемы и способы его осуществления. Среди основных методов финансового контроля различают: наблюдения, проверки, обследования, анализ и ревизии.

5. Под методами контроля понимают приемы и способы его осу­ществления. Среди основных методов финансового контроля различают". наблюдение; проверку; обследование;

Наблюдение предполагает обшее ознакомление с состоянием финансовойдеятельности объекта контроля.Проверка касается основных вопросов финансовой деятельно­сти и проводится на месте с использованием балансовых, от­четных и расходных документов для выявления нарушений финансовой дисциплины и устранения их последствий. Обследование производится в отношении отдельных сторон финансовой деятельности и опирается на более широкий круг показателей, что и отличает его от проверки. При обследова­нии используются такие приемы, как опрос и анкетирование. Итоги обследования, как правило, используются для оценки финансового положения объекта контроля, необходимости ре­организации производства и т. п. Анализ, как и предыдущие методы, нацелен на выявление нару­шений финансовой дисциплины. Он проводится на базе текущей или годовой отчетности и отличается системным и пофактор­ным подходом, а также использованием таких аналитических приемов, как средние и относительные величины, группиров­ки, индексный метод и др. Финансовый контроль не может быть сведен только к анали­тической деятельности. Речь может идти лишь об ограничен­ном использовании специфических методов финансово-экономи­ческого анализа1. Основным методом финансового контроля является ревизия , ко­торая проводится с целью установления законности финансо­вой дисциплины на конкретном объекте. Законодательство закрепляет обязательный и регулярный ха­рактер ревизии. Она проводится на месте и основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгал­терской и статистической отчетности, фактического наличия денежных средств. Как правило, ревизии проводятся на основе заранее состав­ленной программы работы ревизоров, которые наделены широ­кими правами: проверять на ревизуемых предприятиях первичные документы, бухгалтерскую отчетность, планы, сметы, фактическое наличие денег, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и ос­новных фондов; проводить частичные или сплошные инвентаризации; опеча­тывать склады, кассы, кладовые; привлекать специалистов и экспертов для проведения ревизии; получать от должностных и материально ответственных лиц письменные разъяснения по возникающим в ходе ревизии во­просам и др.

По формам проведения финансовый контроль делится на: *

предварительный; *

текущий; *

последующий.

Предварительный контроль осуществляется на стадии составления финансовых планов, сметных доходов и расходов.

Предварительный контроль должен предотвращать нерациональное расходование средств, не допускать снижения всех видов расходов, не позволять нарушать законодательные акты.

Текущий контроль проводится в процессе исправления финансовых планов. По существу, проводится повседневно: при организации расчетов, при открытии счетов, проверке начисления заработной платы, проверки налоговых платежей.

Последующий контроль проводится после завершения отчетного года. Еще раз, но более тщательно проверяется выполнение плановых расчетов.

По методам проведения финансовый контроль делится на: проверки; обследования; анализ; ревизии.

Проверки проводятся по отдельным вопросам (например, выплаты премий).

Обследование охватывает более широкий спектр деятельности для принятия определенных решений. Для обследования используются анкетирование, тесты, собеседования.

Анализ используется как метод финансового контроля и может быть представлен по отдельным факторам, направлениям, периодам времени.

Ревизии - обширные и комплексные проверки всей финансовой деятельности за год. Для проведения ревизий составляется программа, где существует цель, тематика, объекты и основные вопросы ревизионной проверки. После этого следует заключение, где отмечаются плюсы, минусы, накладываемые штрафы и т. д.

В качестве примера можно рассмотреть контрольную работу налоговой инспекции по городу Москве.

В 1994 году было доначислено налогов на 83 млрд. руб. (200 тыс. $). Более половины - налог на прибыль. Также обнаружено, что 814 предприятий имело от 2 до 12 расчетных счетов, из которых только один был известен налоговой полиции. С другой стороны, имеются данные о нечеткой работе самих налоговых служб, которые вносили сумятицу в расчеты по налогам, например, налог на прибыль:

1 квартал - ставка 35 %.

2 квартал - ставка 38 %.

3 квартал - ставка 35 %.

Еще по теме 3. Виды финансового контроля.:

1. 6. Виды и система контролирующих органов финансового контроля
2. ТЕМА 2 Виды контроля. ВЗАИМОСВЯЗЬ И ОТЛИЧИЯ ВНЕШНЕГО, ВНУТРЕННЕГО, уПрАВЛЕНЧЕСКОГО контроля и РЕВИЗИИ. КОНТРОЛИРУЮЩИЕ органы

В процессе управления предприятием возникает множество не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределенностей. Для устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация.

Управленческий контроль – это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, координация и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм.

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей фирмы.

Контроль – это часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок.

Необходимость в контроле обусловлена следующими обстоятельствами:

• предупреждение возникновения ошибок и проблем , возникающих при управлении организацией. Если их вовремя не исправить, то появляются ошибки в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризисную ситуацию;
• поддержание успеха. Положительной стороной контроля является поддержка всего успешного в деятельности организации. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, руководители получают возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным условиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации;
• для того чтобы адекватно отреагировать на эти изменения, организации необходим механизм оценки воздействия этих перемен на объект управления.

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления ) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным. При этом возможны два варианта: совпадение или несовпадение фактически достигнутых результатов с запланированными. В первом случае – работа соответствует плану или иным требованиям к ее осуществлению. Во втором требуется принятие решения о необходимости коррекции.

В практике управления используются различные виды контроля . В основном их можно разбить на четыре группы:

• 1) по времени осуществления;
• 2) степени охвата;
• 3) срокам проведения;
• 4) форме осуществления.

Рассмотрим первую группу (по времени осуществления ), в нее входят: предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль должен обеспечивать реализацию на практике установленных требований, правил, процедур и стандартов. Например, предварительный контроль в части материальных ресурсов направлен прежде всего на обеспечение соответствия покупаемых материалов или товаров установленным стандартам. В части трудовых ресурсов этот контроль предусматривает тщательный отбор работников при найме их на работу с учетом должностных требований и их деловых и личных качеств. Применительно к финансовым ресурсам предварительный контроль осуществляется главным образом при помощи предварительных бюджетов, о которых речь пойдет ниже.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работы. Такой контроль обычно проводит сам руководитель, проверяя работу подчиненных. Текущий контроль в системе управления основан на обратных связях.

Заключительный контроль обычно осуществляется, когда работа уже выполнена и полученные результаты можно сопоставить с заданными. Конечно, заключительный контроль проводится слишком поздно для того, чтобы отреагировать на проблемы, возникшие в ходе работы. Однако он все же позволяет, во-первых, учесть эти проблемы в будущем при выполнении (или планировании) аналогичной работы и, во-вторых, осуществить вознаграждение работников за полученные результаты.

В процессе осуществления контроля крайне важно правильно выбрать перечень проверяемых параметров и установить задания и критерии их выполнения, воспринимаемые подчиненными.

Ко второй группе (по степени охвата ) относятся следующие виды контроля общий (полный, сплошной) и выборочный.

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.

Выборочный контроль получил наиболее широкое развитие в проверке соблюдения технологических процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии.

Третья группа (по срокам проведения ) включает следующие виды контроля: систематический, периодический, разовый.

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.

Особое место в управлении принадлежит разовому контролю. Он, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности.

В четвертой группе (по форме осуществления ) специалисты в области управления выделяют три вида контроля: финансовый, административный и технический контроль.

Финансовый контроль проводится путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние и др.

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете: производится сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализируются изменение доли фирмы на рынке – как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. В то же время административный контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием.

Технический контроль используется для проверки производственных параметров. Он необходим для своевременного устранения технических неполадок, проверки состояния оборудования.

Процесс контроля состоит из четырех взаимосвязанных этапов :

• 1) установление целей контроля – выработка стандартов и критериев;
• 2) проведение наблюдений и измерение фактических результатов работы;
• 3) сравнение фактических результатов с запланированными;
• 4) управленческие мероприятия для исправления любых значительных отклонений от плановых стандартов.

Определение конкретных целей контроля (первый этап ) – это установление требований, стандартов, степень приближения к которым поддается измерению. Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты функции контроля и планирования.

Стандарты – это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Стандарт – параметр (требование), которому должно соответствовать, удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам. Стандарты контроля могут специально разрабатываться, но часто для осуществления контроля берутся плановые или технологические показатели.

Проведение наблюдений и измерений – второй этап процесса контроля.

Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процессе. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей. Для измерения фактических показателей эффективности работы менеджеры обычно используют следующие источники информации: личные наблюдения, отчеты (устные, статистические, письменные).

Для получения достоверных сведений о фактическом ходе работ менеджеры могут использовать личное наблюдение , самостоятельно определять показатели деятельности и в результате иметь информацию, "не отфильтрованную" другими. Этот подход обеспечивает широкий охват данных, поскольку наблюдать можно как за основными, так и за вспомогательными рабочими действиями. Менеджер может выявлять фактические недостатки в повседневных действиях работников, оценивать выражение их лиц и делать выводы из тона подчиненного, т.е. пользоваться сведениями из собственных наблюдений. К сожалению, объективность личного наблюдения часто подвергается критике – здесь довлеет фактор субъективизма. То, что видит один менеджер, другой вполне может не заметить. Кроме того, личное наблюдение требует значительных затрат времени и, наконец, этот метод несколько сомнителен с морально-этической точки зрения, поскольку сотрудники могут интерпретировать открытое наблюдение менеджера как признак неуверенности в них или недоверия.

Широкое применение компьютерной техники в организациях привело к тому, что менеджеры при измерении результатов фактической работы все больше полагаются на статистические (диспетчерские ) отчеты. Следует помнить, что данный механизм не ограничивается использованием расчетных данных. Он также включает графики, гистограммы и многочисленные визуальные отображения ситуации в различных формах, которые применяются менеджерами для оценки прогресса работы. И все же несмотря на то, что статистические данные очень наглядны и эффективны для выявления взаимосвязей между отдельными элементами наблюдения, они предоставляют ограниченную информацию о деятельности работников. Дело в том, что статистика фиксирует только некоторые основные моменты, которые можно измерить количественно, и часто игнорирует другие.

Информацию также собирают с помощью устных отчетов – сведений, получаемых в коммуникациях с подчиненными: при проведении конференций, собраний, личных переговоров или телефонных звонков. Преимущества и недостатки этого метода оценки эффективности работы совпадают с теми, которые характерны для личного наблюдения. Кроме того, данный метод обеспечивает возможность обратной связи и позволяет использовать преимущества языковой выразительности и голосовых интонаций. Исторически сложилось, что одним из главных недостатков устных отчетов было отсутствие документирования информации для последующего использования. Однако сегодня возможности в этой сфере настолько увеличились, что устные отчеты можно записывать с помощью средств звуко- и видеозаписи, точно отображая их содержание.

Фактические результаты деятельности работников можно также определять на основе письменных отчетов. Как и статистические отчеты, они менее оперативны. Такие отчеты обычно более обдуманны, чем устные, и удобны в хранении.

Для получения полной и достоверной информации менеджерам следует использовать все четыре описанных источника.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами – третий этап процесса контроля.

На третьем этапе процесса контроля менеджер должен выявить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом важно понимать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов.

На этой стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Руководство высшего звена устанавливает масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений – вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени. Важная проблема процесса контроля – выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы.

• 1. Каковы оптимальные методы оценки серьезных отклонений?
• 2. Для каких данных сбор информации экономически оправдан?
• 3. Какие показатели отражают наилучшим образом цели конкретного подразделения?
• 4. По нашим признакам можно вернее всего определить, что эти цели не выполняются?
• 5. Каким образом будет получена информация о том, кто несет ответственность за тс или иные неполадки?

При этом встает вопрос о качестве контрольной информации. Проверяя полезность информации, следует учитывать несколько моментов.

Во-первых, информация должна содержать данные о фактическом состоянии дел по всем управленческим параметрам, нормативы, и разность между двумя этими величинами, по которой, собственно, и судят о контролируемом процессе.

Во-вторых, различные уровни управления должны получать сопоставимую информацию, но неодинаковую по степени подробности: чем ниже управленческое звено, тем более подробной должна быть информация.

В-третьих, необходима валидная, т.е. достоверная информация. Лицо, принимающее решение, должно быть уверено в том, что сведения, на основе которых будет принято решение, не искажены.

В-четвертых, должны быть определены и строго выдержаны интервалы времени, в течение которых поступают сведения.

Измерение результатов

Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразить в те единицы, в которых выражен стандарт.

Передача и распространение информации

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности контроля. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных за соответствующий участок работников в виде, легко позволяющем принимать необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто должен их выполнять.

Оценка информации о результатах

Заключительная стадия этапа сопоставления состоит в оценке информации о полученных результатах. Менеджер должен решить, какая именно информация получена и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Диапазон отклонений – приемлемые параметры расхождений между фактическими показателями эффективности и запланированными стандартами и нормами. Отклонения, выходящие за пределы диапазона отклонений, считаются значительными, и на них необходимо обращать внимание. Таким образом, на стадии сравнения в первую очередь менеджеров должен волновать размер и направленность тенденций в отклонениях от стандарта (рис. 3.8).

Коррекция деятельности – четвертый этап процесса контроля.

Заключительный этап процесса контроля – проведение коррекции деятельности по результатам контроля, т.е. регулирование.

Представим завершающий этап контроля.

В определенный момент времени сосредоточены ресурсы для начала деятельности организации и предопределен результат деятельности. Заданы стандарты и показатели. Исполнители приступили к работе.

Можно приступать к анализу деятельности, т.е. происходит проверка хода выполнения работ.

Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт (табл. 3.8).

Рис. 3.8.

Таблица 3.8

Возможный выбор поведения менеджера

Ситуация			Последствия
Ничего не предпринимать			Результаты проверки соответствуют стандартам – наиболее приемлемой для фирмы реакцией на результаты контроля является поддержание status quo , т.е. сохранение текущего состояния
Устранить отклонение			В ходе выполнения работы были замечены какие-либо отклонения от заданных стандартов. Целесообразным будет являться внесение изменений в деятельность объекта контроля (коррекция работы).
		Если причиной отклонения фактических показателей работы была недостаточно высокая эффективность рабочих операций или действий, менеджеру следует предпринять корректирующие действия: изменение стратегии, структуры или практики распределения вознаграждений, реализация программ дополнительного тренинга персонала, ре-дизайн рабочих заданий или замена работников. Менеджер, принявший решение о проведении корректирующих мероприятий, должен также решить, следует ему предпринять немедленные или основные корректирующие действия. Немедленные корректирующие действия заключаются в исправлении проблемы сразу после ее возникновения, в результате чего рабочий процесс возвращается в нормальное русло. При выборе основных корректирующих действий прежде всего выясняется, по какой причине и насколько фактические показатели отклоняются от установленных стандартов и норм, и только после этого принимаются соответствующие меры к источнику отклонения. Эффективные управленцы всегда проводят тщательный анализ отклонений и, если это экономически оправдано, затрачивают определенное время на постоянную корректировку значительных расхождений между запланированной нормой и фактическими показателями эффективности
Пересмотреть стандарт		Ситуация определяется тем, что в ходе выполнения проверки обнаруживается, что произошли радикальные изменения во внешней или внутренней среде, которые делают установленные задания невыполнимыми. Целесообразно устранять не все заметные отклонения от стандартов. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты
	Пример. Торговой фирме был задан ежегодный рост товарооборота на 23%. Однако по мере насыщения рынка, снижения платежеспособного спроса и обострения конкуренции такой рост может стать нереальным. Следовательно, необходимо снизить этот показатель, т.е. изменить стандарт. Иногда отклонения бывают результатом того, что запланированный стандарт или норма нереалистичны; другими словами, цель либо недостижима, либо, наоборот, занижена. В таких случаях коррекции требует норма, а не рабочий процесс. Пример. Данный тип увеличения норм и стандартов нередко встречается в спорте, когда спортсмены в течение сезона повышают свои рабочие цели, если они достигли намеченных показателей раньше запланированного срока.

Более трудная задача – пересмотр стандартов и норм в сторону уменьшения. Если сотрудник или подразделение существенно не оправдывают ожиданий в достижении цели, их естественная реакция заключается в том, что они перекладывают ответственность за такое отклонение на сам намеченный стандарт или установленную норму. Если же руководство уверено, что норма реалистична, следует отстаивать эту точку зрения и объяснить сотрудникам и менеджерам, что в будущем их работа улучшится, а затем провести необходимые корректирующие мероприятия.

Иногда контроль называют обратной связью. Обратная связь – это данные о полученных результатах. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют воздействия. Примером обратной связи является отчет подчиненного руководителю о своей работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям.

Все системы обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей. Некоторые организации создали целые системы контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами и реальными показателями деятельности организации.

Функцию контроля выполняет каждый руководитель. Объектом контроля могут быть прежде всего должностные лица, процессы, происходящие в организации, а также в целом организация.

Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы власти.

Следует иметь в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс.

Наименование параметра	Значение
Тема статьи:	ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ПОСЛЕДУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ
Рубрика (тематическая категория)	Аудит

КЛАССИФИКАЦИЯ ХОЗЯЙСТВЕННОГО КОНТРОЛЯ

Контроль можно классифицировать по различным признакам.

1. По видам контроль делится на государственный контроль, аудит и общественный контроль.

Государственный контроль осуществляют органы государственной власти и управления и административные органы.

Аудит – независимый контроль за деятельностью организаций, осуществляемый аудиторами-предпринимателями или аудиторскими фирмами.

Общественный контроль осуществляется общественными организациями.

2. По субъектам контрольной деятельности контроль подразделяется на ведомственный и вневедомственный контроль.

Ведомственный контроль за деятельностью организаций осуществляется вышестоящим органом по принципу административной подчинœенности.

Вневедомственный контроль предполагает осуществление контрольных функций независимо от ведомственной подчинœенности проверяемых организаций.

3. По характеру контрольных функций и сфере их применения выделяют правовой, экономический и производственно-технический контроль.

Правовой контроль осуществляется в сфере государственного управления и обеспечивает точное и неуклонное соблюдение законов всœеми организациями и должностными лицами, его осуществляют в основном органы прокуратуры и суды.

Экономический контроль производится в сфере управления экономикой и включает в себя финансовый, бухгалтерский, ревизионный и статистический контроль.

Производственно-технический контроль осуществляется в сфере производственного процесса и является способом оперативного регулирования хода производства. Его обеспечивают отделы технического контроля, диспетчерские службы и другие службы контроля и качества.

4. По времени осуществления контрол ь подразделяют на предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль применяется на стадии принятия управленческих решений до начала совершения хозяйственных операций. Целью его является предупреждение нарушений законности, нецелœесообразного, неэффективного использования хозяйственных средств и принятия необоснованных решений.

Текущий контроль осуществляется в ходе хозяйственных операций. Его цель – оперативное выявление и своевременное пресечение нарушений и отклонений при выполнении производственных заданий, поиск и освоение внутрихозяйственных резервов роста эффективности производства.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций по истечении определœенного отчетного периода. Цель данного вида контроля – установить правильность, законность и экономическую целœесообразность произведенных хозяйственных операций, выявить факты бесхозяйственности и хищений. Эта форма контроля является самой распространенной и применяется в работе всœех контролирующих органов.

5. По источникам проверки выделяют документальный и фактический контроль.

Документальный контроль состоит в проверке первичных документов, бухгалтерских и оперативных регистров, статистической, бухгалтерской, оперативной отчетности. Целью его является выявление правильности, достоверности, законности и экономической целœесообразности документально отраженных хозяйственных операций.

Фактический контроль предполагает проверку фактического состояния, наличия и использования средств организации, осуществляемую путем обследования, осмотра, обмера, пересчета͵ взвешивания.

6. По методам осуществления контроль подразделяется на ревизию, аудит, тематическую проверку, экономический анализ, обследование, расследование (следствие) и хозяйственный спор.

Ревизия представляет собой документальную и фактическую проверку производственно-финансовой и коммерческой деятельности организаций за определœенный период времени. Цель ревизии – получение достоверной и полной информации о состоянии контролируемого объекта.

Аудит - ϶ᴛᴏ независимая проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности. Цель аудита – проверить правильность ведения бухгалтерского учета в соответствии с действующими нормативными положениями, подтвердить достоверность показателœей финансовой отчетности организации.

Тематическая проверка организуется по отдельной, заранее разработанной тематике (проверка сохранности средств организации, обеспечение сохранности и использования оборудования и т.д.). Цель тематической проверки – получение данных, характеризующих состояние дел по изучаемой тематике и выявление не используемых в организации резервов.

Данный способ контроля часто используется при наличии сигналов о тех или иных недостатках в хозяйственной деятельности организаций и отдельных должностных лиц либо при крайне важно сти специального изучения отдельных вопросов этой деятельности.

Экономический анализ - ϶ᴛᴏ способ контроля, позволяющий выявить влияние факторов на результаты финансово-хозяйственной деятельности организаций. С помощью специальных приемов анализа количественно измеряется величина факторов, положительно и отрицательно влияющих на результаты деятельности предприятия. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, анализ позволяет вскрыть неиспользуемые резервы роста эффективности производства.

Обследование – ознакомление с состоянием контролируемого объекта на месте. Оно организуется, к примеру, для проверки состояния складского хозяйства, пожарной безопасности, охраны труда и т.д.

Расследование (следствие) представляет собой способ установления виновности должностных лиц в совершении тех или иных нарушений законности, связанных с присвоением собственности, бесхозяйственностью, должностными злоупотреблениями, и определœения размера причинœенного ими материального ущерба.

Хозяйственный спор - ϶ᴛᴏ способ установления соблюдения законности и обеспечения, законных прав организаций в хозяйственных взаимоотношениях. акие споры разрешаются в арбитражных судах.

По времени проведения контрольных мероприятий существуют предварительный, текущий и последующий контроль.

Предварительный контроль предшествует совершению хозяйственной операции. С него начинается разделœение обязанностей (фундамент контроля).

Важнейшие контрольные моменты, используемые на стадии принятия управленческого решения, сводятся к предупреждению незаконных действий отдельных должностных лиц, к пресечению нецелœесообразных с экономической точки зрения операций по расходованию товарно-материальных ценностей или денежных средств. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, предварительный контроль является профилактическим. Посредством его различные должностные лица проводят взаимную сверку целœесообразности предстоящих расходов и предотвращают возможности осуществления таких хозяйственных операций, которые потенциально способны нанести ущерб хозяйственной системе.

В случае если компания имеет сильную структуру внутрихозяйственного контроля, то диапазон объектов предварительного контроля должна быть достаточно широким (и наоборот).

Текущий контроль (по другому, оперативный) - ϶ᴛᴏ тот контроль, который осуществляется в ходе совершения различных хозяйственных операций. Те ошибки, просчеты и даже не выявленные предварительным контролем попытки злоупотребления, которые бывают обнаружены проверяющим лицом в ходе текущего контроля, должны быть немедленно исправлены или устранены. При сильной структуре хозяйственного контроля объектами текущего контроля бывают всœе хозяйственные операции.

Субъекты текущего контроля еще более разнообразны, чем предварительного. Каждый из вас, пересчитывает полученные деньги одновременно с проставлением своей подписи в расходном ордере или расчетно-платежной ведомости, тем самым, участвуя в осуществлении текущего контроля. Тем более эту функцию постоянно осуществляют и должны осуществлять всœе должностные лица из состава управляющей системы в рамках их полномочий и рядовые сотрудники, занятые в управляемой системы.

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций. Любые должностные лица и сотрудники компании, участвуя в какой-либо хозяйственной операции и оформляя соответствующие документы, хорошо осознают, что эти оправдательные документы и после совершения хозяйственной операции будут неоднократно проверены другими лицами.

Разумеется, любая хозяйственная операция должна быть подвергнута тщательному последующему контролю лишь потенциально. Обычно количество контрольных моментов по всœей совокупности хозяйственных операций того или иного типа всœе-таки ограничено. Количество контрольных моментов, а также степень их тщательности каждый раз определяются экономической целœесообразностью исходя из соотношения затрат на осуществление таких контрольных моментов и потенциальных результатов проверки.

Среди субъектов последующего контроля различают финансовые и налоговые органы (включая налоговую полицию), органы валютного и таможенного контроля, банковско-кредитной системы и т.д. Но аудит (как внешний, так и внутренний) занимает особое место, поскольку, в отличие от выше перечисленных органов, аудиторы призваны контролировать не тот или иной особо обозначенный аспект деятельности организации, а результаты всœей финансово-хозяйственной деятельности в целом. Для этого они должны справиться с огромным количеством учетно-аналитической и юридической документации, осуществить большое число контрольных процедур и проверок хозяйственных операций по существу. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, современный аудит можно определить как особую организационную форму контроля.

ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ПОСЛЕДУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ - понятие и виды. Классификация и особенности категории "ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ, ТЕКУЩИЙ И ПОСЛЕДУЮЩИЙ КОНТРОЛЬ" 2017, 2018.